Guida completa alla fatturazione elettronica: cos’è e come funziona

Senti spesso parlare di fatturazione elettronica ma non sai cos'è e a cosa serve? Hai appena aperto partita IVA e ti hanno chiesto di emettere una fattura elettronica, ma non sai come fare? Niente paura, siamo qui per aiutarti!

Con l'obbligo di emettere fattura elettronica, introdotto in Italia nel 2019, la fatturazione elettronica è ormai diventata indispensabile. Questo strumento ha permesso di rivoluzionare il modo di gestire le fatture, rendendole più rapide, efficienti e sicure.

In questo articolo ti spiegheremo tutto quello che devi sapere sulla fatturazione elettronica, dalla compilazione all'archiviazione. Pronto a scoprire come rivoluzionare il tuo lavoro con la fatturazione elettronica? Buona lettura!

Cos'è una fattura elettronica? 

Se sei un imprenditore o un professionista, avrai sicuramente sentito parlare di fatturazione elettronica. Sai però cos'è di preciso questo strumento e quali vantaggi offre rispetto alla tradizionale fatturazione cartacea?

In breve, la fatturazione elettronica è una modalità interamente digitale di emissione, invio e conservazione delle fatture. La differenza principale tra la fatturazione elettronica e quella tradizionale, perciò, sta nell'utilizzo di specifici strumenti informatici. 

Una fattura tradizionale, infatti, richiede la stampa su carta, la firma manuale e l'invio per posta o consegna diretta. La fatturazione elettronica, invece, prevede l'emissione, la firma digitale e la trasmissione telematica tramite il cosiddetto Sistema di Interscambio. 

I vantaggi della fatturazione elettronica sono molteplici, tra cui:

• Riduzione dei costi di produzione e invio delle fatture, grazie all'eliminazione della carta e della necessità di spedizione postale

• Miglioramento dell'efficienza nella gestione delle fatture, grazie alla riduzione dei tempi di elaborazione e alla possibilità di automatizzare i processi

• Maggiore sicurezza nella conservazione dei documenti, grazie alla loro archiviazione digitale

• Miglioramento della tracciabilità e della trasparenza delle transazioni commerciali, grazie alla registrazione dei pagamenti digitali nel Sistema di Interscambio

La fatturazione elettronica rappresenta, perciò, un modo moderno e vantaggioso per gestire la contabilità della propria attività commerciale e professionale.

Come funziona la fatturazione elettronica 

La fatturazione elettronica rappresenta un importante passo verso la digitalizzazione dei processi di fatturazione. Vuoi capire meglio come funziona la fatturazione elettronica? Eccoti un elenco dei principali passaggi del processo di fatturazione elettronica:

• Creazione della fattura elettronica: la fattura elettronica deve essere creata in formato digitale XML e compilata 

• Trasmissione della fattura elettronica: la fattura elettronica viene trasmessa al Sistema di Interscambio (SDI)

• Ricezione e verifica della fattura elettronica: il cliente riceve la fattura elettronica tramite il canale di trasmissione stabilito e ne verifica la correttezza 

• Pagamento della fattura elettronica: il cliente effettua il pagamento della fattura elettronica utilizzando i metodi di pagamento previsti

• Conservazione della fattura elettronica: la fattura elettronica deve essere conservata in formato digitale per almeno 10 anni, sia dal fornitore che dal cliente. Inoltre, è necessario garantire l'integrità e l'autenticità della fattura elettronica durante il periodo di conservazione

Come puoi vedere, la fatturazione elettronica prevede diversi passaggi. Molti di questi step, fortunatamente, sono però gestiti automaticamente dal software utilizzato e dal SDI. Scopriamo quindi insieme cos'è il Sistema di Interscambio e come funziona.

SDI: cos'è e come funziona 

Il Sistema di Interscambio (SDI) è uno strumento fondamentale per la fatturazione elettronica in Italia. Si tratta di un sistema di trasmissione telematica, che consente lo scambio delle fatture elettroniche tra emittente e destinatario.

Il funzionamento del SDI è abbastanza semplice: una volta che l'emittente ha creato la fattura elettronica, questa viene trasmessa al SDI. Il sistema verifica la corretta compilazione della fattura e la consegna al destinatario stesso. 

La fattura viene quindi memorizzata nell'archivio dell'Agenzia delle Entrate e resa disponibile sia all'emittente che al destinatario. In questo modo viene così garantita la conservazione a norma dei documenti contabili.

