Was ist eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und wofür brauche ich sie?

Als Selbstständiger trifft man früher oder später auf den englischen Begriff “VAT number”. Auf Deutsch Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (kurz: USt-IdNr.) genannt, ist die neunstellige Nummer zum Beispiel bei Bestellungen im Onlinehandel relevant. 

Möchten Sie neue Waren für Ihr Kosmetikstudio bei Amazon bestellen? Händler wie Amazon lagern die eigenen Waren zunehmend im Ausland. Dadurch wird die Lieferschwelle in Deutschland überschritten. Wenn Sie Ihre USt-IdNr. angeben, erhalten Sie eine Netto-Rechnung und können die Umsatzsteuer abführen. 

Doch wo findet man überhaupt die USt-IdNr.? Wir von SumUp erklären, wie Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen können und worauf Sie achten sollten. 

Englische “VAT number”: Was bedeutet der Begriff auf Deutsch?

Ob ein Abonnement bei Adobe Photoshop oder Anzeigen bei Google, immer wieder kann es vorkommen, dass Sie nach Ihrer “VAT number” gefragt werden. Haben Sie schon mal die Abkürzung “VAT” gegoogelt? Diese steht für den englischen Begriff Valued Added Tax.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im englischsprachigen Bereich

Die sogenannte “VAT number” wird im englischsprachigen Raum an jede steuerpflichtige natürliche oder juristische Person ausgeteilt. Sie ist für die steuerliche Identifizierung ausschlaggebend. 

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in Deutschland

In Deutschland spricht man von der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, bzw. UST-IdNr.. Sie gilt als deutsches Pendant zur “VAT number”. 

Das Finanzamt vergibt eine einzigartige VAT-Nummer an alle steuerpflichtigen natürlichen und juristischen Personen. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist immer einem Menschen zugewiesen.

Aus diesem Grund ist die VAT-Nummer für die gesamten Verwaltungsvorgänge innerhalb der Steuerbehörden von enormer Wichtigkeit. Je nach Steuerart können verschiedene Nummern vergeben werden.

Systeme zur Nummerierung

Innerhalb Deutschlands wird von zwei Systemen zur Nummerierung von steuerpflichtigen Personen Gebrauch gemacht. Auf der einen Seite gibt es die alte Steuernummer, welche sich aus einer Ordinalzahl der Finanzamtsnummer sowie einer Zählernummer besteht. 

Die Steuernummer wurde durch eine weitere Ziffer als Prüfungsmerkmal ergänzt. Heutzutage werden andere Steuernummern genutzt, die auch ein Prüfungsmerkmal beinhalten. Auch sie zählen als individuelle Identifikationsnummern zu den Ordinalzahlen.

Was ist der Unterschied zwischen den verschiedenen Bezeichnungen der Steuernummern?

Steuernummern werden in Deutschland durch unterschiedliche Begriffe beschrieben.

Zum einen gibt es die Steuernummer. Sie ist auf eine bestimmte Person bezogen und abhängig vom Wohnort der steuerpflichtigen Person. Sie wird in verschiedenen Kürzeln angegeben.

Die Steueridentifikationsnummer wird auch einer einzelnen Person zugeordnet. Diese Nummer behält man ein Leben lang, sie ändert also sich nie.

Außerdem gibt es die Umsatz-Identifikationsnummer, die mit USt.-Nr. abgekürzt wird. Diese Art der Steuernummer benötigen nur Unternehmer. Als Arbeitnehmer kommen Sie mit der Umsatzsteuernummer nicht in Berührung. Wenn Sie allerdings Dienstleistungen oder Lieferungen innerhalb Europas erbringen, brauchen Sie die USt.-Nr..

Wann wird die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angegeben?

Allgemein gilt: Wer Dienstleistungen und Produkte an Geschäftskunden in der EU verkauft oder von diesen bezieht, muss eine eigene USt-ID vorweisen können. Man spricht auch von einer innergemeinschaftlichen Lieferung, wenn es sich um Geschäftsbeziehungen innerhalb der EU handelt. 

Verkaufen Sie zum Beispiel mit Ihrem eigenen Modelabel auch Produkte an Geschäftskunden in der EU oder beziehen Stoffe von ihnen? Dann benötigen Sie eine USt-ID. 

Auch als Freelancer ist die Nummer in den meisten Branchen relevant, wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind. Vergessen Sie nicht, Ihre USt-ID auf Ihren Kundenrechnungen zu vermerken. Unsicher, wo diese vermerkt wird?

Wie Sie Ihre ersten Rechnungen am besten schreiben, können Sie im Internet nachlesen. Außerdem gibt es praktische Tools wie zum Beispiel das Rechnungsprogramm von SumUp, mit denen Sie sich die Erstellung von Rechnungen erleichtern und keine wichtigen Punkte vergessen. 

Ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer für Kleinunternehmer relevant?

