Gibt es eine Registrierkassenpflicht in Deutschland?

Eine einfache Frage, aber keine ganz so einfache Antwort. Grundsätzlich sind Händler und Gastronomen nicht dazu verpflichtet, Registrierkassen in ihren Betrieben einzusetzen. Nutzen sie allerdings elektronische Kassensysteme, müssen diese den Anforderungen der Kassensicherungsverordnung entsprechen. 

Dann gibt es also doch eine Registrierkassenpflicht? Wir erklären Ihnen, was es mit der Kassensicherheitsverordnung auf sich hat, welche Anforderungen sie an Handel und Gastronomie stellt und welche Alternativen es gibt.

Registrierkassenpflicht: ja oder nein?

Um die Frage zu beantworten, muss man zunächst einmal den Hintergrund zur sogenannten Kassensicherungsverordnung, kurz KassenSichV, und dem Kassengesetz, kurz KassenG, beleuchten. Die Kassensicherungsverordnung wurde 2017 vom Finanzministerium erlassen, um die Manipulation an Registrierkassen zu verhindern. Durch diese Manipulation gehen dem Fiskus insbesondere in bargeldintensiven Betrieben jährlich hohe Steuereinnahmen verloren. Grundlage für die Registrierkassenpflicht in Deutschland ist das Kassengesetz.

Technischen Sicherheitsvorrichtung (TSE)

Um dies zu verhindern, schreibt die Verordnung, dass elektronische Registrierkassen in Deutschland seit dem 30.09.2020 mit einer technischen Sicherheitsvorrichtung, der sogenannten TSE, ausgestattet sein müssen. Die TSE speichert sämtliche Kassenvorgänge auf einem internen Speicher und schickt bei jeder Transaktion einen Code an die Kasse zurück. 

Belegausgabepflicht

An dieser Stelle kommt neben der Registrierkassenpflicht eine weitere Verpflichtung zum Tragen: Die Kassenbon- oder Belegausgabepflicht. Diese besagt, dass im Einzelhandel sowie in der Gastronomie jeder Kundin und jedem Kunden ein Bon ausgehändigt werden muss, der einen Verkauf oder eine Bewirtung belegt. Auf diesem Kassenbon findet sich dann auch der oben genannte Code wieder.

Sämtliche Daten – inklusive des Codes – werden in einem Protokoll gespeichert. Dieses Protokoll muss sowohl unveränderbar als auch an das Finanzamt exportierbar sein.

Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung 

Jetzt werden Sie als Händlerin und Händler oder Gastronomin und Gastronom vielleicht einwenden, dass Sie doch bereits durch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD, dazu verpflichtet sind, sämtliche Transaktionen lückenlos und unveränderbar zu speichern – wozu also die Registrierkassenpflicht? Und grundsätzlich haben Sie mit diesem Einwand auch recht. Allerdings handelt es sich bei den GoBD lediglich um eine Verwaltungsvorschrift. Damit fehlt dem Finanzministerium eine gesetzliche Grundlage, um gegen die Manipulation vorzugehen. Diese wurde jetzt entsprechend mit der Kassensicherungsverordnung geschaffen. 

Verpflichtet das neue Finanzgesetz Restaurantbesitzer dazu, eine Registrierkasse anzuschaffen?

Die Kassensicherungsverordnung stellt Handel und Gastronomie jetzt vor eine neue Herausforderung. Neben den Vorschriften zur ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) und der Belegausgabepflicht verpflichtet sie Händler und Gastronome ab Januar 2023 also, sämtliche Kassenvorgänge über elektronische Registrierkassen in einem manipulationssicheren und in einem für das Finanzamt exportierbaren Journal zu speichern. 

Aufmerksamen Leserinnen und Lesern fällt auf, dass in der Kassensicherungsverordnung von elektronischen Kassenpflicht die Rede ist. Hierzu zählen PC-Kassensysteme, elektronische Registrierkassen sowie andere computergestützte Systeme. Das bedeutet, wenn Sie eine solche Kasse in Ihrem Betrieb nutzen, muss diese gemäß der Verordnung bereits seit dem 1. Januar 2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein. Hier hat der Gesetzgeber den Betrieben, deren Kassensystem nicht TSE-fähig ist, eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2022 eingeräumt. Die Übergangsfrist endet am 1. Januar 2023: Elektronische Registrierkassen, die sich nicht mit der technischen Sicherheitseinrichtung aufrüsten lassen, müssen jetzt durch eine TSE-fähige Kasse ersetzt werden. 

TSE-Kassen müssen über eine Seriennummer verfügen. Über diese Nummer kann das Finanzamt Aufzeichnungen eindeutig einem Betrieb zuweisen. Daher sind Einzelhändler und Gastronomiebetriebe dazu verpflichtet, TSE-Kassen beim Finanzamt anzumelden. 