Attenzione però. Il SDI è solo il canale di trasmissione delle fatture elettroniche e non il software utilizzato per la creazione delle stesse. Come fare, perciò, a compilare una fattura digitale e inviarla al SDI dal proprio dispositivo o PC?

Come si emette una fattura elettronica?

Come avrai intuito, per emettere una fattura elettronica bisogna innanzitutto dotarsi di un software di fatturazione elettronica. Questi strumenti consentono di creare, gestire e inviare le fatture in formato digitale, semplificando il processo di fatturazione.

Esistono diverse tipologie di software per la fatturazione elettronica, tra cui delle applicazioni scaricabili direttamente sul proprio PC o smartphone. In alternativa, puoi utilizzare delle piattaforme web-based dedicate.

Una volta scelto il software, è possibile procedere con la creazione della fattura elettronica. Il documento deve contenere tutte le informazioni obbligatorie richieste dalla normativa fiscale, tra cui:

• Dati del cedente/prestatore di servizio: nome o ragione sociale, indirizzo, partita IVA o codice fiscale, codice SDI (se presente)

• Dati del cessionario/committente: nome o ragione sociale, indirizzo, partita IVA o codice fiscale

• Numero e data di emissione della fattura

• Descrizione dei beni/servizi forniti: quantità, unità di misura, importo unitario e totale

• Importo totale della fattura, aliquote e imponibile IVA, eventuali sconti, premi applicati, ritenute d'acconto o altre imposte a carico del cedente/prestatore

• Causale della fattura

• Modalità e termini di pagamento

Dopo aver creato la fattura, è possibile inviarla al cliente. Per farlo, come ti abbiamo già accennato, è necessario utilizzare il Sistema di Interscambio delle Fatture. Il SDI si occuperà poi di trasmettere la fattura al destinatario e di garantirne l'integrità e la validità fiscale.

Cos'è il codice SDI di una fattura elettronica? 

Il codice SDI - o destinatario - è uno tra i dati più importanti che devi conoscere per emettere correttamente una fattura elettronica. Questo codice alfanumerico di 7 caratteri, infatti, identifica il destinatario della fattura elettronica. 

In altre parole, il codice destinatario è come un indirizzo virtuale a cui inviare la fattura elettronica. Perché, però, è così importante? Il codice destinatario garantisce che la fattura elettronica venga recapitata al destinatario corretto, evitando possibili ritardi. 

Grazie ad esso, infatti, il Sistema di Interscambio può individuare correttamente il soggetto a cui inviare la fattura. Sia che si tratti di un'impresa, di un professionista, di un ufficio della Pubblica Amministrazione o di un consumatore privato. 

Eccoti i principali codici SDI da inserire all'interno della tua fattura elettronica in fase di compilazione:

• Per i clienti privati senza partita IVA, il codice destinatario da utilizzare è solitamente "0000000". Inserendo tale stringa, la fattura elettronica emessa verrà recapitata nel cassetto fiscale del cliente, che potrà visualizzarla e salvarla

• Le aziende e i professionisti, possiedono un codice destinatario personale. In questo caso, dovrai chiedere tale codice al tuo cliente per compilare la fattura elettronica

• Per la Pubblica Amministrazione, il codice destinatario è sostituito dal Codice Univoco. Quest'ultimo è una stringa di 6 caratteri che identifica ogni ufficio pubblico. In questo modo, il Sistema di Interscambio invierà la fattura direttamente all'ufficio competente

• Per i clienti esteri, sia business che consumer, il codice destinatario della fattura elettronica deve essere indicato con la codifica "XXXXXXX"

L'importanza del software per la fatturazione elettronica 

Scegliere il software giusto per la fatturazione elettronica può fare la differenza tra una gestione efficiente e una fonte, invece, di problemi. Per tua fortuna, esistono oggi molte valide soluzioni sul mercato, ognuna con le proprie caratteristiche e utilizzi. 

I software per la fatturazione elettronica, infatti, offrono ai professionisti diverse funzionalità. Attraverso questi strumenti non solo puoi generare le fatture, ma anche conservarle digitalmente e gestire i pagamenti. 

Spesso, inoltre, i software possono comunicare direttamente con gli altri applicativi aziendali, rendendo ancora più facile e smart il processo di fatturazione. Puoi addirittura trovare soluzioni in grado di automatizzare la generazione delle fatture elettroniche!

