Inventur und Inventar: Effizienz in der Bestandsverwaltung
Im Inventar sind alle Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens verzeichnet. Es ist das Ergebnis einer Inventur und dient als Grundlage für die ordnungsgemäße Buchführung und die Erstellung einer Bilanz. In diesem Artikel wollen wir einen genaueren Blick darauf werfen, was Inventur und Inventar bedeuten und welche wichtige Funktion sie in der Vermögensverwaltung erfüllen.
Definition: Was ist eine Inventur?
Die Inventur ist die stichtagsbezogene Überprüfung und Erfassung aller vorhandenen Bestände in einem Unternehmen. Dazu werden alle Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens einzeln nach Art, Menge und Wert bezogen auf den Stichtag vollständig und detailliert erfasst. Dieser Prozess erstreckt sich über verschiedene Arten von Vermögenswerten wie Grundstücke, Barvermögen sowie sonstige Vermögensgegenstände. Bei diesen Vermögensgegenständen kann es sich um physische Güter wie Rohstoffe, Fertigprodukte oder Maschinen, die im Rahmen einer körperlichen Bestandsaufnahme gezählt, gewogen oder gemessen werden, aber auch um immaterielle Vermögenswerte wie Patente oder Lizenzen sowie die finanziellen Verpflichtungen eines Unternehmens handeln.
Das Ziel der Inventur besteht darin, eine präzise Bestandsaufnahme zu erstellen, die als Grundlage für Buchführung, Finanzberichterstattung und die allgemeine Planung dient. Sie ist ein wesentliches Instrument, um den Überblick über Vermögenswerte zu behalten und die Effizienz in der Ressourcenverwaltung in Unternehmen zu maximieren.
Wer muss Inventur machen? Nach dem Handelsgesetzbuch § 240 Abs. 1 und 2 HGB sind alle Kaufleute dazu verpflichtet, eine Inventur durchzuführen, wenn sie ihr Geschäft eröffnen. Zudem müssen sie am Ende jedes Geschäftsjahres ebenfalls eine Inventur durchführen. Als Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches gilt, wer ein Handelsgewerbe betreibt, das nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert (vgl. § 1 HGB). Heißt, wer zur doppelten Buchführung und Bilanzierung verpflichtet ist, muss die Bestandsaufnahme regelmäßig durchführen. Ist die einfache Buchführung ausreichend und wird der Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellt, muss keine Inventur gemacht werden.
Warum macht man eine Inventur?
Die Inventur bildet die Grundlage für die ordnungsgemäße Buchführung. Durch regelmäßige Überprüfungen stellen Unternehmen sicher, dass ihre aufgezeichneten Bestände mit den tatsächlich vorhandenen übereinstimmen. Durch den Soll-/Ist-Abgleich lassen sich Unregelmäßigkeiten im Bestand beispielsweise durch Diebstahl oder anderweitige Verluste erkennen und verhindern. Damit trägt die Inventur dazu bei, Vermögenswerte zu sichern und gleichzeitig die vorhandenen Ressourcen effizienter zu planen, um Engpässe oder Überbestände zu vermeiden.
Mithilfe der Inventur verschaffen Unternehmen sich nicht nur eine bessere Übersicht über ihren Vermögensstatus, was die langfristige Planung unterstützt und eine solide Grundlage für strategische Entscheidungen schafft. Sie gewährleisten mit der Inventur auch die Genauigkeit ihrer Finanzberichte, was es ihnen erleichtert, ihren gesetzlichen Pflichten in Bezug auf die ordnungsgemäße Buchführung und Bilanzierung nachzukommen.
Welche Arten von Inventuren gibt es?
Es gibt verschiedene Arten von Inventuren. Die Auswahl der geeigneten Inventurart hängt von verschiedenen Faktoren ab, darunter die Art der Vermögenswerte, die Größe des Unternehmens, die Branche und die spezifischen Anforderungen an die Bestandskontrolle. Zu den gängigsten Inventurarten zählen
die Stichtagsinventur,
die zeitnahe Stichtagsinventur,
die permanente Inventur,
die Stichprobeninventur und
die vor- oder nachverlegte Inventur.
Die Stichtagsinventur
Die Stichtagsinventur wird häufig in Handelsunternehmen und kleinen Betrieben genutzt. Die Bestandsaufnahme aller Vermögenswerte und Schulden findet zu einem bestimmten Stichtag statt. Dieser Zeitpunkt wird in der Regel am Ende eines Geschäftsjahres, meist am 31. Dezember gewählt. Das Ergebnis der Zählung wird mit der Buchhaltung verglichen, um sich einen genauen Überblick über den tatsächlichen Bestand zu verschaffen.
