Dienstplan für die Gastronomie erstellen

Die vorausschauende Planung ist in einer Branche wie der Gastronomie von entscheidender Bedeutung. Das gilt insbesondere für die Personalplanung. In erster Linie muss sich Ihr Dienstplan natürlich am Gast orientieren. Auch in Stoßzeiten dürfen Schnelligkeit und guter Service nicht zu kurz kommen. Die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden dürfen bei Ihrer Dienstplangestaltung aber auch nicht zu kurz kommen: Denn nur ausgeruhte und zufriedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verschaffen Ihren Gästen perfekten Service.

Wir zeigen Ihnen, was Sie bei der Dienstplangestaltung in der Gastronomie beachten müssen, die Bedürfnisse Ihres Teams bestmöglich berücksichtigen und eine geeignete Software zur Erstellung eines Dienstplans in der Gastronomie finden.

Wie organisieren Sie die Planung Ihres Teams?

Einen gut funktionierenden Dienstplan in der Gastronomie zu erstellen bedeutet einen großen Aufwand. Der Plan muss gut durchdacht sein, zahlreiche Faktoren und Kennzahlen berücksichtigen und regelmäßig angepasst an den Personalbedarf erstellt werden. Dieser Planungsaufwand zahlt sich allerdings aus: Je mehr Sorgfalt Sie in die Erstellung eines gut funktionierenden Dienstplans in der Gastronomie stecken, desto höhere Umsätze erzielen Sie.

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die anfallenden Aufgaben

Ihr Dienstplan muss alle in der Gastronomie anfallenden Aufgaben berücksichtigen. Hier geht es nicht nur um die Service-Kräfte, die direkten Kontakt mit den Gästen haben, sondern auch um die Kolleginnen und Kollegen, die hinter den Kulissen für einen reibungslosen Ablauf sorgen. Hierzu zählen Restaurantmanager, Barkeeper, Köche, Küchenhilfen, Tellerwäscher, Mitarbeitende im Lieferservice etc..

Haben Sie sich einen Überblick über die Aufgaben verschafft, geht es weiter mit ein paar wichtigen Kennzahlen, die Sie benötigen, um sicherzustellen, dass sämtliche Aufgaben im Gastronomiebetrieb mit ausreichend Personal abgedeckt sind. 

Verschaffen sie sich einen Überblick über die relevanten Kennzahlen

Um einen Dienstplan zu erstellen, der einen reibungslosen Ablauf garantiert, ist neben den anfallenden Aufgaben und dem zur Verfügung stehenden Personal die Betrachtung Ihrer Umsatzkennzahlen von hoher Relevanz.

Betrachten Sie dazu innerhalb Ihrer Öffnungszeiten

• zu welcher Tageszeit Sie durchschnittlich die meisten Kassenvorgänge verzeichnen

• wie viele Kassenvorgänge Sie durchschnittlich pro Service-Kraft und Stunde Sie verzeichnen

• wie hoch der durchschnittliche Umsatz pro Service-Kraft ausfällt

Auf dieser Basis ermitteln Sie Ihren Personalbedarf. Gleichzeitig können Sie Ihr Personal so einsetzen, dass Sie den größtmöglichen Gewinn erzielen. Mitarbeitende, die im Durchschnitt mehr Bestellungen abarbeiten, setzen Sie in Ihrer Dienstplangestaltung entsprechend in Zeiten mit einem besonders hohen Gästeaufkommen ein.  

TIPP: Kennzahlen auf Knopfdruck

Machen Sie sich die Arbeit leichter: Mit dem Kassensystem Pro von SumUp erhalten Sie mit nur wenigen Klicks wertvolle Daten und Berichte, die Sie als Basis für Ihre Dienstplangestaltung in der Gastronomie nutzen können. 

Welche Regeln sind bei der Erstellung eines Dienstplans zu beachten?

