Registratore di cassa telematico: per chi è obbligatorio?

Domandarsi per chi è obbligatorio il registratore di cassa telematico è lecito e, se in linea di massima, si può affermare che chiunque operi nella vendita al dettaglio è tenuto a dotarsi di questo dispositivo, è altrettanto vero che alcune categorie di commercianti ne sono esonerate.

Oltre a questo, l’introduzione del registratore di cassa telematico obbligatorio ha generato molti altri dubbi tra commercianti ed esercenti.

Ad esempio, cosa succede se la connessione si interrompe o se ci si dimentica di inviare i corrispettivi? Come funziona il registratore di cassa telematico obbligatorio? Che differenza c’è fra scontrino elettronico e documento commerciale cartaceo?

In questo articolo cerchiamo di fare maggior chiarezza sull’obbligatorietà e il funzionamento del registratore di cassa telematico.

Registratore di cassa telematico obbligatorio: per chi è davvero indispensabile?

L’obbligo al registratore di cassa telematico parte in sordina il 1° luglio 2019 a seguito del Dlsg 127/2015, il quale impone a tutti i commercianti, con un volume d’affari pari o superiore a 400.000 euro annui, di dotarsene.

Dal gennaio 2021, invece, gli incassi smettono di essere una discriminante e tutte le attività commerciali sono obbligate a possedere un registratore di cassa telematico e ad emettere scontrino elettronico, indipendentemente da quanto incassani.

Per venire incontro alle difficoltà degli esercenti, soprattutto a quelle dei piccoli commercianti, la legge ha previsto una serie di proroghe, al fine di consentire loro di mettersi in regola con la nuova normativa, senza correre il rischio di essere esposti a sanzioni. Quindi, da quando è obbligatorio il registratore di cassa telematico per tutti?

Dal 1° gennaio 2022, quando le concessioni e le proroghe sono finite: ora chiunque effettui la vendita al dettaglio, deve necessariamente possedere un registratore di cassa telematico.

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Cos’è il registratore di cassa telematico obbligatorio?

Il registratore di cassa telematico può avere diverse sembianze, ma in linea di massima non si discosta poi molto da quello tradizionale, se non per il collegamento diretto con il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate, al quale ogni giorno comunica gli incassi, inviando i corrispettivi.

Alcuni registratori di cassa telematici possiedono ancora i normali tasti fisici, ma per lo più sono ormai tutti digitalizzati, dotati di tastiera multifunzione con touch screen, che consentono diverse altre funzioni, dalla gestione degli ordini a quella dell’inventario, dalla possibilità di emettere buoni regalo a quella, fondamentale, di permettere il pagamento tramite i lettori POS.

Ovviamente, essendo deputati ad assolvere funzioni tanto importanti, per essere a norma i registratori di cassa telematici devono rispettare i requisiti stabiliti dalla legge ed essere certificati dall’Agenzia delle Entrate.

La buona notizia è che a te basterà acquistarlo, perché a tutto il resto penserà il tecnico abilitato all’installazione, che si farà carico di attivare il registratore di cassa telematico obbligatorio, collegandolo al Sistema di Interscambio. Una procedura che una volta terminata, ti consentirà di scaricare il tuo personale codice QR, da stampare ed apporre sul registratore per ogni eventuale, futuro controllo.

Come funziona il registratore di cassa telematico obbligatorio

Chiarito cos’è, vediamo adesso cosa cambia con il registratore di cassa telematico. Lo scopo ultimo di questo dispositivo è quello di trasmettere in via telematica i corrispettivi giornalieri, ossia gli incassi.

Per farlo, memorizza tutte le entrate generate dalla vendita di beni o servizi e al termine della giornata crea un file XML, che in un secondo momento viene trasmesso all’Agenzia delle Entrate. In caso di mancanza di collegamento Internet, ci si può avvalere della cosiddetta “procedura di emergenza”, prevista dall’Agenzia delle Entrate.

Al di là di tutte le polemiche sorte all’indomani dell’entrata in vigore della legge, i vantaggi del registratore di cassa telematico obbligatorio sono diversi:

• permette di non perdere tempo, a fine giornata, registrando manualmente i corrispettivi giornalieri

• esonera dal dover produrre scontrino con valenza fiscale

• occupa meno spazio nel punto cassa

• offre praticità e semplicità di utilizzo

• dà la possibilità di controllare la tua attività anche da remoto

• grazie alla possibilità di integrare tale dispositivo con altri gestionali, ti consente di snellire gestione e supervisione dell’attività

Quindi, lo scontrino cartaceo scompare del tutto? La risposta è no. I tuoi clienti avranno ancora la possibilità di ricevere un documento cartaceo o digitale, a riprova del loro acquisto.

