Wie erstelle ich eine Rechnung mit Excel?
Excel ist ein geniales Tool und vermutlich hat Ihnen, wenn Sie Selbstständiger oder Gründer sind, schonmal weitergeholfen. Aber kann man mit Excel auch eine Rechnung schreiben?
Na klar. Wer sich eine Rechnung selbst basteln will und sich in Excel mehr Zuhause fühlt als in Word, dem zeigen wir, wie das ganz einfach geht. Und keine Angst – Rechnungsvorlagen in Excel sind nicht nur was für Zahlenfüchse.
Wählen Sie eine Excel-Vorlage für Ihre Rechnung
Warum sich das Leben schwer machen und auf einem weißen Blatt beginnen, wenn es doch so viele fertige Musterrechnungen für Excel gibt?
Im Internet, aber auch in Excel selbst, finden Sie jede Menge Inspiration und Vorlagen. Wenn Sie ein neues Dokument in Excel (Version2013) öffnen, können Sie im Suchfeld direkt nach „Rechnung“ suchen und bekommen viele Musterrechnungen, die Sie auch direkt verwenden können.
Auch bei SumUp Rechnungen halten wir für Sie eine kostenlose Excel Rechnungsvorlage bereit.
Sie können Ihre Vorlage auch selbst erstellen
Wer dennoch seine ganz eigene Vorlage erstellen möchte, sollte sich zunächst informieren, was alles auf einer Rechnung stehen muss. Schnell nachlesen können Sie das in unserem Artikel „Was muss auf einer Rechnung stehen“.
Tipp: Handelt es sich jedoch um eine Kleinbetragsrechnung oder sind Sie Kleinunternehmer, weichen die Regeln leicht ab, hier sollten Sie gut informiert sein.
Letzter Schritt: Speichern und Drucken
Ein einfacher Trick gleich vorneweg: Sie können jedes erstellte Excel-Dokument als Vorlage speichern. Dazu wählen Sie beim Speichern einfach den Typ „Excel-Vorlage“ aus. Danach können Sie die Vorlage jedes Mal wieder auswählen.
Wenn Sie Ihre Rechnung fertig haben und sicher sind, an alles gedacht zu haben, stellt sich noch die Frage, in welchem Format Sie die Rechnung speichern und verschicken.
Per Mail und als PDF
Unser Tipp: Heute ist es immer mehr üblich, Rechnungen nur noch per e-Mail zu verschicken. Allerdings sollte in diesem Fall die Rechnung unbedingt als PDF-Datei gespeichert werden.
Damit sind Sie auf der sicheren Seite, falls der Empfänger eine ältere Excel-Version benutzt und noch viel wichtiger: Der Inhalt der Rechnung kann nicht mehr verändert werden.
Wer Rechnungen noch ausdrucken und versenden möchte, sollte unbedingt die Druckvorschau in Excel benutzen. Hier kann man auswählen , welche Spalten auf dieselbe Seite gedruckt werden. Ein Probedruck empfiehlt sich immer.