Wer sich nicht daran hält und eine elektronische Kasse ohne TSE einsetzt, muss mit einem Bußgeld und einer Prüfung durch das Finanzamt rechnen. Werden im Rahmen der Kassenschau fehlerhafte oder lückenhafte Aufzeichnungen vorgelegt, nimmt das Finanzamt eine Schätzung der Umsätze vor, was nur selten zugunsten der Unternehmen ausfällt und meist hohe Steuernachzahlungen mit sich bringt. 

Welche Alternative zu einer Registrierkasse gibt es?

Um auf die Frage zurückzukommen, ob es in Deutschland eine Registrierkassenpflicht gibt, lautet die Antwort also grundsätzlich nein. Alternativ können Sie in Ihrem Betrieb auch eine offene Ladenkasse führen. In diesem Fall verzichten Sie auf technische Unterstützung bei der Aufzeichnung Ihrer Einnahmen und Ausgaben.

Die offene Ladenkasse befreit Sie aber nicht von der Pflicht, sämtliche Umsätze lückenlos und unveränderbar aufzuzeichnen. Dazu gehört die Erstellung eines täglichen kassensturzfähigen Kassenberichts. Das bedeutet, dass bei einer Prüfung, der sogenannten Kassenschau, gewährleistet sein muss, dass sachverständige Prüfer:innen jederzeit in der Lage sind, den Sollbestand laut Kassenbericht mit dem Istbestand in der Ladenkasse zu vergleichen. 

Ein wöchentlicher oder ein monatlicher Kassenbericht sind entsprechend nicht zulässig. Ebenfalls nicht zulässig ist ein Kassenbericht, der mit einer Standardsoftware wie Word oder Excel erstellt wurde. Hier ist die Unveränderbarkeit der Einträge nicht gewährleistet. Nutzen Sie eine Software, achten Sie bei der Auswahl darauf, dass Sie GoDB-konform ist, damit Ihre Aufzeichnungen vor dem Finanzamt Bestand haben.

Kann man auf eine Registrierkasse verzichten?

Grundsätzlich können Steuerpflichtige selbst entscheiden, ob sie eine offene Ladenkasse, eine elektronische Registrierkasse oder ein PC-Kassensystem verwenden. Eine offene Ladenkasse bietet sich für kleine Betriebe an. So verzichten beispielsweise Marktbeschicker, Imbissbudenbetreiber oder Foodtrucks die Schubladenkasse statt einer elektronischen Registrierkasse. 

Vorteile elektronischer Registrierkassen

Obwohl es in Deutschland also keine Registrierkassenpflicht gibt, kann sich der Einsatz einer elektronischen Registrierkasse aber auch bei geringeren Umsätzen lohnen. So verschaffen Sie sich beispielsweise bei einer Kassenschau Rechtssicherheit: Nutzen Sie eine TSE-fähige Registrierkasse, sind Sie nicht in der Pflicht, die Vollständigkeit und die Korrektheit Ihrer Aufzeichnungen zu beweisen. Über das exportierbare Journal gewähren Sie dem Finanzamt Zugriff auf Ihre aufgezeichneten Daten. Aufgrund der technischen Sicherheitseinrichtung geht das Finanzamt zunächst von der Richtigkeit der Aufzeichnung aus. Bei Unstimmigkeiten lassen sich nachträgliche Manipulationen an den Umsatzdaten mithilfe einer Prüfsoftware erkennen.

Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie sich mit einer elektronischen Registrierkasse die Arbeit erheblich erleichtern. Die Aufzeichnung sämtlicher Umsätze sowie die Erstellung des täglichen Kassenberichts erfolgen automatisch. Sie müssen den Bericht lediglich am Ende des Tages mit dem Kassenbestand vergleichen. 

Last but not least erleichtern Sie sich mit einer elektronischen Registrierkasse auch Ihre Belegausgabepflicht, Ihren Kund:innen für jeden Verkauf oder jede Bewirtung einen Kassenbon auszustellen. Hier können Sie sogar auch gleichzeitig etwas für die Umwelt tun, indem Sie der Belegausgabepflicht elektronisch nachkommen: Schicken Sie Ihren Kunden den Beleg einfach als PDF per E-Mail, statt ihn auf Papier auszudrucken. 

Kosten für die Umrüstung

Einzelhandels- und Gastronomiebetriebe, die im Zuge der Kassensicherungsverordnung ihr Kassensystem umrüsten oder durch TSE-fähige Kassensysteme ersetzen müssen, erwarten natürlich zunächst Ausgaben. Für die Nachrüstung einer TSE – in der Regel in USB- oder SD-Form – müssen Sie etwa mit 250 € rechnen. Darin enthalten ist eine Zertifizierung für drei oder fünf Jahre. Alternativ können Sie sich für ein cloudbasiertes System entscheiden. Hier fallen die Kosten über die Nutzungsdauer meist höher aus. 

Die gute Nachricht zur Registrierkassenpflicht: Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) unterstützt die Investition in digitale Technologien. Der Förderzuschuss wird anteilig an den Investitionskosten berechnet. Die maximale Fördersumme liegt bei 50.000 € pro Unternehmen. Zudem können Sie die Anschaffungskosten für die TSE über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von drei Jahren in Ihrer Steuererklärung abschreiben.