Warum es sich lohnt, in der Gastronomie Kennzahlen zu erheben

Das Wichtigste in Kürze

• Regelmäßig erfasste KPIs wie Umsatz pro Mitarbeiter, Kosten pro Tisch und Durchschnittsbon schaffen eine verlässliche Basis, um Rentabilität, Effizienz und Servicequalität zu überwachen und Schwachstellen frühzeitig zu erkennen.

• Food Cost, Beverage Cost und Inventory Turnover ermöglichen eine präzise Steuerung von Wareneinsatz und Lagerbeständen, minimieren Verschwendung und maximieren die Gewinnmarge.

• Personalkostenquote und Umsatz pro Mitarbeiter unterstützen eine bedarfsgerechte Personalplanung, optimieren den Personaleinsatz und steigern die Produktivität.

• Verkaufsprognosen und Umsatzplanungen auf Basis historischer Daten in Verbindung mit Echtzeit-Reports moderner Kassensysteme sichern eine passgenaue Einkaufs- und Personalstrategie.

• Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) und integrierte Kassensysteme liefern die nötigen Daten, um datengetriebene Entscheidungen zu treffen und den langfristigen Erfolg des Gastronomiebetriebs zu gewährleisten.

Betriebswirtschaftliche Kennzahlen sind wichtige Indikatoren in der Gastronomie, um den Erfolg eines Restaurants zu steuern. Sie liefern eine fundierte Datengrundlage, auf der Sie die Rentabilität, Effizienz und Leistung Ihres Betriebes messen und bewerten, um kluge Entscheidungen zu treffen, Ihr Geschäft zu optimieren und rentabler zu gestalten.  

Was macht ein erfolgreiches Restaurant aus?

Der Erfolg eines Restaurants hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab. Aus Sicht der Gäste spielen in erster Linie die folgenden Kriterien eine große Rolle:

• das Angebot an Speisen und Getränken

• der Service 

• das Preis-Leistungs-Verhältnis 

• das Ambiente

Hinzu kommt, dass immer mehr Gäste auch Wert auf Nachhaltigkeit und ethisches Handeln in der Gastronomie legen.

Für Gastronomiebetriebe bedeutet das, professionellen Service zu bieten, ihr Speisekarte und das Restaurant-Design optimal an das Zielpublikum anzupassen und das Angebot kreativ zu vermarkten.

Darüber hinaus bestimmen weitere Faktoren – angefangen bei der Bestandsverwaltung mit einem Warenwirtschaftssystem über die Personalplanung bis hin zur Preisgestaltung der Menüs – den wirtschaftlichen Erfolg von Gastronomiebetrieben.

Unabhängig davon, ob Sie ein Sternerestaurant, einen Food Truck, Systemgastronomie, einen Imbiss oder ein kleines Café betreiben, müssen die Kosten immer in einem passenden Verhältnis zu den Einnahmen stehen.

Um die Rentabilität sicherzustellen, gilt es, personelle Überbesetzung, zu hohe Warenkosten oder jegliche Art von Verschwendung – beispielsweise Food Waste – zu vermeiden.

Hierbei helfen Ihnen die Kassensystem und Zahlungstools von SumUp, die optimal auf die Bedürfnisse von Gastronomiebetrieben zugeschnitten sind. Betreiber:innen von Cafes und Restaurants, Foodtrucks, Marktständen, Lebensmittelgeschäften, Schnellrestaurants, Hotels oder Bars und Clubs finden hier die passende Lösung für ihr Business.

Welche Bedeutung haben Kennzahlen in der Gastronomie? 

Betriebswirtschaftliche Kennzahlen (engl. KPIs, Key Performance Indicators) sind in der Gastronomie von großer Bedeutung. Sie tragen dazu bei, die finanzielle Gesundheit und Effizienz eines gastronomischen Betriebs zu messen, zu bewerten und zu steuern. 

Oder anders gesagt: Sie drücken die Leistung und die finanzielle Gesundheit eines Betriebes in einfachen Zahlen aus. 

Sie sind also wichtige Indikatoren für den Erfolg eines Restaurants und ihre Erhebung dient unterschiedlichen Zwecken: 

• Interne Erfolgsmessung: Sie dienen als Vergleichsmaßstab, um beurteilen zu können, wie erfolgreich ein Betrieb im Vergleich zum Vorjahr wirtschaftet.

• Externe Erfolgsmessung: Branchenspezifische Kennzahlen werden herangezogen, um den Erfolg eines Betriebes im Vergleich zum Wettbewerb zu analysieren. 

