Café eröffnen: gut vorbereitet in die Selbstständigkeit

Es ist Ihr größter Wunsch, einmal ein eigenes Café zu eröffnen? Doch Sie wissen nicht, womit Sie überhaupt anfangen sollen?

Kein Problem, SumUp steht Ihnen zur Seite. Wir erläutern Ihnen die wichtigsten Schritte; von der Geschäftsidee über die Kostenplanung bis hin zu den gesetzlichen Bestimmungen in Deutschland. So wissen Sie genau, was auf Sie zukommt und können gut vorbereitet Ihr eigenes Café gründen.

Erst Geschäftsidee, dann Café gründen

Eine gute Geschäftsidee ist die Basis jeder Selbstständigkeit. Das zählt umso mehr in der Gastronomie, denn ein Café eröffnen dürfen grundsätzlich alle, die das nötige Startkapital aufbringen können. Durch diesen niedrigschwelligen Einstieg ist die Konkurrenz vor allem in größeren Städten sehr groß. Machen Sie sich deshalb von vorneherein Gedanken darüber, was Sie in Ihrem Café anbieten wollen und wie es sich von anderen abheben soll.

Um ein Café zu gründen, ist Berufserfahrung oder eine Ausbildung zwar von Vorteil, aber keine Vorschrift. Für spezielle Aufgaben können Sie Personal mit der nötigen Qualifikation einstellen, während Sie sich um Verkauf oder Geschäftsführung kümmern.

Die Geschäftsidee ist so wichtig, weil alle anderen Aspekte von ihr abhängen. Das fängt mit Zielgruppe und Standortsuche an und hört beim Design- und Marketingkonzept auf. Wollen Sie zum Beispiel fair gehandelte Kaffeespezialitäten aus aller Welt anbieten, ziehen Sie vermutlich ein anderes Publikum an, als wenn Sie sich auf Großmutters Kuchenrezepte spezialisieren oder eine Cafeteria eröffnen. 

Überlegen Sie sich deshalb gut, was Ihr Café auszeichnen soll und an welchem Standort Sie die gewünschte Kundschaft finden. Dabei spielen auch Aspekte wie Ihre Preisgestaltung und die Kaufkraft der Menschen vor Ort eine Rolle.

Wünschen Sie sich ein gemütliches Café mit Stammkunden und persönlicher Beziehung zu Ihren Gästen, ist die tolle Immobilie zwischen Bürohochhäusern ungeeignet. Wollen Sie sich mit exklusiven Kaffeekreationen einen Namen machen, sollten Sie das nicht in einer Gegend versuchen, in der vorwiegend Menschen mit schmalem Budget unterwegs sind.

Es besteht natürlich auch die Möglichkeit, ein Café zu übernehmen, weil sich die Besitzer aus dem Geschäft zurückziehen wollen. In diesem Fall profitieren Sie davon, dass der Standort bereits etabliert ist. Prüfen Sie aber vorher genau, ob das Café gut läuft und für Ihre Geschäftsidee geeignet ist.

Bevor Sie ein Café eröffnen, müssen Sie die Kosten kalkulieren

Die Frage, ob und wann Sie Ihren Traum verwirklichen können, steht und fällt mit der Finanzierung. Je mehr Startkapital Sie haben, umso leichter wird es. Doch wie viel Geld Sie genau brauchen, hängt natürlich davon ab, unter welchen Voraussetzungen Sie Ihr Café gründen. Müssen Kosten für eine Renovierung eingeplant werden? Brauchen Sie eine vollständige Einrichtung? Wie viele Mitarbeiter wollen Sie beschäftigen? 

Für eine exakte Planung listen Sie zunächst alle einmaligen und wiederkehrenden Kosten auf, die mit dem Café in Zusammenhang stehen:

  • Mietpreis der Räume

  • Betriebskosten für Wasser, Strom, Heizung

  • Einrichtung von Gäste-, Küchen- und Verkaufsbereich

  • Maschinen und Ausrüstung

  • Gewerbeanmeldung und Beitragszahlungen

  • Personalkosten

  • Versicherungen

  • Wareneinkauf (Kaffeebohnen, Backzutaten, Getränke, etc.)

  • Kosten für Buchhaltung, Kassensystem, Kontoführung, Steuerberatung

  • Kommunikation (Telefon/Internet)

  • Rundfunk- und ggf. GEMA-Gebühren

Zwar können Sie durch den Kauf von gebrauchten Einrichtungsgegenständen und Maschinen hier und da sparen, doch um nicht von Anfang an unter finanziellem Druck zu stehen, sollten Sie mit einem Startkapital von 40.000 bis 50.000 Euro rechnen.

