Tutto ciò che devi sapere sui programmi di fatturazione elettronica

Quale programma utilizzi per la fatturazione elettronica? Sei alla ricerca di software che possano aiutarti e semplificarti l’operazione di creazione e invio della fattura? 

In questa guida ci concentreremo sui vari applicativi che puoi utilizzare per preparare, emettere fatture e inviarle in formato digitale. 

Come probabilmente già sai, dal 1° luglio 2022, basta generare ricavi superiori a 25.000 euro per avere l'obbligo di emettere fatture in formato elettronico. Dal 1° gennaio 2024, tale obbligo scatterà per tutti, indipendentemente dai ricavi. 

Essere consapevoli di come funziona lo strumento è essenziale per continuare a gestire, e magari migliorare, questo importante processo.

  • Cos'è un programma di fatturazione elettronica

  • Come funzionano i programmi per la fatturazione elettronica

  • Vantaggi della fatturazione elettronica 

  • Obbligo di fatturazione elettronica: Come rispettarlo, esoneri ed evitare sanzioni

  • Quanto costa implementare un programma di fatturazione elettronica

  • SumUp: Fatturazione elettronica rapida e molto altro

  • SumUp fatture e POS per professionisti 

  • Fatturazione elettronica: le conclusioni

Cos'è un programma di fatturazione elettronica

Un programma di fatturazione elettronica è l'applicazione utilizzata per emettere, trasmettere, inviare e conservare le fatture in conformità con l'obbligo di emettere fattura elettronica.

La fattura elettronica può essere creata e trasmessa utilizzando uno dei numerosi software disponibili sul mercato. Per farlo, è sufficiente disporre di una connessione Internet e di un dispositivo come:

  • PC

  • Tablet

  • Smartphone

Una volta preparata la fattura questa viene caricata e inviata direttamente utilizzando i servizi online forniti dall'Agenzia delle Entrate attraverso il portale. L'agenzia si occupa di inviare la fattura al cliente tramite il Sistema di Interscambio (SdI). Inoltre, i programmi di fatturazione elettronica possono offrire altre utili funzionalità, tra cui:

  • Monitoraggio dei flussi di entrate e uscite

  • Gestione dell'inventario

  • Generazione di report

In definitiva, un programma di fatturazione elettronica è un software utilizzato per emettere fatture ai propri clienti in conformità con le attuali leggi italiane. Esistono diversi software disponibili, alcuni dei quali offrono anche funzionalità aggiuntive oltre all'invio delle fatture.

Come funzionano i programmi per la fatturazione elettronica 

Nell'attuale contesto, in cui le transazioni economiche online e i pagamenti digitali sono sempre più diffusi, è diventato indispensabile utilizzare anche un software appositamente progettato per l'emissione delle fatture elettroniche.

Sebbene ce ne siano molti disponibili sul mercato, le funzionalità offerte sono molto simili, poiché ogni programma deve attenersi a quanto previsto dal decreto legislativo 127/2015. I software consentono di:

  • Compilare la fattura: È necessario inserire i dati del mittente e del destinatario, l'importo e fornire informazioni relative al bene o servizio venduto.

  • Formattare il documento: Il software si occupa di creare un documento nel formato XML, come richiesto dalla legge.

  • Firmare digitalmente: La fattura viene così validata legalmente. Il documento è integro e autentico.

  • Inviarla al destinatario tramite il Sistema di Interscambio (SdI): Il sistema provvede all'invio della fattura dopo aver effettuato vari controlli per determinarne la regolarità.

  • Archiviarla: Il software consente di archiviare la fattura, consentendo la consultazione in qualsiasi momento, ad esempio in occasione degli adempimenti fiscali.

Questi sono i principali passaggi che determinano il funzionamento di un programma per la fatturazione elettronica. 

Il processo diventa automatico, riducendo al minimo i possibili errori umani e rendendo l'intero ciclo, dalla compilazione alla conservazione, più rapido e semplice.