Per scegliere il software giusto, ti consigliamo di valutare la semplicità d'uso, la compatibilità con i tuoi dispositivi, il livello di sicurezza offerto e il supporto tecnico disponibile. Inoltre, dovrai verificare che il software sia conforme alle normative fiscali in vigore e in grado di garantire la conservazione digitale delle fatture emesse.

Se stai cercando un software per la fatturazione elettronica a costo zero, puoi dare un'occhiata ai servizi dell'Agenzia delle Entrate. Ne esistono ben 3 diverse varianti:

• Portale web: oltre a predisporre consente anche di trasmettere le fatture elettroniche. Per utilizzare questa procedura occorre accedere al portale "Fatture e Corrispettivi"

• Software per PC fisso: tale procedura consente solo di predisporre e salvare i file delle fatture elettroniche

• App “Fatturae”: disponibile negli store IOS o Android, consente anche di trasmettere le fatture elettroniche

SumUp Fatture: gestire la fatturazione elettronica non è mai stato così facile

Stai cercando un software completo, in grado di semplificare la tua vita professionale e aiutarti a gestire le tue fatture in modo veloce e sicuro? Allora SumUp Fatture è la soluzione che fa per te! 

Il nostro servizio di fatturazione elettronica ti permette di creare e inviare le tue fatture in pochi secondi, risparmiando tempo prezioso e migliorando la tua produttività. Inoltre, grazie alle notifiche istantanee di SumUp Fatture, saprai sempre quando la tua fattura viene visualizzata, pagata o risulta scaduta.  

Utilizzando i Lettori di Carte SumUp, potrai poi gestire i pagamenti ancora più facilmente. Il nostro pos per professionisti, infatti, permette ai tuoi clienti di saldare le fatture emesse ovunque e in pochi istanti. Non aspettare oltre: prova oggi il nostro SumUp Fatture e inizia subito a guadagnare.

Fattura elettronica: esempio verso privati senza partita IVA 

Se sei un venditore o un libero professionista, uno dei clienti che probabilmente incontrerai più spesso è il privato senza partita IVA. Vediamo quindi insieme come compilare una fattura elettronica in questo caso specifico.

Innanzitutto, a meno che tu non sia in regime forfettario, dovrai obbligatoriamente emettere fattura elettronica. A seconda della situazione del destinatario, tuttavia, la compilazione della fattura può presentare alcune differenze. Ecco come bisogna compilare la fattura in base alla casistica:

• Privato senza codice destinatario e senza PEC:

  • Inserire nel campo "CodiceDestinatario" il codice convenzionale "0000000" (sette zeri)

  • Non compilare il campo "IdFiscaleIVA", ma specificare solo ed esclusivamente il "CodiceFiscale"

  • Lasciare vuoto il campo "PECDestinatario"

• Privato con codice destinatario:

  • Inserire il codice destinatario nel campo "CodiceDestinatario"

  • Non compilare il campo “IdFiscaleIVA”, ma specificare esclusivamente il “CodiceFiscale”

  • Lasciare vuoto il campo "PECDestinatario"

• Privato con PEC:

  • Inserire nel campo "CodiceDestinatario" il codice convenzionale "0000000" (sette zeri)

  • Inserire l'indirizzo PEC nel campo "PECDestinatario"

  • Non compilare il campo “IdFiscaleIVA”, ma specificare esclusivamente il “CodiceFiscale”

• Privato estero:

  • Inserire nel campo “CodiceDestinatario” il codice “XXXXXXX” (sette volte X)

  • Non compilare il campo "IdFiscaleIVA", ma specificare solo ed esclusivamente il "CodiceFiscale"

Una volta inviata la fattura elettronica tramite SDI, il cliente potrà visualizzare il documento nella sua area riservata sul sito web dell'Agenzia delle Entrate. Inoltre, nel caso in cui la fattura elettronica riporti l'indirizzo PEC, il consumatore riceverà una notifica a tale casella elettronica.

Per clienti senza codice destinatario o PEC, tuttavia, dovrai consegnare anche una copia informatica o analogica della fattura elettronica. Infine, poiché il sistema di fatturazione elettronica SDI è in vigore solo in Italia, dovrai fare la stessa cosa anche per i privati esteri.

