So fordern Sie einen Handelsregisterauszug an

Der Handelsregisterauszug ist ein offizielles Dokument, das Einblick in die wesentlichen rechtlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse eines Unternehmens gibt. Er wird oft von Geschäftspartnern, Banken, potenziellen Investoren oder anderen Institutionen angefordert, um sich einen schnellen und zuverlässigen Überblick über die grundlegenden Angaben über ein Unternehmen zu verschaffen.

Gleichzeitig dient er als Referenz bei geschäftlichen Transaktionen wie Vertragsverhandlungen, um einen Kredit zu beantragen oder ein Gewerbe anzumelden.

Welche Informationen im Handelsregister enthalten sind, wo Sie den Handelsregisterauszug bekommen und wie Sie ihn beantragen, erfahren Sie in diesem Artikel. 

Was ist das Handelsregister?

Wer sich in Deutschland selbstständig macht, ist je nach Rechtsform dazu verpflichtet, sein Unternehmen im Handelsregister eintragen zu lassen. Das Handelsregister ist ein öffentliches Register, das von den Amtsgerichten geführt wird, und von jedermann – Unternehmen und Privatpersonen – bei einem berechtigten Interesse eingesehen werden.

Ein berechtigtes Interesse besteht zum Beispiel, wenn Sie sich über die rechtliche und wirtschaftliche Situation eines potenziellen Geschäftspartners oder Lieferanten informieren wollen, bevor Sie eine Geschäftsbeziehung mit ihnen eingehen. Ein berechtigtes Interesse besteht ebenfalls, wenn Sie für Ihr Unternehmen einen Kredit bei Ihrer Bank beantragen. Die Bank oder andere potenzielle Investoren können sich anhand des Handelsregisterausdrucks einen Eindruck über Ihr Unternehmen verschaffen.   

Die Informationen, die Interessierte im Handelsregister finden, gelten als zuverlässig und genießen umfassenden Vertrauensschutz in der Geschäftswelt. 

Handelsregister A und Handelsregister B

Das Handelsregister besteht aus zwei Abteilungen. Die Zuordnung der Unternehmen erfolgt abhängig von ihrer Rechtsform: Kapitalgesellschaften sind im Handelsregister B (HRB) eingetragen, Einzelkaufleute und Personengesellschaften in Handelsregister A (HRA).

Welche Informationen sind im Handelsregister hinterlegt?

Handelsregisterpflichtige Unternehmen sind dazu verpflichtet, die sogenannten eintragungsfähigen Tatsachen im Handelsregister zu hinterlegen. Auf diese Weise soll die Transparenz im Geschäftsverkehr sichergestellt werden. Interessierte erhalten durch das Handelsregister eine zuverlässige Möglichkeit, die offiziellen Daten eines Unternehmens einsehen können.

Welche Informationen Sie hier über ein Unternehmen finden, hängt davon ab, in welche Abteilung es eingetragen werden muss. Die relevanten Informationen müssen bei der Gründung eines Unternehmens hinterlegt werden. Änderungen müssen dem Amtsgericht umgehend mitgeteilt werden. Das Gleiche gilt für die Lösung einer Firma. 

In der Abteilung A müssen die folgenden Informationen hinterlegt werden:

• Firma

• Ort der Niederlassung

• Rechtsform

• Inhaber bzw. persönlich haftende Gesellschafter:innen bei Personenhandelsgesellschaft

• Wechsel der Inhaber:innen bzw. Gesellschafter:innen

• Betrag der Kommanditeinlage

• Eröffnung der Insolvenz

• Löschung der Firma

In der Abteilung B finden Sie die folgenden Informationen:

• Firma

• Ort der Niederlassung

• Rechtsform

• Geschäftsführer:in

• Stammkapital der GmbH bzw. UG

• Grundkapital der Aktiengesellschaft (AG)

• Prokura

• Unternehmensgegenstand

• Liquidation

• Eröffnung der Insolvenz

• Löschung der Firma

Was ist ein Handelsregisterauszug?

Der Handelsregistereintrag bildet die Grundlage für den Handelsregisterauszug. Bei diesem Auszug handelt es sich um eine amtliche Kopie der im Handelsregister eingetragenen Informationen über ein Unternehmen. 

Der Handelsregisterauszug gibt einen strukturierten Überblick über die im Handelsregister eingetragenen Daten und dient als Nachweis für die Rechtmäßigkeit und Existenz des Unternehmens.

Typischerweise umfasst ein Handelsregisterauszug die folgenden Informationen:

• Firmendaten: Offizielle Firmenbezeichnung, Rechtsform, Gründungsdatum, Sitz und Geschäftsanschrift, Niederlassungen und Zweigniederlassungen sowie deren Anschrift.

• Vertretungsberechtigte Personen: Namen von Geschäftsführer:innen, Vorstandsmitgliedern, Prokurist:innen oder anderen bevollmächtigten Personen wie Inhaber:innen oder persönlich haftende Gesellschafter:innen sowie deren Vertretungsbefugnisse.

• Beschränkt haftende Gesellschafter: Kommanditisten und Mitglieder

• Unternehmenszweck: Der Zweck, für den das Unternehmen gegründet wurde, und eventuelle Änderungen im Laufe der Zeit.

• Kapitalstruktur: Informationen über das gezeichnete und eingezahlte Grund- oder Stammkapital bei Kapitalgesellschaften.

