Préparer une facture en 5 étapes
Combien de factures créez-vous chaque mois ? 5 ? 10 ? 50 ? En fonction du secteur d'activité, ce nombre peut varier énormément, sans pour autant être révélateur du succès d'un entrepreneur.
Pour chaque entrepreneur, toutefois, il est important de suivre 5 étapes fondamentales lorsque vous préparez une facture.
1ère étape : validez la commande
Dans la plupart des cas, vous commencez par compléter la commande avant de générer une facture pour votre client.e.
Sauf dans le cas du paiement d'un acompte ou d'une avance : dans ce cas, vous percevez une portion du montant de la facture finale avant qu'elle n'ait été émise.
Conseil : Attention à ne pas trop tarder à émettre la facture. Pour le bien de votre trésorerie, il est important de s'assurer que la facturation et le paiement sont effectués aussi vite que possible après que la commande ait été passée.
2ème étape : utilisez un modèle de facture
Si vous vous apprêtez à rédiger une facture, mieux vaut le faire en utilisant un modèle de facture prêt à l'emploi. Un modèle de facture a les avantages suivants :
un modèle de facture contient toutes les informations essentielles pour qu'une facture soit valable,
vous pouvez réutiliser un même modèle de facture pour chaque facture à venir,
avec un modèle de facture, vous gagnez un temps fou dans votre facturation.
Donc vous voyez, l'utilisation d'un modèle de facture possède plusieurs avantages avec, en premier lieu, un gain de temps et d'énergie inestimable !
En utilisant un logiciel de facturation comme SumUp Factures, vous trouverez un modèle de facture professionnel et immédiatement prêt à l'emploi.
3ème étape : rédigez la facture comme il faut
N'y allons pas par quatre chemins, pour qu'une facture soit valable et irréprochable, du point de vue du client et de l'administration fiscale, il faut qu'elle contienne :
Nom et adresse du vendeur (vous) et du client,
Date de la facture,
Date de livraison / date d'échéance,
Votre numéro de TVA (si vous y êtes assujetti.e)
...voire votre n° de TVA intra-communautaire,
Votre numéro SIREN/SIRET,
Si possible, le numéro de TVA de votre client.e (en particulier lors de livraisons dans l'Union Européenne),
La nature du produit/service et sa quantité,
Le prix du produit/service,
Le montant total de la facture, indiqué en HT et en TTC.
En plus de cela, n'hésitez pas à rajouter quelques éléments facultatifs mais bien utiles, tels que :
votre adresse email, votre numéro de téléphone/mobile,
les informations de votre compte bancaire.
Cela permet d'éviter au client d'avoir à vous recontacter pour connaître des informations que vous auriez pu lui fournir dès le départ.
Conseil : ne créez pas votre facture manuellement à partir de rien (ou d'une 'feuille blanche'). En tant que professionnel, il est tout de même plus sérieux d'utiliser le modèle de facture d'un logiciel de facturation en ligne. Toutes les mentions obligatoires y figurent, et vos factures sont créées en quelques clics.
4ème étape : proposez des options de paiement en ligne
Une excellente façon d'accélérer le processus de paiement d'une facture est d'offrir à vos clients différentes options de règlement en ligne, directement sur la facture.
C'est d'une simplicité enfantine grâce en gérant votre facturation en ligne avec SumUp Factures : vous pouvez activer les paiements en ligne en quelques clics, vos client.e.s auront ensuite la possibilité de payer vos factures en ligne en sécurité.
5ème étape : vérifiez la facture avant de l'envoyer
Maintenant, votre facture est prête. Voici tout de même un point important à rappeler : vérifiez encore une fois votre facture.
Quand vous rédigez des factures, des erreurs peuvent toujours survenir : une mauvaise date, les coordonnées du client plus à jour ou un prix mal entré.
Lorsque vous aurez vérifié que tout soit en ordre dans votre facture, vous pouvez l'envoyer. Si vous utilisez un logiciel de facturation en ligne, votre client.e recevra la facture en quelques instants dans sa boîte de réception, et vous aurez économisé une impression, des timbres et un trajet pas indispensable à La Poste !