• Controllingfunktion (Unternehmenssteuerung): Sie dienen als interne Zielsetzung für das Unternehmen und haben die Funktion, Entwicklungen überprüfen zu können (Soll-Ist-Vergleiche aufstellen).

Dabei zeigen sie nicht nur den Status quo auf, sondern helfen Gastronomiebetrieben dabei, Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

Gastronomie Kennzahlen, die Sie kennen sollten

Neben allgemeingültigen Business KPIs wie Umsatz, Gewinn, Bruttomarge, Nettoergebnis und Cashflow hat jede Branche ihre eigenen spezifischen Kennzahlen. 

In der Gastronomie zählen dazu hauptsächlich

• Food Cost und Beverage Cost (Einkaufskosten)

• Inventory Turnover

• Personalkosten in der Gastronomie im Verhältnis zum Umsatz oder der Umsatz pro Mitarbeiter

• Tischumsatz und Auslastung

• Umsatzprognosen

Effizientes Kostenmanagement: Food Cost und Beverage Cost

Zwei entscheidende Kennzahlen, die in der Gastronomie im Zusammenhang mit einem effizienten Kostenmanagement eine zentrale Rolle spielen, sind Food Cost und Beverage Cost. 

Sie dienen dazu, die Kosten für Lebensmittel und Getränke zu überwachen und sind entscheidend, um Lebensmittelverschwendung zu minimieren und den Gewinn zu maximieren.

Food Cost

Food Cost gibt an, welcher Anteil der Gesamteinnahmen eines Restaurants für die Beschaffung von Lebensmitteln aufgewendet wird. Diese Kennzahl wird in Prozent ausgedrückt und zeigt das Verhältnis zwischen den Kosten für Lebensmittel und dem Umsatz.

Die Berechnung dient einer angemessenen Preiskalkulation, die sowohl die Kosten deckt als auch einen angemessenen Gewinn ermöglicht. Gleichzeitig hilft diese Kennzahl bei der Überwachung des Lagerbestands.

Bei Verhandlungen mit Lieferanten dient sie zudem als Basis, um Mengenrabatte oder günstigere Konditionen zu verhandeln, die die Gesamtkosten im Wareneinkauf senken können.

Beverage Cost 

Effektives Kostenmanagement ist bei Getränken ebenso wichtig wie bei Lebensmitteln. Beverage Cost konzentriert sich auf die Kosten, die im Zusammenhang mit alkoholischen und nichtalkoholischen Getränken entstehen. 

Mithilfe des Beverage Costs können Restaurants beispielsweise das optimale Mischungsverhältnis für Cocktails und andere Getränke sicherstellen, um Verschwendung zu vermeiden. Je präziser Mengen ausgeschenkt werden, desto besser behält das Barpersonal die Kosten im Griff. 

Zudem hilft die Kennzahl dabei, die profitable Getränke auf der Karte zu identifizieren und weniger rentable Optionen von der Karte zu nehmen, um so die Gewinnmarge zu optimieren.

Inventory Turnover: Effizientes Inventarmanagement

Um einen reibungslosen Betrieb in der Gastronomie aufrechtzuerhalten, muss der Lagerbestand – beispielsweise mit einem Warenwirtschaftssystem – so gemanagt werden, dass Überbestände vermieden werden. Gleichzeitig muss sichergestellt sein, dass genügend Vorräte vorhanden sind.

Hier kommt der Inventory Turnover ins Spiel, der Betriebe dabei unterstützt, ihre Lagerbestände entsprechend der Nachfrage und saisonalen Schwankungen anzupassen.

Der Inventory Turnover, auch als Lagerumschlag oder Lagerdrehung bezeichnet, bezieht sich in der Gastronomie auf die Lagerbestände von Lebensmitteln, Getränken und anderen Vorräten. 

• Ein höherer Inventory Turnover deutet darauf hin, dass ein Betrieb seine Lagerbestände effizient nutzt und die Produkte schnell umsetzt. Ein schnellerer Umschlag minimiert das Risiko von Verderb und Verschwendung, insbesondere bei verderblichen Lebensmitteln.

• Ein niedrigerer Inventory Turnover kann darauf hindeuten, dass der Lagerbestand zu hochgehalten wird oder die Produkte nicht schnell genug verkauft werden. Dadurch wird Kapital unnötig in Lagerbeständen gebunden, was die Liquidität des Betriebes belasten kann.

Die Kosten der verkauften Waren, auch Wareneinsatz [engl. Costs of Goods Sold (COGS)], bezeichnet die direkten Kosten, die mit der Produktion oder dem Verkauf von Speisen und Getränken verbunden sind. Sie umfassen Rohstoffe, Zutaten, Arbeitskosten und andere direkte Kosten.