Die Umsatzsteuer betrifft nicht alle Unternehmensformen. Das Umsatzsteuergesetz enthält eine Reihe von Ausnahmen. Geschäfte und Leistungen, die Banken, Lotterien oder auch die Vermietung betreffen, genießen bestimmte Privilegien, sie sind steuerbefreit.

Auch Unternehmen, die weniger als 17.500 € jährlich erwirtschaften, sind nach §19 UstG von der Umsatzsteuer befreit. Man spricht auch von einem Kleinunternehmer. Damit auf die Erhebung der Umsatzsteuer verzichtet wird, darf der Jahresumsatz im laufenden Jahr nicht mehr als 50.000 € betragen. Dieser Umstand wird auch als Kleinunternehmerregelung bezeichnet.

Können Sie als Händler die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer prüfen?

Sind Sie zum Beispiel im E-Commerce oder Online-Marketing tätig und erhalten regelmäßig Rechnungen aus dem Ausland? Dann sollten Sie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Empfängers prüfen, bevor Sie den Betrag begleichen. Auch vor einer Zusammenarbeit kann es hilfreich sein, die Nummer eines Geschäftspartners auf ihre Gültigkeit zu prüfen.

Die Überprüfung der USt-ID kann mithilfe von verschiedenen Tools erfolgen und dauert nur einige Minuten. Weist die Nummer Fehler auf oder fehlt gar komplett, ist der Rechnungssteller gegebenenfalls angehalten, die Umsatzsteuer im eigenen Land zu begleichen.

Die Suchmaschine der Europäischen Kommission MIAS kann bei der Überprüfung der Steuernummer helfen und ist einfach über die gängigen Suchmaschinen zu finden. Müssen Sie mehrere Nummern überprüfen, empfiehlt sich eine eigens dafür gedachte Suchmaschine wie der „Mass VAT Number Validator“.

So können Sie die eigene oder fremde Umsatzsteuer-Identifikationsnummer finden

„Wo finde ich meine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?“. Diese Frage hören Steuerberater öfter. Wenn Sie Ihre USt-ID suchen oder unsicher sind, wo diese verzeichnet ist, sind Sie nicht alleine. Zugegeben: Während der Gründung fällt viel Papierkram an und es ist nicht immer leicht, den Überblick zu behalten.

Wenn Sie schon die ersten Rechnungen mit Umsatzsteuer ausgestellt haben, können Sie einfach hier die USt-ID ablesen. Auch auf Steuerberichten ist die Nummer zu finden. Außerdem steht das Bundeszentralamt für Anfragen telefonisch oder per Mail zur Verfügung.

Die USt-ID von anderen Unternehmen finden Sie normalerweise auf dem firmeneigenen Brief- und Faxpapier des Unternehmens unten, wo meist auch die Kontoverbindung angegeben ist. Im Internet ist die USt-ID meist im Impressum angegeben – oder auch unten am Ende der Seite, meist kleingeschrieben.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer online oder schriftlich beantragen

Sie machen sich gerade selbstständig und überlegen, ob und wann Sie eine USt - IdNr. beantragen möchten? Mit der Entscheidung können Sie sich, wenn Sie möchten, noch Zeit lassen. Der Antrag kann auch erst nach der Gründung gestellt werden.

Antrag im Zuge der Gründung

Sie können die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer bereits bei der Gründung Ihres Unternehmens oder der freiberuflichen Tätigkeit beantragen. 

Wenn Sie sich beim Finanzamt anmelden, gibt es einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, den Sie beantworten müssen. Auf dem Fragebogen befindet sich ein Kästchen, das Sie ankreuzen müssen, um automatisch eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erteilt zu bekommen.

Ebenfalls möglich: Antrag nachreichen

Auch nach der Gründung kann eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragt werden. Dafür müssen Sie einen Antrag an das Bundeszentralamt für Steuern stellen. Denken Sie aber daran, dass es etwas dauern kann, bis Ihnen die Nummer zugesendet wird.

Ihren Antrag können Sie entweder schriftlich oder auch online stellen. Auf der Internetseite des Bundesministeriums für Finanzen finden Sie ein Onlineformular zur Beantragung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. 

Wichtige Daten, die das Formular beinhalten, sind Ihr zuständiges Finanzamt, Ihre Steuernummer sowie der Name und die gewählte Rechtsform des Unternehmens. Wenn es sich um ein Einzelunternehmen handelt, müssen Sie Ihren vollständigen Namen sowie Ihr Geburtsdatum angeben.

Sie können den Antrag aber auch schriftlich an das Bundeszentralamt senden. Die hierfür benötigte Adresse können Sie auf der offiziellen Website des Amts einsehen.

Ist Ihr Antrag eingegangen, erhalten Sie Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in ein paar Tagen auf dem Postweg. Für die Beantragung der Nummer müssen Sie nichts bezahlen.