Cosa fare quando il POS non funziona o è mancato il collegamento

Ti è mai capitato che il POS smettesse di funzionare proprio prima o durante un pagamento? Questo inconveniente può mettere a dura prova la pazienza di chiunque!

Purtroppo, nonostante il POS sia progettato per semplificare e velocizzare i pagamenti elettronici, non è immune da interruzioni di connessione o problemi tecnici.

In questo articolo, ti veniamo in soccorso, esaminando le cause più comuni dei malfunzionamenti del POS e offrendo soluzioni pratiche per gestirli efficacemente ogni qualvolta dovessero verificarsi.

Cosa è un POS e a cosa serve?

Il Point of Sale, più comunemente noto come POS, è un dispositivo elettronico che consente di gestire i pagamenti effettuati con carte di credito, debito o altre modalità digitali.

Visto che, a partire dal 2023, l’obbligo di accettare pagamenti elettronici è stato esteso a tutte le categorie che offrono beni o servizi al pubblico, il POS è ormai essenziale per tutte le attività.

Inoltre, offre numerosi vantaggi per gli imprenditori, tra cui:

• transazioni più veloci,

• tracciamento delle vendite in tempo reale,

• contabilità semplificata,

• un'esperienza d’acquisto più moderna e comoda per i clienti.

Differenze tra POS fisico e POS virtuale

Quando si tratta di scegliere un POS, hai due opzioni principali: il POS fisico e il POS virtuale.

Il POS fisico richiede un dispositivo hardware dedicato e una connessione Internet stabile, quindi è adottato solitamente dai negozi fisici con postazioni di pagamento fisse, mentre risulta meno pratico per chi è sempre in movimento, come i liberi professionisti o gli ambulanti.

In quest’ultimo caso, è meglio adottare il POS virtuale, che si distingue per la sua maggiore flessibilità. Infatti, questa tecnologia permette di ricevere pagamenti con carta di credito usando semplicemente uno smartphone o un tablet, senza bisogno di un hardware fisico. 

Inoltre, con il POS virtuale ci sono meno malfunzionamenti rispetto al POS fisico. Questo perché, essendo basato su software digitali, si adatta facilmente a diverse reti di connessione e può essere aggiornato in tempo reale, riducendo al minimo i problemi tecnici legati a cavi o lettori danneggiati.

Oltre a essere più stabile, il POS virtuale è semplicissimo da configurare e offre funzionalità avanzate, come la gestione degli ordini, la creazione di report e l'amministrazione clienti, che possono aiutarti a lavorare in modo più efficiente e senza intoppi.

Perché il POS non funziona?

Esaminiamo insieme i problemi più comuni che potrebbero impedire al POS di funzionare, dalle interruzioni di connessione al mancato servizio dei  servizi di pagamento.

Mancata connessione a Internet

Di solito, un POS non funzionante è dovuto alla perdita di connessione a Internet.

Se il dispositivo è configurato per operare tramite Wi-Fi o connessione dati mobile, un'interruzione del segnale può impedire al terminale di comunicare con il sistema di pagamento.

In questo caso, il terminale POS non riuscirà ad autorizzare le transazioni e bisognerà attendere che la connessione riprenda per completare la transazione.

Configurazione errata del POS

Se il tuo POS non è configurato correttamente, non sarai in grado di accettare il pagamento elettronico del cliente.

Ad esempio, potrebbero esserci impostazioni errate relative al gateway di pagamento o parametri di connessione non corretti, che impediscono al terminale di comunicare con il sistema di pagamento.

Per risolvere questi problemi del POS, controlla che tutte le impostazioni siano giuste e prova a riconfigurarlo o a riavviarlo.

Errore hardware o software

Se il terminale non risponde correttamente, mostra schermate di errore o si blocca durante l’uso, potrebbe trattarsi di un problema hardware o software.

In questi casi, è consigliabile contattare un tecnico specializzato, che potrà diagnosticare il guasto e intervenire prontamente per eliminare i disagi nelle operazioni quotidiane.

Problemi di lettura della carta del cliente

Spesso può capitare che il POS non riesca a leggere la carta di credito o di debito del cliente.

Le cause possono essere diverse, come un danneggiamento della carta o una smagnetizzazione del chip o della banda magnetica.

Se necessario, il cliente dovrebbe contattare la banca per risolvere il problema. Nel mentre potresti valutare uno strumento per ricevere pagamenti con carta di credito senza POS.

Problemi con il provider di servizi di pagamento

Il malfunzionamento del POS può anche dipendere da un problema con il provider dei servizi di pagamento, come una manutenzione del sistema o un’interruzione temporanea del servizio. Hai già contattato il fornitore per avere maggiori informazioni al riguardo?