• Bilanzen: Veröffentlichung von Jahresabschlüssen und Bilanzen, die Aufschluss über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens geben.

Der Handelsregisterauszug wird oft von Geschäftspartnern, Banken, potenziellen Investoren oder anderen Institutionen angefordert, um sich einen schnellen und zuverlässigen Überblick über die grundlegenden Fakten eines Unternehmens zu verschaffen. Er dient auch als rechtliche Referenz bei Vertragsverhandlungen oder anderen geschäftlichen Transaktionen. 

Wo bekommt man einen Handelsregisterauszug?

Es gibt unterschiedliche Anlaufstellen, um einen Handelsregisterauszug anzufordern.  

Zuständige Registerbehörde

Benötigen Sie einen amtlichen Handelsregisterauszug, müssen Sie diesen direkt beim zuständigen Amtsgericht anfragen. Die Anfrage können Sie dort persönlich oder schriftlich stellen. Für den amtlichen Ausdruck mit Siegel und Unterschrift fallen Gerichtsgebühren an.   

Nachdem Sie Ihren Antrag eingereicht und die Gebühren bezahlt haben, erfolgt die Bearbeitung durch das Registergericht. Die Wartezeit kann je nach Auslastung und Bearbeitungsdauer variieren. Häufig wird gegen eine zusätzliche Gebühr auch eine Express-Option angeboten.

Registerportal der Länder

Genügt Ihnen ein unbeglaubigter Ausdruck aus dem Handelsregister, können Sie sich alternativ auch an das gemeinsame Registerportal der Länder wenden und den gewünschten Handelsregisterauszug sofort online anfordern. 

Dort finden Sie alle in Deutschland eingetragenen Unternehmen. Für Ihre Suche benötigen Sie mindestens den Firmennamen und den Sitz des Unternehmens, den Sie in die Suchmaske eintragen.  

Im Suchergebnisse haben Sie die Wahl zwischen unterschiedlichen Arten von Handelsregisterauszügen. Sie können 

• einen aktuellen Handelsregisterausdruck bestellen, der einen Überblick über alle derzeit gültigen Eintragungen liefert,

• einen chronologischen Ausdruck, der alle Daten enthält, die ab Umstellung auf die elektronische Registerführung über ein Unternehmen erfasst wurden oder

• einen historischen Ausdruck mit allen Daten, die bis zur Umstellung auf die elektronische Registerführung gültig waren.

Darüber hinaus können Sie im Registerportal weitere Dokumente abrufen, die dem Registergericht auf elektronischem Wege zugesandt wurden, wie Gesellschafterlisten und Gesellschaftsverträge.

Ihre Auszüge erhalten Sie als PDF, die Sie downloaden, abspeichern und ausdrucken können. Die Auszüge sind kostenlos, die darin enthaltenen Informationen unterscheiden sich nicht von den amtlichen Ausdrucken. Eine Registrierung beim Portal ist nicht erforderlich. Bei Ihrer Recherche greifen Sie auf den Echtdatenbestand des jeweiligen Registers zu, wodurch die Aktualität der Daten jederzeit gewährleistet ist. 

Online-Dienstleister

Wer nicht selbst recherchieren möchte, kann Online-Dienstleister wie Handelsregister.de beauftragen, die sich auf die Bereitstellung von Handelsregisterauszügen spezialisiert haben. Diese Plattformen sind allerdings kostenpflichtig. Hier zahlen Sie für einen aktuellen, nicht beglaubigten Handelsregisterauszug circa 17 Euro.

Notare und Anwälte

Notare und Rechtsanwälte haben oft Zugriff auf das Handelsregister und können Handelsregisterauszüge für ihre Mandanten anfordern. Diese Möglichkeit ist besonders relevant, wenn Sie den Handelsregisterauszug im Rahmen einer rechtlichen Transaktion oder für Vertragsverhandlungen benötigen. Hier müssen Sie allerdings auch mit Notar- bzw. Anwaltsgebühren rechnen. 

Industrie- und Handelskammer (IHK)

Eine weitere Anlaufstelle, um einen Handelsregisterauszug zu erhalten, kann die zuständige Industrie- und Handelskammer sein. Diese Option ist besonders interessant, wenn es um regionale Unternehmen geht. Die IHK kann die erforderlichen Informationen bereitstellen oder Sie bei der Anforderung von Auszügen unterstützen. 

Fazit: Handelsregisterauszug anfordern – so gehts!

Der Handelsregisterauszug ist ein entscheidendes Dokument, das einen umfassenden und verlässlichen Einblick in die rechtlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse eines Unternehmens bietet. In Deutschland ist die Eintragung ins Handelsregister für bestimmte Rechtsformen obligatorisch und dient der Transparenz im Geschäftsverkehr.

Um den Ausdruck anzufordern, können Sie verschiedene Möglichkeiten nutzen. Sofern Sie keinen amtlichen Ausdruck benötigen, ist es am schnellsten und einfachsten, einen kostenlosen Handelsregisterausdruck online beim Handelsregisterportal zu bestellen. Einen beglaubigten Ausdruck erhalten Sie gegen Gebühr auf direkte Anfrage beim Amtsgericht. Alternativ können Sie den Ausdruck auch über Online-Dienstleistern bestellen oder den Weg über Notare, Anwälte oder die Industrie- und Handelskammer gehen.