Der durchschnittliche Lagerbestand beziffert den durchschnittlichen Wert der Lagerbestände innerhalb eines bestimmten Zeitraums und kann auch als Durchschnitt der Anfangs- und Endlagerbestände betrachtet werden.

Optimale Nutzung von Personalressourcen

Gastronomiebetriebe, die ihre Mitarbeiterressourcen optimal nutzen, stellen nicht nur die finanzielle Leistungsfähigkeit und die Qualität des Services sicher, sondern leisten auch einen wichtigen Beitrag zur Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden.  

Personalbezogene Kennzahlen wie die Personalkosten im Verhältnis zum Umsatz und der Umsatz pro Mitarbeiter geben einen Einblick in die Leistungsfähigkeit der Arbeitskräfte und ermöglichen es dem Management, Ressourcen optimal einzusetzen. 

Personalkosten in der Gastronomie im Verhältnis zum Umsatz

Steht zu wenig Personal zur Verfügung, drohen Umsätze verloren zu gehen. Ist zu viel Personal eingeplant, wird der Umsatz in der Gastronomie von den Personalkosten aufgefressen. 

Wie effizient Gastronomiebetriebe ihren Dienstplan gestalten, spiegeln die Personalkosten im Verhältnis zum Umsatz wider. Diese Kennzahl gibt an, welcher Anteil am Umsatz in Prozent für die Lohn- und Personalkosten aufgewendet wird.

Ein niedriger Prozentsatz deutet darauf hin, dass der Betrieb den Einsatz seines Personals im Verhältnis zum Umsatz effizient steuert. Flexible Arbeitszeitmodelle unterstützen eine bedarfsgerechte Personalplanung und helfen dabei, die Arbeitsleistung im Betrieb kennzahlenbasiert zu optimieren.

Umsatz pro Mitarbeiterin oder Mitarbeiter

Eine weitere Kennzahl – der Umsatz pro Mitarbeiterin oder Mitarbeiter – liefert einen Einblick in die individuelle Leistung der einzelnen Teammitglieder. Sie zeigt auf, wie effektiv die jeweilige Arbeitskraft zum Umsatz beiträgt. 

Eine gute Personalkostenquote liegt in der Gastronomie meist zwischen 25 % und 35 % des Nettoumsatzes – abhängig von Betriebsart, Standort und Servicegrad. Bei Full-Service-Restaurants ist sie tendenziell höher als bei Schnellgastronomie.

Um den Umsatz pro Mitarbeiterin oder Mitarbeiter zu steigern, sind klare und effiziente Arbeitsabläufe erforderlich, die es Mitarbeitenden ermöglichen, ihre Aufgaben schneller und effektiver zu erledigen. 

So kann beispielsweise der Einsatz von Technologien wie das SumUp Kassensystem Pro für Restaurants, automatisierten Buchungssystemen wie SumUp Bookings, Reservierungs- und Bestellsystemen und Zeitmanagement-Tools und -methoden dazu beitragen, Mitarbeitende bei Routineaufgaben zu entlasten.

Schulungen in Upselling-Techniken, Maßnahmen zur Mitarbeitermotivation und -entwicklung steigern ebenfalls die Produktivität der Mitarbeitenden und tragen in Kombination mit einer hohen Kundenorientierung zusätzlich zur Umsatzsteigerung bei.

Umsatz pro Gast

In engem Zusammenhang mit dem Umsatz pro Mitarbeiterin oder Mitarbeiter steht der Umsatz pro Gast. Man spricht hier auch von dem sogenannten Durchschnittsbon. Er ergibt sich aus dem Gesamtumsatz geteilt durch die Anzahl der Gäste bzw. Kassenvorgänge und zeigt, wie viel ein Gast im Schnitt ausgibt.

Diese Kennzahl ist wichtig für die Einschätzung der Qualität der Serviceleistung. So können beispielsweise aufmerksames Personal sowie Upselling-Maßnahmen den Umsatz pro Gast erhöhen.

Optimale Auslastung

Neben einer bedarfsgerechten Personalplanung trägt auch die optimale Auslastung der Tische zur Rentabilität in Gastronomiebetrieben bei. Hier geben verschiedene Kennzahlen Aufschluss darüber, ob der vorhandene Platz in einem Betrieb optimal genutzt wird.

• Die Tischumsatzrate misst, wie schnell Tische im Restaurant rotieren. Sie wird berechnet, indem der Umsatz durch die Anzahl der Tische oder Sitzplätze geteilt wird.

• Die Tischbelegungsrate gibt an, wie viele Tische oder Sitzplätze gleichzeitig besetzt sind. Dies spiegelt die Effizienz bei der Nutzung des verfügbaren Raums wider.

