Flexible Kassensysteme für einen besseren Workflow

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen:

• Worauf Sie bei einem Kassensystem achten müssen

• Welche Kassensysteme es gibt und wie viel diese kosten

• Ob das iPad Kassensystem von SumUp zu Ihrem Unternehmen passt

Ein gutes Kassensystem muss verschiedene Dinge leisten:

Es soll einfach und intuitiv sein, möglichst viele Zahlungssysteme akzeptieren, gut aussehen und im Idealfall auch noch die Mitarbeiter bei der Inventur unterstützen können.

Außerdem:

Elektronische Kassensysteme sollten nach den GoBD Richtlinien (den "Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff") arbeiten.

Diese Richtlinie gilt seit dem 01.01.2015. Vorher galten die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU).

Seit Januar 2020 wurde die GoBD außerdem durch die KassenSichV (Kassensicherungsverordnung) erweitert.

Beide Richtlinien legen fest, welche Bestimmungen erfüllt werden müssen, wenn das Finanzamt Unterlagen im Rahmen einer Außenprüfung untersucht.

Die GoBD gelten nur für Registrierkassen, nicht aber für manuelle Kassen ohne eine elektronische Aufzeichnung.

Wie finde ich eine passende Registrierkasse für mein Unternehmen?

Ein gutes Kassensystem ist nur schwer zu finden. Warum?

Der Markt ist groß, es gibt aber kaum unabhängige Vergleichssysteme und jeder Anbieter sagt von sich selbst, dass das eigene Kassensystem zu den besten auf dem Markt gehört.

Zudem sind die Anforderungen an die Zahlsysteme von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich.

Wie genau?

Kassensysteme für den Einzelhandel müssen viele Artikel schnell erfassen können. Kassensysteme für die Gastronomie wiederum benötigen keine separate Scanfunktion, sondern müssen flexible Eingabemöglichkeiten für Änderungen an den Speisen besitzen.

Außerdem ist eine Tischverwaltung bei Gastrokassen empfehlenswert.

Ein Kassensystem für einen Friseur erfasst dagegen meist nur relativ wenige Buchungen pro Arbeitstag, benötigt aber meist einen Barcodescanner, um zum Beispiel Haarpflegeprodukte schnell zu erfassen.

Gute Kassensysteme sind zudem skalierbar und lassen sich schnell an neue Herausforderungen anpassen.

Warum dies wichtig ist:

Erfolgreich laufende Geschäfte sorgen für mehr Buchungen und mehr Zahlungsvorgänge. Die Kasse sollte jederzeit erweitert werden können.

Je nach gewünschten Funktionen und Anzahl der benötigten Terminals steigen die Kosten für die einzelnen Geräte.

Viele Anbieter von Kassensystemen verlangen zudem eine monatliche Pauschale für die Pflege der Software und die Verbindung zu den jeweiligen Abrechnungssystemen der Kartenanbieter.

Was bedeutet das für Kleinunternehmen?

Diese Kosten sind insbesondere bei kleineren Unternehmen schnell ein zu großer Faktor. Für einen kostendeckenden Betrieb der Endgeräte wird nicht genügend Umsatz erzielt und die monatlichen Fixkosten werden, im Vergleich zur tatsächlichen Nutzung, als zu hoch angesehen.

Gibt es unterschiedliche Kassensysteme?

Ganz grob lassen sich Kassensysteme in zwei verschiedene Kategorien einteilen:

Zum einen gibt es klassische Registrierkassen:

Bei diesen sind Bondruck, Anzeige, Münz- und Scheinfach in einem einzigen Gerät kombiniert. Diese Systeme haben nur ein vergleichsweise kleines Display und lassen sich in den meisten Fällen nur mithilfe eines Computers und einer speziellen Software konfigurieren.

Die zweite Kategorie sind computergestützte Systeme:

Hierbei übernimmt ein PC die Koordination der einzelnen Komponenten.

Diese Systeme lassen sich direkt konfigurieren und ermöglichen durch ein größeres Display meist mehr Einstellungen.