Die zeitnahe Stichtagsinventur
Im Gegensatz zur herkömmlichen Stichtagsinventur, bei der der genaue Stichtag frei gewählt werden kann, erfolgt die zeitnahe Stichtagsinventur so nah wie möglich am tatsächlichen Bilanzstichtag. Das bietet die Möglichkeit, den Bestand möglichst genau zum Zeitpunkt der Bilanzerstellung zu erfassen, um zu vermeiden, dass größere zeitliche Abstände zwischen der Inventur und dem Bilanzstichtag zu erheblichen Veränderungen in den Lagerbeständen oder anderen Vermögenswerten führen.
Die permanente Inventur
Die permanente Inventur, auch als laufende Inventur bekannt, beinhaltet eine fortlaufende Überprüfung der Bestände in Echtzeit. Moderne Technologien wie Barcodescanner und computergestützte Systeme ermöglichen eine kontinuierliche Aktualisierung der Bestandsdaten, ohne dass eine separate physische Zählung erforderlich ist.
Die Stichprobeninventur
Die Stichprobeninventur ist eine Methode der Inventur, die auf statistischen Prinzipien und Wahrscheinlichkeitsrechnung basiert. Es wird nicht der gesamte Bestand physisch gezählt, sondern nur eine repräsentative Stichprobe. Durch die Auswahl einer repräsentativen Stichprobe können Unternehmen genaue Schätzungen über den Gesamtbestand treffen, ohne jeden Artikel individuell zu zählen. Damit eignet sich die Stichprobeninventur besonders gut für Unternehmen mit umfangreichen Lagerbeständen, da sie zeitaufwendige und kostspielige vollständige physische Inventuren vermeiden können.
Die vor- oder nachverlegte Inventur
Unter bestimmten Umständen kann die Inventur bis zu drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden (vgl. § 241 HGB). Wird die Inventur vorverlegt, muss der Bestand fortgeschrieben werden. Wird sie nachverlegt, wird der Bestand durch ein Rückrechnungsverfahren ermittelt.
Wie wird die Inventur durchgeführt?
Die Durchführung einer Inventur erfordert eine sorgfältige Planung, präzise Durchführung und eine gründliche Analyse der Ergebnisse.
Planung
Im ersten Schritt wird genau festgelegt, welche Vermögenswerte und Verbindlichkeiten in die Inventur einbezogen werden. Zudem wird der Zeitpunkt, wann die Inventur durchgeführt werden soll, und die Inventurmethode festgelegt. In der Regel findet die Inventur am Ende eines Geschäftsjahres statt. Sie kann jedoch auch zu einem anderen Zeitpunkt durchgeführt werden. Je nach Auswahl der Methode findet die Inventur zu einem bestimmten Stichtag oder permanent statt, um die Bestände kontinuierlich in Echtzeit zu überwachen. Beide Methoden haben ihre Vor- und Nachteile, und die Wahl hängt oft von der Art des Geschäfts ab.
Durchführung
Ein zentraler Aspekt der Inventur ist die körperliche Bestandsaufnahme, bei der physische Vermögenswerte gezählt, gewogen oder gemessen werden. Dieser Prozess kann manuell erfolgen, wobei jedes Element einzeln gezählt wird. Für einen effizienteren Prozess können alternativ beispielsweise auch Barcodescanner eingesetzt werden. Entscheidend ist, dass die Bestände, die beispielsweise in einem Einzelhandelsgeschäft oder im Lager erfasst werden sollen, klar gekennzeichnet sind. Das bewegliche Anlagevermögen in Inventaren wie Fahrzeuge oder Maschinen wird bei der Anlageninventur festgehalten. Diese ist entscheidend für die Berechnung und Buchung von Abschreibungen, um den Wertverlust von Anlagegütern über die Zeit zu berücksichtigen. Es wird ein sogenanntes Anlagenverzeichnis erstellt, das neben einer Beschreibung der einzelnen Gegenstände weitere Angaben enthält wie
Anschaffungsdatum,
Anschaffungskosten (Kaufpreis sowie alle mit der Anschaffung verbundenen Kosten wie Transport, Installation und andere Nebenkosten),
Restnutzungsdauer (wie lange kann ein Wirtschaftsgut noch genutzt werden),
Buchwert (aktueller Wert unter Berücksichtigung von Abschreibungen),
Abschreibungen (Wertverlust im Laufe der Zeit),
Zustand und
Standort.
Immaterielle Vermögenswerte und Schulden wie Bankguthaben und die Verbindlichkeiten eines Unternehmens werden dagegen bei der Buchinventur aufgenommen. Hier dienen die Aufzeichnungen der Finanzbuchhaltung wie Rechnungen oder Kontoauszüge als Quellen.
Dokumentation und Analyse
Die Zählergebnisse einschließlich eventueller Abweichungen, beschädigter Gegenstände oder anderer Unregelmäßigkeiten werden sorgfältig aufgezeichnet. Abweichungen zwischen den physischen Zählungen und den aufgezeichneten Beständen werden sorgfältig analysiert, um geeignete Maßnahmen ergreifen, mit denen Unregelmäßigkeiten künftig vermieden werden können.
Definition: Was ist ein Inventar?