Come inviare una fattura elettronica

Una volta compilata la fattura elettronica, è arrivato il momento di inviarla al tuo cliente. Ecco i passaggi fondamentali che dovrai seguire per inviare una fattura elettronica:

• Apporre la marca da bollo virtuale

Sono soggette all'imposta di bollo le fatture emesse senza addebito IVA e se di importo superiore a 77,47 euro. Per apporre tale imposta, ti basterà cliccare "Sì" nell'apposito campo "Bollo virtuale" in fase di compilazione della fattura. L'imposta di bollo ha un costo di 2€. Tale spesa ti verrà automaticamente addebitata dall'Agenzia delle Entrate sul tuo conto corrente oppure la potrai saldare autonomamente tramite F24

• Firmare digitalmente la fattura elettronica

Per apporre automaticamente la firma digitale puoi utilizzare il tuo software gestionale. In alternativa, puoi procurarti un kit per la firma digitale online. Per fare ciò, dovrai scaricare e stampare una serie di documenti e autenticarli presso un ufficio del Comune. Successivamente, dovrai inviarli insieme a una copia del tuo documento d'identità e attendere la ricezione del kit

• Inviare la fattura elettronica

Il software che stai utilizzando invierà automaticamente la tua fattura al Sistema di Interscambio. Il SID si occuperà di validare e di recapitare la fattura al destinatario corretto. In caso di errore o di dati mancanti, il sistema ti informerà immediatamente e ti darà la possibilità di correggere il problema

Una volta recapitata la fattura elettronica, riceverai una notifica di consegna che ti confermerà l'avvenuta ricezione da parte del destinatario. In questo modo, puoi avere la certezza che non ci siano stati problemi durante il processo di invio.

Attenzione però ai termini: la fattura elettronica deve essere emessa entro i 12 giorni dalla vendita di un prodotto o dalla prestazione del servizio. In caso di invio tardivo della fattura elettronica potresti ricevere sanzioni severe, dal 90% all'180% dell'imponibile non correttamente documentato.

Come gestire al meglio le fatture elettroniche: la conservazione sostitutiva 

Una volta compilata e inviata la fattura elettronica, resta un'ultima cosa da fare: archiviare i documenti emessi. La conservazione delle fatture digitali, infatti, è un aspetto cruciale della fatturazione elettronica da non sottovalutare. 

L'archiviazione corretta delle fatture elettroniche permette di evitare perdite, danni o anche potenziali violazioni delle normative fiscali. Per conservare le tue fatture elettroniche hai diverse opzioni, ma la soluzione più semplice e conveniente è la conservazione sostitutiva. 

In pratica, la conservazione sostitutiva prevede la digitalizzazione delle fatture tradizionali o elettroniche. Questo permette di risparmiare spazio, evitare costi di archiviazione cartacea e garantire un'efficace gestione documentale. Il tutto abbattendo i tempi per la ricerca e la consultazione della documentazione stessa.

Ma come funziona il processo di conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche? Innanzitutto, la fattura deve essere in formato XML e deve avere apposta la firma digitale per avere valore legale. La fattura deve essere poi indicizzata attraverso l'inserimento di alcuni dati, come il numero progressivo. Questo permette di risalire più facilmente alla fattura elettronica archiviata a seguito di una ricerca.

Per conservare le fatture elettroniche a norma di legge, puoi scegliere tra il servizio messo a disposizione dall'Agenzia delle Entrate o un software di fatturazione elettronica a cui delegare il processo descritto.

Infine, è importante ricordare che l'articolo 2220 del Codice Civile stabilisce che le scritture contabili devono essere conservate per 10 anni dalla data dell'ultima registrazione. Dovrai quindi conservare sia le fatture che emetti che quelle che ricevi per tutta la durata di questo periodo.

Fatturazione elettronica: le conclusioni

La fatturazione elettronica è una soluzione moderna ed efficiente per la gestione delle fatture, che offre numerosi vantaggi per le piccole attività e i professionisti. Grazie alla sua praticità, questo strumento permette di risparmiare tempo e denaro, eliminando la necessità di stampare e spedire le fatture cartacee.

L'implementazione della fatturazione elettronica rappresenta quindi un passo importante verso la digitalizzazione dell'attività lavorativa, offrendo una maggiore efficienza e precisione. Ciò si traduce in una riduzione dei costi e in una tua maggiore competitività sul mercato.

Se stai quindi cercando di semplificare la gestione delle tue fatture e ottimizzare la tua attività professionale, inizia subito a valutare le diverse opzioni disponibili e scegli quella che meglio si adatta alle tue esigenze.