• Der durchschnittliche Umsatz pro Gast zeigt den durchschnittlichen Betrag, den jeder Gast im Restaurant ausgibt. 

Durch eine kluge Tischplatzierung, ein professionelles Reservierungssystem, eine angepasste Personalplanung oder die Auswertung von Auslastungsmustern wird eine gezielte Steuerung der Auslastung möglich.

Zusätzlich tragen flexible Menüangebote, die die Speisekarte ergänzen, dazu bei, die Auslastung zu optimieren und gleichzeitig ein positives Kundenerlebnis zu schaffen. Zu diesen Angeboten zählen beispielsweise

• Mittagstisch,

• Tagesangebote,

• saisonale Speisen,

• Sonderaktionen oder auch

• verkaufsfördernde Aktionen für Stammgäste.

Umsatz pro Öffnungstag

Die optimale Auslastung der Tische steht in engem Zusammenhang mit der Analyse des Umsatzes pro Öffnungstag. 

Zeigt die Analyse beispielsweise, dass ein Betrieb montags regelmäßig kaum Umsätze generiert, kann es sinnvoll sein, einen Ruhetag einzulegen. Dagegen werden an regelmäßig umsatzstarken Tagen die Ressourcen erhöht – mehr Personal und mehr Zutaten eingeplant. 

Verkaufsprognosen und Umsatzplanung

In der Gastronomie kommen möglichst präzisen Umsatzerwartungen eine besonders große Bedeutung zu. Durch die Analyse früherer Verkaufsdaten, der Verkaufsprognose, lassen sich die Umsätze der Zukunft besser planen.

Einfach ausgedrückt tragen präzise Verkaufsprognosen und Umsatzplanung dazu bei, die betriebliche Effizienz zu steigern, Kosten zu kontrollieren, die Kundenzufriedenheit zu verbessern und letztendlich den wirtschaftlichen Erfolg in der Gastronomie zu fördern.

Woher kommen die Zahlen?

Der Schlüssel, um die genannten Kennzahlen zu analysieren, ist die Betriebswirtschaftliche Auswertung, kurz BWA. Sie liefert Unternehmerinnen und Unternehmern einen Überblick über Umsatz, Kosten sowie weitere wichtige branchenspezifische Kennzahlen. Damit gilt sie als eines der wichtigsten Controlling-Tools. 

Kassenlösungen wie das SumUp Kassensystem, das Kassensystem Pro für Restaurants oder SumUp Terminal tragen dazu bei, diese relevanten Kennzahlen zu ermitteln und zu verfolgen, um den Geschäftsbetrieb effizienter zu gestalten und fundierte Geschäftsentscheidungen auf der Grundlage von Echtzeitdaten zu treffen.

Hier ein paar Beispiele:

• Die SumUp-Kassensysteme erfassen Verkaufsdaten in Echtzeit und tragen dazu bei, wichtige Kennzahlen wie den Umsatz, die meistverkauften Produkte oder die Verkaufsleistung Einzelner zu ermitteln.

• Mithilfe der Bestandsverwaltung kann der Lagerbestand überwacht werden, um herauszufinden, welche Produkte sich gut verkaufen. Die Analyse dieser Daten hilft dabei, Bestell- und Lagerhaltungsprozesse zu optimieren.

• Die Kundenverwaltung des Kassensystems Pro hilft Gastronomiebetrieben dabei, das Verhalten ihrer Gäste besser zu verstehen. Erkenntnisse über stark frequentierte Zeiten, häufig gekaufte Artikel oder wiederkehrende Gäste tragen dazu bei, das Gästeerlebnis zu verbessern oder Marketingstrategien anzupassen. 

• Das SumUp Kassensystem Pro liefert fortschrittliche Daten und Berichte, die der Betriebsleitung einen Überblick über Einnahmen, Ausgaben, Gewinne und andere finanzielle Kennzahlen verschaffen.  

Fazit: Datengetriebene Steuerung in der Gastronomie

Von einem effizienten Kostenmanagement über Umsatzprognosen bis zur optimalen Nutzung von Personalressourcen – entdecken Sie, wie die Kassenlösungen von SumUp Ihnen helfen, wichtige Kennzahlen zu erheben und fundierte Geschäftsentscheidungen auf Basis von Echtzeitdaten zu treffen. 

Optimieren Sie Ihren Gastronomiebetrieb, steigern Sie die Rentabilität und verbessern Sie das Kundenerlebnis. Sprechen Sie uns gerne an, um mehr über die effiziente Nutzung der SumUp Kassensysteme zu erfahren.