Das schriftliche Ergebnis der Bestandsaufnahme ist das Inventar, das den tatsächlichen Bestand und dessen Wert dokumentiert. Zu den wesentlichen Angaben, die das Inventar enthält, zählen
Art
Menge sowie
der stichtagsbezogene festgestellte Wert der Bestände.
Diese Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden (vgl. § 239 HGB). Zudem müssen Änderungen oder Korrekturen nachvollziehbar sein. Das Inventar bildet die Grundlage für die Erstellung der Bilanz. Entsprechend ergibt sich die vollständige und korrekte Inventarisierung aus der Gliederung der Bilanz gemäß § 266 HGB. Darüber hinaus gilt für Inventare sowie für alle dazugehörigen Aufzeichnungen wie Inventurlisten etc. analog zu allen anderen Bilanzunterlagen eine Aufbewahrungspflicht von mindestens zehn Jahren.
Was gehört zum Inventar?
Der Aufbau eines Inventars gliedert sich in drei Bereiche:
Vermögen
Schulden
Eigenkapital
Anlagevermögen und Umlaufvermögen
Im Inventar wird zwischen Anlagevermögen und Umlaufvermögen unterschieden. Das Anlagevermögen umfasst langfristige Vermögenswerte, die dazu bestimmt sind, dauerhaft im Unternehmen zu verbleiben und nicht für den Verkauf bestimmt sind. Diese Vermögenswerte werden verwendet, um den Geschäftsbetrieb zu unterstützen und langfristigen Nutzen zu generieren. Typischerweise zählen zu den Anlagegütern
Immobilien und Grundstücke,
Maschinen und Anlagen,
Fahrzeuge, die für geschäftliche Zwecke genutzt werden,
Computer und IT-Ausstattung,
Büromöbel und Einrichtungen,
Investitionen in andere Unternehmen (Beteiligungen,
Tochtergesellschaften und langfristige finanzielle Investitionen),
Marken, Patente, Lizenzen und geistiges Eigentum,
Finanzanlagen (langfristige Investitionen wie Wertpapiere oder Anleihen),
langfristige Darlehen und Kredite,
Leasingvermögen.
Im Gegensatz dazu umfasst das Umlaufvermögen kurzfristige Vermögenswerte, die in der Regel innerhalb eines Geschäftsjahres in Bargeld umgewandelt oder verbraucht werden. Das Umlaufvermögen ist entscheidend für die Liquidität und den operativen Betrieb eines Unternehmens. Es ermöglicht die Finanzierung von laufenden Geschäftsaktivitäten und dient als Puffer für unvorhergesehene Ausgaben.
Zu den typischen Bestandteilen des Umlaufvermögens gehören beispielsweise
Bargeld (Barmittel, Bankguthaben und andere liquide Mittel, die schnell verfügbar sind),
Vorräte (Waren oder Rohstoffe) und Lagerbestände,
kurzfristige Finanzinvestitionen,
Umlaufvermögen aus Lieferungen und Leistungen,
Vorabzahlungen oder Anzahlungen für Waren oder Dienstleistungen, die noch erbracht werden müssen.
Langfristige und kurzfristige Schulden
Je nachdem, in welchem Zeitraum Verbindlichkeiten zurückgezahlt werden müssen, werden diese in langfristige und kurzfristige Schulden eingeteilt.
Langfristige Schulden repräsentieren finanzielle Verpflichtungen, die über einen längeren Zeitraum zurückgezahlt werden sollen. Diese Verbindlichkeiten werden nicht innerhalb eines Geschäftsjahres, sondern erst nach Ablauf eines Jahres oder sogar mehrerer Jahre fällig. Beispiele für langfristige Schulden sind langfristige Kredite, Anleihen oder Hypotheken, die oft dazu dienen, große Investitionen wie den Kauf von Anlagegütern oder Immobilien zu finanzieren. Langfristige Schulden können auch langfristige Mietverpflichtungen und andere langfristige finanzielle Verbindlichkeiten umfassen.
Kurzfristige Schulden werden dagegen innerhalb eines Geschäftsjahres oder innerhalb von zwölf Monaten fällig. Zu diesen kurzfristigen Verbindlichkeiten gehören beispielsweise Lieferantenverbindlichkeiten, kurzfristige Kredite und Darlehen oder kurzfristige Mietverpflichtungen sowie andere kurzfristige Verpflichtungen.
Eigenkapital
Das Eigenkapital ergibt sich aus dem Vermögen abzüglich der Schulden und wird auch als Reinvermögen bezeichnet.
Zusammengefasst: Was ist Inventur und was ist Inventar?
Die Inventur ist der Prozess, bei dem alle Vermögenswerte und Schulden eines Unternehmens gezählt werden, während das Inventar die systematische Aufzeichnung dieser Bestände in Form einer Liste ist. Die Inventur liefert die Grunddaten für das Inventar, das wiederum in der Buchführung und Finanzberichterstattung verwendet wird, um einen klaren Überblick über die finanzielle Situation eines Unternehmens zu erhalten.