POS non funzionante oggi: cosa fare?

Ora che abbiamo analizzato le possibili ragioni per cui il POS potrebbe non riuscire a completare una transazione, ti starai chiedendo cosa fare quando il POS non è operativo e quali passaggi si devono seguire per riportarlo in funzione.

Verifica la connessione a Internet

Hai notato che è mancato il collegamento del POS? Potrebbe esserci stato qualche problema con la connessione a Internet.

Se il POS è connesso tramite Wi-Fi, assicurati che il router sia acceso e che il segnale Wi-Fi sia stabile.

Se il POS invece opera tramite una SIM per la connessione mobile, verifica che la connessione dati sia attiva.

Potrebbe essere utile anche disconnettere e riconnettere il dispositivo alla rete.

Riavvia il POS

In molti casi, basta riavviare il POS per ripristinare la connessione con il server di pagamento e riprendere il normale funzionamento del dispositivo.

Controlla i cavi

Sei dotato di un POS fisico? Assicurati che tutti i cavi siano correttamente inseriti e connessi al POS.

Modifica le impostazioni del POS

A volte, basta un errore nella configurazione del gateway di pagamento per causare una mancata risposta del POS.

Se sospetti che il malfunzionamento sia dovuto a un POS non configurato correttamente, prova a modificare le impostazioni, se necessario, affidandoti a un tecnico specializzato.

Contatta il fornitore di servizi di pagamento

Se il POS non si collega nonostante tutte le verifiche, ti consigliamo di controllare se ci sono state interruzioni del servizio di pagamento o problemi di connessione a livello del server.

Questi problemi dipendono da disservizi temporanei nei sistemi del provider, di solito comunicati tramite avvisi visibili sulla piattaforma o tramite email.

Tuttavia, se non ricevi alcuna notifica e il problema persiste, ti consigliamo di contattare direttamente il supporto tecnico del tuo fornitore. In questo modo, potrai ottenere informazioni precise sullo stato dei servizi e risolvere rapidamente il problema del mancato collegamento POS.

Cosa fare se non si riesce a completare una transazione

Quando il POS non funziona correttamente, è fondamentale sapere come annullare una transazione non riuscita. Ecco i passaggi da seguire per effettuare correttamente la richiesta di storno di un pagamento.

Verifica che il POS funzioni correttamente

Prima di procedere con qualsiasi operazione di storno, è fondamentale assicurarsi che il dispositivo POS sia operativo e in grado di completare correttamente le transazioni.

Se il POS è ancora non funzionante, occupati di risolvere i malfunzionamenti. In questo modo, eviterai ulteriori complicazioni.

Accedi al sistema di gestione del POS

Utilizza il pannello di controllo del POS o l'applicazione associata al terminale per visualizzare le transazioni recenti e seleziona quella che non è stata completata a causa del malfunzionamento del POS.

Per una gestione finanziaria più completa ed efficiente, considera anche l'integrazione con un conto aziendale online. Questo strumento ti consente di monitorare tutte le transazioni in tempo reale, verificare rapidamente i pagamenti ricevuti e semplificare la riconciliazione contabile, permettendoti di risparmiare tempo prezioso e mantenere tutto sotto controllo.

Avvia la procedura di storno

Se il sistema supporta la funzione di storno, ti verranno fornite le opzioni per annullare il pagamento. Segui le istruzioni sullo schermo per completare l’operazione di storno.

Verifica che lo storno sia andato a buon fine

Una volta che il processo sarà concluso, assicurati che la transazione sia stata correttamente stornata e che non appaia più nel registro delle transazioni attive.

Contatta il supporto tecnico (se necessario)

Se riscontri difficoltà nel completare lo storno o non riesci a trovare la transazione da annullare, ti consigliamo di contattare direttamente il servizio clienti del provider del POS per richiedere assistenza nell’operazione.

Conclusione

Quando i POS non funzionano o manca il collegamento, non c’è bisogno di impanicarsi! Basta seguire alcuni semplici passaggi per risolvere la situazione.

Inizia verificando la connessione Internet e che non vi sia una configurazione errata del POS. Se il problema persiste, prendi in considerazione l’adozione di un POS virtuale, una soluzione più pratica e affidabile che riduce al minimo gli inconvenienti.

Se il problema con il tuo POS non si risolve, non esitare a contattare il supporto tecnico del tuo fornitore.

Con le giuste informazioni e gli strumenti adeguati, potrai gestire tutto rapidamente e continuare a ricevere pagamenti senza intoppi.