Wie kann ich eine Rechnung beanstanden?
Vom Umtausch ausgeschlossen? Für Rechnungen gilt das nicht! Laut § 14 UStG ist jeder Rechnungssteller verpflichtet, eine gültige und richtige Rechnung auszustellen. Und dieses Recht sollten Sie einfordern – gegebenenfalls mit einer Beanstandung.
Richtig reklamieren mit den „Fünf S“
Beim Durchsehen einer Rechnung beschleicht Sie ein ungutes Gefühl. Dieses Gefühl wird durch das Überprüfen der Rechnung mit der Rechnungscheckliste leider bestätigt.
Kein Zweifel: Sie haben eine fehlerhafte Rechnung vor sich. Nun liegt es an Ihnen, diese Rechnung beim Absender zu beanstanden. Was dabei zu beachten ist, sind die „Fünf S der Rechnungsreklamation“:
Sicher reklamieren
Schnell reklamieren
Schriftlich reklamieren
Sorgfältig reklamieren
Sympathisch reklamieren
1. Sicher reklamieren
Wenn eine Rechnung unvollständig oder fehlerhaft ist, sollten Sie sie in jedem Fall beanstanden. Sonst bringen Sie sich selbst um die Vorsteuer und können die Rechnung auch nicht als Betriebsausgabe absetzen. Ausnahme: Offensichtliche Tippfehler sind okay, solange die gesetzlichen Pflichtangaben trotzdem eindeutig sind.
2. Schnell reklamieren
Bei inkorrekten Rechnungen ist eine zügige Reaktion gefragt. Zwar sind Sie nicht verpflichtet, eine fehlerhafte Rechnung zu begleichen. Aber Funkstille Ihrerseits erweckt den Eindruck, dass Sie die Rechnung akzeptieren.
Ehe Sie sich versehen, kommt auch schon die erste Mahnung ins Haus geflattert. Und dann wird die Sache kompliziert. Also: Zeitnah Widerspruch einlegen!
3. Schriftlich reklamieren
Klar können Sie einen Lieferanten oder Dienstleister auch persönlich oder am Telefon auf seinen Fehler aufmerksam machen. Manchmal ist das tatsächlich die bessere, weil schnellere Lösung.
Mit einer schriftlichen Beschwerde, z.B. postalisch per Einschreiben mit Rückschein, fahren Sie allerdings sicherer. Damit können Sie Ihren Widerspruch im Streitfall nachweisen. Gerade bei Rechnungen von Großunternehmen sollten Sie daher immer den schriftlichen Weg wählen.
4. Sorgfältig reklamieren
Erklären Sie dem Rechnungssteller ganz genau, was an seiner Rechnung nicht stimmt. Je präziser Sie dabei sind, desto besser. Es gibt zwar keine formalen Vorgaben für einen Einspruch, aber es sollte zumindest erkennbar sein, welche Rechnungsposten fehlerhaft sind und warum Sie die Rechnung demnach nicht akzeptieren können.
5. Sympathisch reklamieren
Klar: Der Rechnungssteller macht den Fehler und verursacht Ihnen dadurch zusätzlichen Aufwand. Das ist unschön. Dennoch sollten Sie bei Ihrer Beschwerde stets freundlich und höflich bleiben.
Das führt meistens schneller zum Erfolg, da es die Hilfsbereitschaft des Gegenübers weckt. Eine Reklamation ist noch kein Streit. Und eine gute Gelegenheit, sich in der Kunst der Diplomatie zu üben.
Auch wenn Sie verärgert sind: Eine fehlerhafte Rechnung sollten Sie aufbewahren. Möglicherweise erhalten Sie nämlich keine neue, sondern lediglich ein korrigierendes Berichtigungsdokument, das Sie dann zusammen mit der Originalrechnung zu Ihren Unterlagen legen müssen.
Mit dem einfachen Rechnungsprogramm SumUp Rechnungen sind Sie auf der sicheren Seite. Sie können Rechnungen in unter einer Minute erstellen – diese sind natürlich automatisch korrekt und enthalten alle nötigen Angaben.