Uw eerste werknemer in dienst? Doe uw boekhouding als een team
Uw bedrijf groeit! En dat betekent ook: meer werk. Op een gegeven moment wordt het zoveel dat het onmogelijk wordt om het allemaal zelf te doen. Een logische vervolgstap is dan om uw eerste werknemers in te huren die dagelijkse administratieve taken uit uw handen kunnen nemen, zoals het versturen van facturen of het registreren van uitgaven. Maar hoe zorgt u ervoor dat uw boekhouding overzichtelijk blijft binnen uw nieuwe team?
Een boekhoudprogramma dat altijd op verschillende apparaten synchroniseert
Wanneer u gebruik maakt van een boekhoudprogramma met meerdere personen in één account, dan is het vooral belangrijk dat alle gegevens in het programma altijd up to date zijn met de laatste wijzigingen. Het boekhoudprogramma moet kunnen synchroniseren vanaf verschillende apparaten (laptops, tablets en smartphones), zodat iedereen de meest recente data voor zich heeft en geen dubbel werk verricht.
Hiervoor is het essentieel dat u een cloud-based programma gebruikt, dat al uw gegevens online in de cloud opslaat. Het wordt voor u als ondernemer dan veel makkelijker om uw boekhouding overzichtelijk te houden, vergeleken met een verzameling aan Word- of Excel bestanden ergens lokaal opgeslagen op de computer van uw werknemer. Een cloud-based boekhoudprogramma zorgt ervoor dat er geen informatie of werk verloren gaat en u altijd up to date bent met de actuele financiële status van uw bedrijf.
Daarnaast hoeft u ook geen zwaar programma te downloaden en installeren op elk apparaat dat voor uw bedrijf gebruikt wordt. Iedereen kan simpelweg op welk apparaat dan ook inloggen op de webpagina van het boekhoudprogramma en zelfs met meerdere gebruikers tegelijk werken!
Boekhoudsoftware met beperkte toegang voor werknemers
Het is begrijpelijk dat u niet wilt dat uw werknemers al uw financiële gegevens in kunnen zien. Sommige gegevens zijn gevoelig en wilt u niet onnodig delen met uw werknemers. Een goede oplossing hiervoor is een mogelijkheid om uw werknemers beperkte toegang te geven tot uw account. Zo kunt u zelf bepalen welke delen van uw boekhouding zij wel of niet in kunnen zien. Op die manier kunt u toch taken delegeren, zonder uw privacy op te hoeven geven.
Een werknemer die bijvoorbeeld alleen uw bonnetjes en uitgaven hoeft te registreren in het boekhoudprogramma, hoeft niet de balans of winst-en-verliesrekening te bekijken. Door uw werknemers een eigen inlognaam en wachtwoord te geven voor hetzelfde account, kunt u specifieke beperkingen opleggen per werknemer. Zo kunnen ze alleen zien wat relevant is voor hun specifieke taken en houd uw gevoelige gegevens voor jezelf.
Geef uw boekhouder toegang
Goede cloud-based boekhoudprogramma’s hebben ook de mogelijkheid om uw boekhouder toegang te geven tot uw gegevens zodat u effectief kunt samenwerken met uw boekhouder. U kunt uw boekhouder dan uitnodigen om met zijn eigen account uw gegevens te beheren en eventueel te exporteren.
Uw boekhouder kan zo zijn werk zonder vertraging uitvoeren en jullie hoeven niet constant gegevens over en weer te mailen. Dit bespaart zowel uw boekhouder als u veel tijd en moeite! Best handig wanneer u de diensten van uw boekhouder per uur moet betalen.