Die genannten Kennzahlen bieten Ihnen eine gute Basis für die Erstellung eines vorausschauenden Dienstplans in der Gastronomie. Für die Dienstplanerstellung in der Gastronomie müssen Sie allerdings noch weitere Faktoren berücksichtigen. Hierzu zählen sowohl gesetzliche Bestimmung und individuelle Vereinbarungen als auch die persönlichen Wünsche Ihrer Teammitglieder. 

Bleiben Sie flexibel

Die Gastronomie eine sehr schnelllebige Branche. Zwar liefern die oben genannten Kennzahlen eine gute Orientierung für Ihre Dienstplangestaltung. Um flexibel sollten Sie allerdings keinen zu großen Betrachtungszeitraum wählen. In der Regel eignet sich die Betrachtung eines Zeitraums von 14 Tagen. Vergessen sie bei Ihrer Planung aber auch nicht Saisonspitzen Feiertage, besondere Aktionen oder Reservierungen großer Gruppen, die Ihnen mehr Gäste als an einem durchschnittlichen Tag einbringen. Planen Sie zudem ausreichend Reserven ein, um auf unvorhergesehene Bedarfe reagieren oder krankheitsbedingte Ausfälle kompensieren zu können. 

Tipp: Der Blick ins Reservierungsbuch

Arbeiten Sie mit dem Kassensystem Pro von SumUp können Sie Reservierungen über die Tischverwaltung einsehen, um Ihren Personalbedarf zu planen. Alternativ werfen Sie einen Blick in ein Online-Reservierungssystem, um ausreichend Personal vorzuhalten.

Berücksichtigen Sie unterschiedliche Arbeitszeitmodelle

In der Gastronomie finden sich wie in allen anderen Branchen auch unterschiedlich Arten von Arbeitsverträgen: Angefangen bei Festangestellten in Vollzeit über Teilzeitkräfte, Mini-Jobber, Aushilfskräfte bis hin zu Leiharbeitern und Saisonarbeitskräften. Diese Vielfalt können Sie sich bei der Erstellung eines Dienstplans in der Gastronomie zunutze machen. Bauen Sie sich ein Kernteam auf und ergänzen Sie diese mit zusätzlichen Arbeitskräften, die Sie nur nach Bedarf beschäftigen, um beispielsweise Saisonspitzen abzudecken. Auf diese Weise können Sie die Übersetzung bei der Dienstplanung vermeiden. Planen Sie darüber hinaus Mitarbeitende auf Abruf ein, vermeiden Sie Unterbesetzungen. 

Berücksichtigen Sie Wünsche und Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden

Neben rein rechnerischen Faktoren spielt beim Dienstplan in der Gastronomie der menschliche Faktor eine ebenso wichtige Rolle. Berücksichtigen Sie bei der Dienstplanerstellung die Wünsche und Bedürfnisse Ihrer Teammitglieder, werden Sie es Ihnen danken. Die Fluktuation in der Branche ist eh hoch. Sorgen Sie mit einer hohen Mitarbeiterzufriedenheit also dafür, gute Teammitglieder zu halten. Berücksichtigen sie wenn möglich Vorlieben – beispielsweise Früh- oder Spätschichten, Wochenend- und Feiertagsdienste. Gibt es Mitarbeitende mit Kindern, die auf Urlaub in den Schulferien oder Öffnungszeiten der Kita angewiesen sind? Gibt es besondere Sympathien unter den einzelnen Teammitgliedern, welche Mitarbeitenden bilden ein eingespieltes Team?

Verlässliche Planung

Wer in der Gastronomie arbeitet, weiß, dass der Dienstplan nicht in Stein gemeißelt ist. Es gibt immer mal wieder Situationen, in denen Teammitglieder spontan einspringen müssen. Dennoch sollten Sie darauf achten, dass Ihr Team sich auf den Dienstplan verlassen und ihn rechtzeitig veröffentlichen, damit es seine Freizeit und Urlaube planen kann.

Welche arbeitsrechtlichen Regelungen müssen Sie beachten?

