Základy účtovníctva a správa financií v prípade online obchodu

O účtovníctve sa často hovorí, že je nudné a príliš zložité. To však vôbec nie je pravda. V princípe ide o veľmi jednoduchú činnosť – sledovanie prichádzajúcich a odchádzajúcich finančných prostriedkov.

Ak by ste si neviedli účtovníctvo, nemali by ste prehľad o ziskoch a výdavkoch, nemohli by ste pripravovať dokumenty, ktoré od vás požaduje daňový úrad a zároveň by ste nemohli monitorovať finančné zdravie svojej spoločnosti. Inými slovami, váš online obchod by nemohol fungovať a vy by ste nevedeli, akým spôsobom môžete znížiť svoje náklady a zvýšiť svoje zisky.

Dôležité dokumenty týkajúce sa financií

Nasledujúce tri dokumenty sú dôležité pre všetky spoločnosti, a to bez ohľadu na to, čím sa zaoberajú:

Súvaha

Tento dokument obsahuje informácie o aktívach, pasívach a vlastnom imaní. Aktíva sú skladové zásoby, hotovosť a pohľadávky (v rámci jedného roka); pasíva sú dlhy súvisiace s podnikaním a vlastné imanie je to, čo vám zostane po odpočítaní pasív od aktív. Ideálne je, aby ste v prípade vlastného imania boli v pluse.

Výkaz ziskov a strát

Tento dokument obsahuje informácie o všetkých finančných prostriedkoch, ktoré ste získali počas určitého obdobia (napr. mesiac, štvrťrok alebo rok). Jedna časť je venovaná prevádzkovým príjmom (príjmy z bežnej podnikateľskej činnosti, ako napríklad z predaja položiek) a druhá časť je venovaná neprevádzkovým príjmom (peniaze získané investovaním alebo predajom majetku).

Prehľad peňažných tokov

Tento dokument obsahuje informácie o všetkých prijatých a odoslaných finančných prostriedkoch. Konkrétne v ňom nájdete všetky výdavky (ako napríklad nájomné, nakúpené položky, poplatky za údržbu) a všetky zdroje príjmu (za dané obdobie). Vďaka tomuto dokumentu získate prehľad o hrubých príjmoch, čistom zisku a o tom, kam presne sa finančné prostriedky presúvajú alebo či nimi zbytočne neplytváte.

Sledovanie skladových zásob

Ak predávate fyzické položky, mali by ste mať dokonalý prehľad o aktuálnych skladových zásobách. Zároveň by ste mali mať informácie o tom, akú sumu získate ich predajom a aké sú vaše straty.

Pravidelná aktualizácia finančných záznamov

Možno to znie ako samozrejmosť, ale vždy by ste mali dbať na to, aby vaše finančné záznamy obsahovali aktuálne informácie. To znamená, že by ste si mali zapisovať údaje o všetkých transakciách, účtoch, faktúrach či výplatách.

Zároveň by ste mali mať prehľad o tom, čo robia vaši zamestnanci. Ak napríklad niečo kupujú alebo niekam služobne cestujú, mali by vám dať potvrdenie o platbe a vy by ste im mali príslušnú sumu vyplatiť.

Ak budete sledovať jednotlivé peňažné toky, budete môcť lepšie plánovať, čo sa odrazí vo vašom rozpočte, ale aj vo vašom daňovom priznaní. Postupovať môžete nasledovne:

• Každý deň: udržujte si prehľad o všetkých potvrdeniach o platbe, faktúrach a ďalších dokumentoch.

• Každý týždeň: zaznamenávajte peňažné toky a variabilné výdavky – všetky príjmy a nové alebo priebežné výdavky.

• Každý mesiac: vyhraďte si čas na spracovanie všetkých dokumentov. Zapíšte si svoje príjmy, spočítajte svoje výdavky a následne vypočítajte svoj čistý zisk za daný mesiac.