Vantaggi della fatturazione elettronica 

L'obbligo di fatturazione elettronica è stato introdotto con l'obiettivo di fornire numerosi vantaggi agli utilizzatori del servizio rispetto alla compilazione delle tradizionali fatture cartacee. 

Il processo di gestione delle transazioni commerciali e dei metodi di pagamento tramite fatturazione elettronica risulta decisamente più semplice e allineato all'impatto della digitalizzazione su cittadini e imprese. Tra i vantaggi principali possiamo citare:

  • Riduzione della carta stampata: Non è più necessario stampare, spedire e conservare documenti cartacei. Le fatture possono essere conservate in modo sicuro e protetto nel cloud, direttamente online.

  • Contabilizzazione efficiente: Il formato digitale delle fatture (XML) semplifica e rende efficiente il processo di contabilizzazione, permettendo un notevole risparmio dei costi di gestione e riducendo al minimo gli errori che possono verificarsi durante la compilazione e l'invio delle fatture.

  • Certezza dell'emissione: Grazie al sistema di interscambio, è garantito che la fattura arrivi immediatamente e in modo sicuro al destinatario. Ciò contribuisce a creare un ecosistema più rapido ed efficiente.

  • Vantaggi fiscali: È importante ricordare che la fatturazione elettronica elimina l'obbligo di mantenere i registri IVA per coloro che aderiscono al regime di contabilità semplificata. Ciò semplifica ulteriormente la gestione delle entrate e delle uscite.

Obbligo di fatturazione elettronica: Come rispettarlo, esoneri ed evitare sanzioni

L'obbligo della fatturazione elettronica si è esteso nel corso degli anni, coinvolgendo diversi soggetti. 

Inizialmente, sono stati obbligati gli operatori della pubblica amministrazione e tutte le operazioni B2B, ovvero le transazioni tra imprese e, in generale, le operazioni B2C rivolte ai consumatori finali. 

Fino al 1° gennaio 2024, sono esclusi dall'obbligo di fatturazione elettronica solo pochi soggetti: quelli in regime forfettario con compensi inferiori ai 25.000 euro, che possono ancora emettere fatture cartacee.

Nel dettaglio, nel corso del 2023, gli unici soggetti esonerati dalla fatturazione elettronica sono quindi le imprese e gli autonomi in "regime di vantaggi", quelli in "regime forfettario" e i piccoli produttori agricoli.

Tuttavia, l'obbligo si estenderà anche ai soggetti che attualmente adottano regimi di vantaggio o forfettari a partire dal 2024. Per tutti gli altri, è necessario già da oggi emettere e-fatture. È importante prendere familiarità con lo strumento della fatturazione elettronica poiché presto o tardi tutti dovranno abituarsi a utilizzarlo.

È opportuno ricordare che in caso di mancato rispetto dell'obbligo, come previsto dalla legge 471/1997, si corre il rischio di essere sanzionati con un importo variabile che parte da un minimo di 500 euro e può arrivare a un importo che corrisponde al 90% - 180% dell'imponibile non documentato.

Quanto costa implementare un programma di fatturazione elettronica

Oggi ci sono molte opzioni disponibili per emettere fatture elettroniche. Tra queste, esistono soluzioni gratuite che consentono di adempiere agli obblighi previsti dalla legge

Una di queste è la piattaforma fornita dall'Agenzia delle Entrate. Questa piattaforma permette di compilare le fatture, inserire il tipo di fattura e inviarle in formato XML. Per utilizzare il software, è sufficiente scaricare il programma dedicato e installare Java sul proprio PC.

Tuttavia, questa applicazione offre solo funzionalità di base che potrebbero non soddisfare chi ha bisogno di un software completo che consenta di creare rapidamente fatture e usufruire di altri servizi essenziali per una gestione efficiente delle transazioni.

Optando per software esterni, è possibile, oltre alla fattura, anche: 

  • Inviare link di pagamento 

  • Generare preventivi e fatture pro forma  

  • Monitorare le vendite 

  • Mettere a disposizione diversi metodi di pagamento 

  • Gestire il magazzino 

  • Generare report

Facendo una breve ricerca sul web, si può facilmente trovare una varietà di piattaforme "all-in-one". 