Die gesetzlichen Regelungen über die Arbeitszeit in der Gastronomie, die Sie bei Ihrem Dienstplan berücksichtigen müssen, finden Sie im Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Hier sind die werktägliche Arbeitszeit sowie arbeitsfreie Zeiten, Ruhezeiten, Ausnahmefälle und Sonderregelungen sowie Straf- und Bußgeldvorschriften festgehalten.

Grundsätzlich gilt in der Gastronomie werktags von Montag bis Samstag der 8-Stunden-Arbeitstag. Eine Verlängerung auf 10 Stunden ist möglich, solange auf einen Zeitraum von sechs Monaten betrachtet, die durchschnittliche Arbeitszeit pro Tag acht Stunden beträgt. Nicht zulässig ist es, Mitarbeitende über die gesamte Öffnungszeit eines Betriebes einzusetzen, sofern dieser länger als bis zu zehn Stunden geöffnet hat.

Gemäß § 4 ArbZG sind zudem Ruhezeiten einzuhalten:

• Ihre Angestellten dürfen nicht länger als sechs Stunden ohne Pause arbeiten.

• Bei einer Arbeitszeit von sechs bis neun Stunden steht ihnen eine 30-minütige Pause zu.

• Bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden steht ihnen eine 45-minütige Pause zu.

• Die Pause kann in einem Stück oder unterteilt in 15-Minuten-Intervalle genommen werden.

 An Sonn- und Feiertagen gelten in der Gastronomie besondere Regelungen: Auch hier darf die tägliche Arbeitszeit von acht Stunden nicht überschritten werden. Wer sonntags arbeitet, hat zudem Anspruch auf einen Ersatzruhetag, der innerhalb von zwei Wochen gewährt werden muss. Zudem müssen Sie Ihren Angestellten mindestens 15 freie Sonntage pro Jahr gewähren. Dieser Anspruch auf einen Ersatzruhetag gilt auch bei der Arbeit an Feiertagen. Allerdings muss der Ersatztag hier erst innerhalb von acht Wochen gewährt werden.

 Bei Nachtarbeit darf die Arbeitszeit von acht Stunden ebenfalls nicht überschritten werden. Eine Verlängerung der Arbeitszeit auf maximal zehn Stunden ist nur dann zulässig, wenn die Arbeitszeit auf einen Zeitraum von vier Wochen betrachtet pro Nacht im Durchschnitt acht Stunden beträgt (vgl. § 6 ArbZG).

Softwarelösungen für die Dienstplangestaltung in der Gastronomie

Es gibt zahlreiche Softwarelösungen wie

• Aplano

• Planovo

• Shyftplan oder

• Smartplan

die Ihnen verschiedene Funktionen bieten, um Dienstpläne in der Gastronomie zu erstellen, zu verwalten und mit Ihren Teammitgliedern zu teilen.

Alternativ können Sie Ihren Dienstplan auch ganz einfach in Excel, mit Trello oder Google Sheets und Google Calender erstellen. 

Nutzen Sie eine digitale Kassenlösung von SumUp wie das Kassensystem Lite oder die All-in-One-Kassenlösung Kassensystem Pro und suchen eine Lösung, die mehr kann als nur Dienstpläne erstellen, empfehlen wir Ihnen Skello, die Onlinesoftware für Zeit- und Personalmanagement. Mit diesem Tool können Sie alle Aufgaben, die im Zusammenhang mit Ihrer Personalplanung anfallen, einfach und direkt in Ihrer SumUp-Kasse verwalten, da diese mit der Skello-Integration kompatibel ist.

Skello berücksichtigt bei der Dienstplanerstellung automatisch Ihre individuellen Vorgaben und Regeln in Bezug auf unterschiedliche Arbeitsverträge, Verfügbarkeiten etc.. Mithilfe von Skello verwalten Sie Ihren Dienstplan und kommunizieren in Echtzeit mit Ihren Teammitgliedern, sodass Sie über mögliche kurzfristige Dienstplanänderungen jederzeit informiert werden.