Wie schreibe ich eine Rechnung als Freelancer?

Sie haben sich als Freelancer erfolgreich selbstständig gemacht? Mit dem ersten Auftrag stehen Sie nun vor der Frage: Wie verwalte ich meine Einnahmen eigentlich richtig? Und wie schreibe ich eine korrekte Rechnung?

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie als Freelancer eine professionelle Rechnung schreiben.

Buchhaltung & Rechnungen schreiben als Freelancer

Die Buchhaltung besteht aus zwei großen Posten: Einnahmen und Ausgaben. Um Ihre Einnahmen als Freelancer richtig zu erfassen, müssen Sie für jeden Ihrer Aufträge eine Rechnung schreiben. Und für jede Ausgabe auch den entsprechenden Beleg (Kassenzettel, Quittung etc.) vorweisen können.

Denn das Prinzip der Buchhaltung lautet: „Keine Buchung ohne Beleg“. Überweist Ihnen beispielsweise ein Kunde Geld und Sie können dafür keine Rechnung vorweisen, wird Ihnen das Probleme beim Finanzamt bereiten.

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So schreiben Sie eine Rechnung als Freelancer

Arbeiten Sie als Freelancer, müssen Sie Ihrem Kunden (Auftraggeber) für jeden Auftrag eine Rechnung schreiben. Dabei gibt es einige Vorgaben und Pflichtangaben für Rechnungen zu beachten.

Zu den wichtigen Inhalten einer Freelancer Rechnung zählen:

  • Ihr Name und Ihre Adresse

  • Name und Adresse Ihres Auftraggebers

  • Rechnungsdatum

  • Rechnungsnummer

  • Leistungsdatum

  • Angaben zur Leistung (Beschreibung, Stundenzahl und Stundensatz)

  • Preis (Nettopreis, Steuersatz und Bruttopreis)

Die Umsatzsteuer ist auf Ihrer Rechnung ein besonders wichtiger Punkt. Sie sollten immer wissen, mit welchem Umsatzsteuersatz Sie Ihre Leistungen versteuern müssen und wie Sie die Umsatzsteuer demnach in Ihrer Rechnung ausweisen müssen.

Die Umsatzsteuer in Ihrer Rechnung als Freelancer

Umsatzsteuer (USt.) wird fällig, sobald Sie als Freelancer eine Leistung oder ein Produkt in Rechnung stellen. Dabei wird Ihr Umsatz besteuert – und zwar abhängig vom Produkt oder der Leistung mit 19%, 7% oder 0%.

Regelsteuersatz 19% Umsatzsteuer : 19% beträgt die Umsatzsteuer in allen Fällen, in denen es keine Sonderregelung gibt. Es handelt sich dabei um den Regelsteuersatz.

Ermäßigter Steuersatz 7% Umsatzsteuer : Auf bestimmte Produkte und Leistungen fällt der ermäßigte Steuersatz von 7%. Dazu zählen beispielsweise Eintrittskarten für kulturelle Veranstaltungen, Lebensmittel, Zeitschriften und Bücher oder Kunstgegenstände.

Steuerfrei 0% Umsatzsteuer: In einigen Fällen sind Leistungen und Produkte auch steuerfrei. Das ist beispielsweise bei innergemeinschaftlichen Lieferungen der Fall. Aber beispielsweise auch bei Kreditvermittlungen und Versicherungen.

Umsatzsteuer müssen Sie in regelmäßigen Intervallen (monatlich oder vierteljährlich) im Rahmen Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt abführen. Ausnahme: Sie sind Kleinunternehmer – dann zahlen Sie keine Umsatzsteuer.

Gibt es ein Rechnungsprogramm für Freelancer?

Viele Selbstständige und Freelancer nutzen Word oder Excel zum Schreiben von Rechnungen. Damit stoßen Sie als Freelancer beim Schreiben von Rechnungen aber schnell an Ihre Grenzen. Besonders, wenn Sie viele Rechnungen im Monat schreiben, verlieren Sie schnell den Überblick und Fehler schleichen sich ein.

Ein Rechnungsprogramm schafft Ordnung. Ihre Rechnung erstellen Sie einfach per Mausklick und versenden sie direkt aus dem Programm an Ihre Kunden. Zahlt Ihr Kunde die Rechnung, wird diese automatisch als „bezahlt“ markiert. Sie sehen also immer, welcher Kunde schon gezahlt hat, und wer nicht.

Wollen sie als Freelancer schnell und einfach rechtskonforme Rechnungen schreiben, lohnt sich daher die Nutzung eines Rechnungsprogramms. So haben Sie Ihre Finanzen immer im Griff.

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