Scontrino elettronico e documento commerciale

Oltre alla trasmissione dei corrispettivi, il registratore di cassa telematico provvede all'emissione dello scontrino elettronico, che dopo essere stato generato, viene conservato ed inviato all’Agenzia delle Entrate. In pratica, scompare il vecchio scontrino fiscale, sostituito dal cosiddetto documento commerciale, rilasciato per attestare l’acquisto del prodotto e tutelare la possibilità di avvalersi dei diritti di garanzia.

Il cliente, infatti, riceverà una sorta di scontrino, non più fiscale, contenente le seguenti informazioni:

• denominazione dell’attività

• indirizzo della sede legale

• numero di Partita I.V.A.

• data e ora di emissione del documento

• numero del documento

• breve descrizione dei beni o servizi acquistati

• importo pagato

• I.V.A. corrisposta

In pratica, una copia dello scontrino elettronico, con la differenza che quest’ultimo conterrà anche informazioni sul software utilizzato e sui dati di trasmissione.

La vera novità introdotta dall’obbligo al registratore di cassa telematico, invece, risiede nella possibilità, previo accordo con il cliente, di fornire un documento commerciale digitale, al posto di quello cartaceo. Un nuovo modo di assolvere agli obblighi di legge, che oltre a facilitare la vita, contribuisce alla sostenibilità del pianeta.

Registratore di cassa telematico obbligatorio: ecco tutte le sanzioni

Da quando è obbligatorio il registratore di cassa telematico, fra i commercianti serpeggia un po’ di timore: cosa succede se il dispositivo si rompe, se il collegamento si interrompe o se non procedo per tempo alla manutenzione periodica?

A rispondere a queste e ad altre domande provvede l’Agenzia delle Entrate, che chiarisce alcuni punti e determina l’ammontare delle sanzioni per il mancato invio dei corrispettivi. 

Ad esempio, sappi che in caso di malfunzionamento, non ti basterà annotare le entrate nel “registro di emergenza”, perché dovrai anche richiedere un immediato intervento di manutenzione, pena una sanzione amministrativa. che può andare dai 250 ai 2.000 euro. Se poi non provvederai nemmeno ad annotare quanto incassato, ti verrà applicata un’ulteriore sanzione, proporzionale al 90% dell’IVA non registrata o non trasmessa.

La manutenzione del registratore di cassa telematico, poi, è obbligatoria. Se ti dimenticassi di farla o se manomettessi il dispositivo, andrai incontro a una multa dai 3.000 ai 12.000 euro, senza considerare le sanzioni penali, qualora l’autorità decidesse che il fatto costituisce reato. Inoltre, in questi casi verranno aggiunte le sanzioni accessorie, che prevedono la sospensione della licenza per periodi che possono andare da 15 giorni ai 2 mesi. In caso di recidiva, anche fino a 6 mesi.

Se invece non provvederai per tempo a metterti in regola con l’obbligo al registratore di cassa telematico, allora sappi che incorrerai in una salata sanzione amministrativa, che varia dai 1.000 ai 4.000 euro, oltre alle sanzioni sopra citate. 

Obbligo registratore di cassa telematico: chi è esonerato

Se è vero che il registratore di cassa telematico è obbligatorio per chi ha un’attività commerciale (come ad esempio un ristorante) indipendentemente dai volumi di affari, è pur vero che ad alcune categorie di commercianti è stata concessa l’esenzione.

 A cominciare dai liberi professionisti, che non hanno alcun obbligo di possedere un registratore di cassa telematico, ma che, al contrario, sono tenuti all’emissione della fattura elettronica.

Tra gli esonerati all'obbligo del registratore di cassa telematico, troviamo anche coloro che, per un motivo o per l’altro, svolgono attività di interesse pubblico o che coinvolgono in qualche modo lo stato, come ad esempio i tabaccai, gli edicolanti, le mense aziendali e scolastiche e le aziende che vendono prodotti agricoli in regime speciale, come vino, olio e aceto, sottoposti ad un differente regime fiscale.

Ricapitolando, quindi, è possibile affermare che l’obbligatorietà al registratore di cassa telematico per chi vende al dettaglio investe, di fatto, chiunque operi nel commercio di beni o servizi.

Un’ottima ragione per metterti subito in regola: eviterai sanzioni pesanti e, soprattutto, potrai presentarti in modo serio e professionale alla tua clientela, che si sentirà più garantita nel servirsi da te.