Wie kontrolliere ich Eingangsrechnungen?
Wie heißt es so schön? Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, jede Eingangsrechnung kurz durchzugehen, bevor Sie sie bezahlen.
Die 10-Punkte-Rechnungscheckliste
Sind Name und Anschrift des Rechnungsstellers vollständig?
Sind Name und Anschrift Ihres Unternehmens vollständig?
Steht das Ausstelldatum auf der Rechnung?
Steht die Steuernummer oder alternativ die Umsatzsteuer-ID des Ausstellers auf der Rechnung?
Hat die Rechnung eine fortlaufende Rechnungsnummer?
Sind die Waren bzw. Leistungen (Menge und Art) korrekt und präzise beschrieben?
Steht der richtige Lieferzeitraum auf der Rechnung?
Stimmt das Entgelt?
Sind eventuell vereinbarte Rabatte berücksichtigt?
Stehen der richtige Umsatzsteuersatz und der entsprechend richtige Steuerbetrag auf der Rechnung?
Wenn Sie alle Fragen mit Ja beantworten können, haben Sie mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit eine korrekte Eingangsrechnung vor sich, die Sie guten Gewissens begleichen und verbuchen können. Ein wenig anders ist die Situation ausschließlich bei Kleinbetragsrechnungen – hier genügen auch weniger ausführliche Rechnungen.
Unstimmigkeiten bei der Rechnung entdeckt?
Ihnen sind beim Durchgehen der Checkliste Unstimmigkeiten aufgefallen? Informieren Sie den Rechnungssteller und fordern Sie eine korrigierte Rechnung an. Wenn Sie eine falsch ausgestellte Rechnung bezahlen, kann Ihnen das eine schöne Stange Geld kosten. Denn damit bringen Sie sich um die Möglichkeit, die Vorsteuer geltend zu machen und die Rechnung als Betriebsausgabe abzusetzen.
Nur kleinere Tippfehler müssen nicht korrigiert werden, sofern die Pflichtangaben dennoch eindeutig und richtig sind. Ein solcher Mini-Fehler wäre z.B. ein Buchstabendreher in Ihrem Vornamen. Hier besteht kein Handlungsbedarf, sofern Sie noch eindeutig als Rechnungsempfänger erkennbar sind.
Alles unter Kontrolle – auch als Finanz-Laie
Um eine Eingangsrechnung auf ihre inhaltliche und formale Richtigkeit zu überprüfen, brauchen Sie kein BWL-Studium und keine Ausbildung zum Finanzbuchhalter. Es genügt, die Rechnung mit wachem Geist und kritischem Auge genau durchzulesen.