I costi di queste soluzioni possono variare. Ci sono fornitori di servizi che richiedono un abbonamento mensile, che può andare da poche decine a diverse centinaia di euro, e ci sono soluzioni comode che addebitano solo una minima commissione per ogni fattura inviata e pagata dal cliente. 

La scelta dipende dalle proprie esigenze e da quanto si ritiene necessario avere strumenti e prodotti personalizzati che rendano la gestione delle entrate e delle uscite il più rapida, automatizzata ed efficiente possibile.

SumUp: Fatturazione elettronica rapida e molto altro

Tra gli applicativi migliori per una gestione semplice e rapida delle fatture, SumUp Fatture si distingue come uno dei più utilizzati e apprezzati da professionisti, piccole e medie imprese

La piattaforma offerta da SumUp è pratica e innovativa, consente di svolgere diverse attività in modo efficiente.

Ecco cosa puoi fare con SumUp Fatture:

  • Creare e inviare fatture professionali all'Agenzia delle Entrate

  • Offrire la possibilità di saldare le fatture in pochi clic

  • Monitorare le vendite in modo intuitivo

  • Inviare solleciti di pagamento ai clienti

  • Generare preventivi per i tuoi servizi

Utilizzando SumUp Fatture, puoi elaborare fatture elettroniche conformi alla legge. Inoltre, la funzione di personalizzazione dei modelli ti consente di utilizzare la fattura come strumento promozionale per valorizzare il tuo marchio. 

L'applicazione ti permette anche di gestire rapidamente i dati dei clienti. Tutte le fatture emesse vengono salvate automaticamente, consentendoti di consultare facilmente tutti i documenti inviati in pochi clic.

L'utilizzo di SumUp Fatture è estremamente semplice. Basta accedere al servizio inserendo l'indirizzo email e la password, quindi immettere i dati della propria attività. Da quel momento, puoi iniziare a emettere fatture.

Ma quanto costano i servizi di SumUp Fatture? I prezzi sono chiari e competitivi. SumUp mette a disposizione due piani tariffari. Il primo è gratuito e non ha costi di attivazione. Con questo piano, puoi inviare fino a 4 fatture al mese e paghi solo una commissione del 2,5% sui pagamenti online effettuati tramite il link delle fatture. 

In alternativa, puoi optare per il piano Pro a soli 8 euro al mese. Con questo piano, puoi inviare fatture e preventivi illimitati, e viene applicata una commissione del 1,25% sui pagamenti online effettuati tramite il link delle fatture.


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SumUp fatture e POS per professionisti 

La possibilità di emettere fatture è solo uno dei tanti servizi offerti da SumUp. Lavoratori autonomi e aziende hanno ora la possibilità di beneficiare di molti altri strumenti. In particolare, ti invitiamo a dare un'occhiata ai POS per professionisti:

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Fatturazione elettronica: le conclusioni

In questo approfondimento abbiamo esaminato tutto ciò che è necessario sapere oggi sui programmi per la fatturazione elettronica. 

Nonostante, almeno all’inizio, possa risultare difficile abbandonare le vecchie abitudini, siamo sicuri che, dopo i primi utilizzi, sarà difficile tornare indietro alle classiche fatture cartacee. 

Scegliendo il giusto fornitore infatti potrai beneficiare di un servizio efficiente non solo per l'invio delle fatture, ma anche per ottimizzare la gestione complessiva dei pagamenti. 

Avrai accesso continuo al registro delle fatture emesse e potrai utilizzare strumenti pratici per inviare preventivi, richieste di pagamento e tanto altro. 

Con il progresso in continua evoluzione, essere all'avanguardia è fondamentale, e noi SumUp siamo orgogliosi di metterti a disposizione numerosi ed evoluti strumenti per una gestione sempre più efficiente e ottimizzata della tua attività.

SumUp Team