Neben Systemen mit angeschlossenem Computer gibt es auch immer mehr iPad Kassensysteme:

Hier übernimmt ein Tablet-PC die zentrale Funktionen und verbindet mit einer Kassen App die einzelnen Systeme miteinander.

Wie viel kostet ein Kassensystem für mein Unternehmen?

Die Kosten für Ihr neues Abrechnungssystem variieren je nach Anforderung:

Eine einfache digitale Kasse ist schon für weniger als 500 € erhältlich.

Die Einstellungsmöglichkeiten sind dann aber begrenzt und ein zusätzlicher Barcodescanner ist in der Regel nicht enthalten.

Zudem sind einfache Kassensysteme für den Einzelhandel meist nicht mit einer Schnittstelle für elektronische Zahlungen ausgestattet.

Eine Alternative: Komplette Kassensysteme.

Für komplette Kassensysteme für die Gastronomie oder für andere Branchen fallen jedoch schnell einmalige Kosten von mehr als 2.000 € nur für die Hardware an.

Nicht enthalten sind Kosten für Softwarelizenzen, die für den reibungslosen Betrieb aller Komponenten notwendig sind. Abhängig vom jeweiligen Hersteller kommen dann noch monatliche Kosten für die Verarbeitung der elektronischen Zahlungen Ihrer Kunden dazu.

Wie häufig muss mein Kassensystem ausgetauscht werden?

Zum 01.01.2017 endete die Übergangsfrist für alle Systeme, die noch nicht nach dem neuen Richtlinien für die ordnungsgemäße Buchführung arbeiten (GoBD).

Geräte, die die neuen Grundlagen nicht erfüllen, dürfen nicht mehr eingesetzt werden.

Für das neue Kassengesetz (KassenSichV) gibt es eine Nichtbeanstandungsregelung, also eine Übergangsfrist, mit Wirkung bis zum 30. September 2020.

Es fällt auf, dass aufgrund der Digitalisierung immer wieder neue Regelungen hinzugefügt werden.

Die Konsequenz?

Bei vielen älteren Systemen ist der Aufwand für eine Umstellung recht hoch, da umfangreiche Programmierungen vorgenommen werden müssen. Bei den meisten Herstellern ist das nicht kostenlos möglich, sodass mehrere Jahre nach dem Kauf plötzlich erneut Kosten anfallen.

Gibt es andere Optionen?

Ja. Deutlich einfacher ist das Aktualisieren bei iPad Kassensystemen mit Kassen App.

Hier reicht eine einfache Softwareaktualisierung aus und das neue System ist sofort wieder einsatzbereit. Langwierige Programmierungen entfallen.

Grundsätzlich ist ein Austausch nur dann notwendig, wenn das System nicht mehr funktioniert oder der Funktionsumfang für gestiegene Anforderungen nicht mehr ausreicht.

Alles in einem - das POS-Kassensystem von SumUp

SumUp bietet flexible Kassenlösungen, die sich an die Anforderungen kleiner Unternehmen anpassen lassen.

Mit der SumUp Kassensoftware verwalten Sie Verkäufe, Zahlungen, Lagerbestände und Berichte zentral in einem System. Die Software lässt sich mit passender Hardware ergänzen und kann mit Ihrem Unternehmen mitwachsen.

Wenn Sie eine komplette Lösung für den Verkaufstresen suchen, bietet die SumUp Kasse ein All-in-one-Kassensystem mit zwei Touchscreens. Damit können Sie Karten- und Barzahlungen abwickeln, Personal und Bestände verwalten und Berichte in Echtzeit abrufen.

Je nach Bedarf können Sie Ihre Kassenlösung außerdem mit Hardware wie Druckern, Kassenschubladen und Barcode-Scannern erweitern.

Zusammenfassung:

Moderne Kassensysteme erleichtern Unternehmern ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und verhelfen so zu mehr Umsatz.

Je nach Branche und Bedarf gibt es die Wahl zwischen klassischen Registrierkassen, computergestützten Kassen und modernen digitalen Kassensystemen. Mit der SumUp Kassensoftware und der SumUp Kasse stehen Kleinunternehmen flexible Lösungen zur Verfügung, mit denen sich Verkäufe, Zahlungen und weitere Geschäftsabläufe zentral verwalten lassen.