Doch keine Angst, diese Summe müssen Sie nicht allein aufbringen. Haben Sie keine Investoren in der Hinterhand, gibt es zahlreiche Programme auf Landes- oder Bundesebene, die Gründer mit günstigen Krediten und Fördergeldern unterstützen. 

Welche Förderprogramme für Sie infrage kommen, erfahren Sie bei der IHK und der zuständigen Berufsgenossenschaft. Dort finden Sie auch Unterstützung bei der Erstellung eines guten Businessplans, den Sie für die Beantragung der Gelder vorlegen müssen. Nehmen Sie diese Aufgabe ernst. Ein überzeugender Businessplan ist Ihr Aushängeschild und der einzige Weg, um erfolgreich ein Café zu eröffnen, wenn Sie das Startkapital nicht allein aufbringen können.

Welche Anmeldungen und Genehmigungen brauchen Sie, um ein Café zu eröffnen?

Sobald die Finanzierung steht, geht es an die eigentliche Gründung. Jetzt wird Ihr Café offiziell ins Leben gerufen und dafür sind verschiedene Behördengänge nötig. Wenn Sie sich zum ersten Mal damit beschäftigen, fühlen Sie sich vielleicht von all den Anmeldungen, Genehmigungen und Nachweisdokumenten überfordert. Aber auch hier gilt: Gehen Sie in Ruhe einen Punkt nach dem anderen an.

  • Polizeidienstelle: Strafregisterbescheinigung und Führungszeugnis

  • Gewerbeamt: Gewerbe anmelden, ggf. Gaststättenkonzession für den Verkauf von Speisen und Alkohol

  • Finanzamt: Unbedenklichkeitsbescheinigung (Nachweis, dass Sie in der Vergangenheit immer allen Steuerpflichten nachgekommen sind), Kassenführung und Anmeldung des Kassensystems

  • Gesundheitsamt: Gesundheitszeugnis (auch für Mitarbeiter), Bestätigung über Erstbelehrung nach dem Infektionsschutzgesetz, Schulungen zu Hygienevorschriften

  • Ordnungsamt: Erlaubnis für Außengastronomie (erweiterte Gaststättenerlaubnis, Sondernutzungserlaubnis)

  • IHK: Anmeldung, ggf. Teilnahme an Gaststättenunterrichtung (falls Sie keine einschlägige Ausbildung haben)

  • Berufsgenossenschaft für Nahrungsmittel und Gastgewerbe: Anmeldung und gesetzliche Unfallversicherung

Damit Sie nach Einbrüchen oder Unfällen nicht vor dem finanziellen Aus stehen, sollten Sie zur Vorsorge außerdem die notwendigsten Versicherungen abschließen. Dazu gehört neben der Kranken- und Pflegeversicherung eine Betriebshaftpflicht- und eine Geschäftsinhaltsversicherung. Auf lange Sicht empfiehlt sich auch eine Rechtsschutzversicherung, die im Ernstfall Anwalts- und Gerichtskosten übernimmt. 

Erfolgsgeheimnis: Finanzen von Anfang an überblicken

Buchhaltung, Umsatzsteueranmeldung, Steuererklärung etc. gehören sicher nicht zu den beliebtesten Tätigkeiten Selbstständiger.

Doch um ein dauerhaft erfolgreiches Café zu eröffnen, ist eine der wichtigsten Voraussetzungen, dass Sie alle Verpflichtungen im Blick behalten und Geldeingänge und Zahlungen von Anfang an übersichtlich organisieren.

Das schaffen Sie am besten mit einem gut geführten Kassenbuch und mit einem Geschäftskonto, das Sie gleich zum Zeitpunkt der Gründung einrichten. 

Auch dabei können wir Ihnen helfen, denn neben dem geeigneten Kassensystem bietet SumUp frischgebackenen Unternehmern ein kostenloses Online-Geschäftskonto an.


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Fazit: Mit guter Planung und Ausdauer ein erfolgreiches Café eröffnen

Es ist mit einigem Aufwand und sicherlich auch einiger Verwirrung verbunden, ein eigenes Café zu eröffnen. Doch mit einer Checkliste, die Sie Schritt für Schritt abarbeiten können, ist alles nur noch halb so schlimm. Hier noch einmal die wichtigsten Schritte im Überblick:

  1. Geschäftsidee (Überlegungen zu Standort und Zielgruppe)

  2. Kostenaufstellung

  3. Businessplan

  4. Finanzierung

  5. Anmeldungen und Genehmigungen

  6. Versicherungen

  7. Organisation von Kasse, Geschäftskonto und Buchhaltung


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SumUp Team