La nota di credito è un documento importantissimo a livello fiscale, disciplinato dall’articolo 26 del DPR 633/72.
Si tratta tecnicamente di un documento di variazione, che permette al soggetto passivo IVA di modificare alcune operazioni già validate mediante fattura elettronica.
In parole semplici, è uno strumento che ti permette di apportare modifiche a una o più fatture emesse.
Tuttavia, le modalità di emissione, le cause che legittimano l’uso, gli aspetti operativi e le scadenze sono tutte informazioni da conoscere bene.
Ecco perché abbiamo realizzato questa guida completa, che ti fornisce una panoramica esaustiva su questo strumento fiscale.
Cos’è una nota di credito
La nota di credito, come stabilito dall’articolo 19 del DPR 633/72, è un documento emesso da un venditore a un cliente per correggere o annullare una fattura emessa in precedenza.
Funziona come una sorta di "fattura rettificativa" e serve a formalizzare lo storno di una parte o dell'intera transazione per vari motivi come, ad esempio:
Errori formali
Errori nel calcolo del prezzo o dell’imposta
Resi di merce difettosa
Sconti non applicati o servizi non completi.
A differenza della fattura, la nota di credito indica un importo da scontare o rimborsare al cliente, creando un tracciamento chiaro che permette di mantenere la fattura originale sui libri contabili ma compensata dalla nota di credito.
Nella pratica, la nota di credito deve contenere tutti gli elementi previsti nella fattura elettronica emessa in origine e deve includere un riferimento specifico al documento che intende modificare.
La legge stabilisce che, una volta emessa, l’effetto è immediato e si riflette sia sul calcolo dell’imponibile e delle imposte sul reddito del venditore, sia sul registro IVA delle parti coinvolte, se prevista.
In caso di errori in fatturazione, una nota di credito evita contenziosi e differenze tra registrazioni fiscali e operazioni effettivamente realizzate.
Nota di credito o nota di debito?
La nota di credito comporta una variazione in diminuzione dell’importo fatturato. In altre parole, si emette quando il cliente deve pagare meno rispetto a quanto indicato in fattura.
Può capitare, invece, che il cliente debba pagare di più: in questo caso si procede con una nota di debito
È quindi fondamentale conoscere la differenza tra nota di credito e nota di debito:
Nota di credito: riduce l’imposta precedentemente versata.
Nota di debito: aumenta il debito tributario, che dovrà essere versato nelle successive liquidazioni periodiche dell’IVA.
Dal punto di vista formale, entrambe vanno contabilizzate e registrate nei registri IVA secondo quanto previsto dalla legge.
È quindi importante stabilire procedure chiare per l’emissione di note di credito o di debito, per evitare errori con possibili conseguenze fiscali, incluse sanzioni per violazione degli obblighi di fatturazione.
Quando emettere una nota di credito
Entriamo ancora più nello specifico su quando emettere una nota di credito. Rimaniamo sul focus della legge, in particolare l’articolo 26 del DPR 633/72.
La normativa distingue diverse situazioni: alcune sono soggette a limiti temporali, altre no.
La nota di credito deve essere emessa in particolari casistiche, in particolare:
Errori della fatturazione originaria: ad esempio aliquote errate, errori nell’imponibile o errori anagrafici del cliente, poiché compromettono la validità fiscale del documento.
Altre situazioni non espressamente previste dalla legge: problemi con le merci vendute o servizi erogati, ad esempio merce difettosa o diversa da quanto concordato negli accordi commerciali. In questi casi va inviata una nota di credito con relativa documentazione tecnica che giustifichi la variazione fiscale.
Questi casi, come stabilito dall’Agenzia delle Entrate nella circolare 21/E del 2019, legittimano l’utilizzo della nota di credito.
Nota di credito per annullamento fattura
Un caso molto importante da conoscere è la nota di credito emessa quando una fattura viene annullata.
Qui bisogna fare riferimento nuovamente al DPR 633/72, in particolare agli articoli 21 e 26.
La procedura per inviare una nota di credito per annullamento fatture complesse richiede un commercialista esperto, ma questo strumento è l’unico modo per eliminare gli effetti di una fattura elettronica già trasmessa al Sistema di Interscambio.
La procedura consiste nello storno totale:
Include fatture con intestazione completamente errata, fatture doppie o discrepanze tra quanto fatturato e quanto dovuto.
La nota di credito deve essere emessa con codice documento TD04, includendo tutti i dati e importi della fattura errata.
La nota va inviata al Sistema di Interscambio e bisogna attendere l’esito positivo. Solo dopo si può emettere una nuova fattura corretta.
La procedura per annullamento va conosciuta bene per non incorrere in errori.
La circolare 13/E del 2018 stabilisce di emettere una nota di credito, avere l’accortezza di inserire il codice documento TD04, tutti i dati e gli importi della fattura errata, inviarla al Sistema di Interscambio e attendere l’esito positivo. Solo dopo si può emettere una nuova fattura corretta.
Nota di credito per errata fatturazione
L’invio della nota di credito per errata fatturazione merita un approfondimento. La vera questione è che una fattura elettronica, una volta inviata al Sistema di Interscambio, non può essere modificata, quindi bisogna procedere con la nota di credito.
Tipologie di errori che possono essere risolti con la nota di credito:
Errori sostanziali: ad esempio il prezzo errato di un bene o servizio.
Errori formali: denominazioni aziendali errate o incomplete, codice fiscale o partita IVA sbagliati.
Errori di calcolo: importi errati, sia in eccesso sia in difetto.
La nota di credito è l’unico strumento per validare correttamente le operazioni.
Come fare una nota di credito passo per passo
Il processo di creazione della nota di credito deve essere conforme a quanto stabilito dall’Agenzia delle Entrate e seguire alcuni passi fondamentali:
Compilare il documento in formato XML.
Trasmetterlo obbligatoriamente al Sistema di Interscambio attraverso canali accreditati e certificati.
Inserire il codice TD04 nel campo relativo al tipo di documento.
Inserire tutti i dati dell’emittente nella sezione cedente/prestatore.
Inserire tutti i dati del cessionario/committente.
Includere data del documento, numero della fattura originale, importo da stornare e aliquota IVA applicabile.
Trasmettere la nota entro 12 giorni solari dalla data di emissione del documento errato.
Riassumendo, ci sono tutti degli elementi obbligatori che devono essere inclusi, come la data del documento, il numero della fattura originale, l’importo preciso da stornare con la relativa aliquota IVA applicabile.
Attenzione, la trasmissione della nota di credito è importante che avvenga entro 12 giorni solari dalla data di emissione del documento errato.
Esempio di nota di credito
La società Alfa con partita IVA 12345678901, con sede a Roma, emette una fattura elettronica per 10 smartphone a €500 ciascuno, IVA 22%, totale €6.100, alla società Beta con partita IVA 98765432109.
Poniamo che il cliente segnali che due smartphone hanno difetti hardware importanti.
Il venditore applica la procedura di reso prevista dalle condizioni generali di vendita e deve emettere una nota di credito per lo storno entro 12 giorni, inserendo in descrizione il motivo (storno parziale per due smartphone), imponibile €1.000, IVA 22% (€220), importo totale €1.220, causale normativa (articolo 26 DPR), codice TD04 e riferimento alla fattura collegata (numero e data).
Così facendo la nota di credito risulta correttamente emessa e conforme alla legge.
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Termini di emissione: nota di credito dopo scadenza termini
Uno degli aspetti più stringenti per quanto riguarda l’emissione delle note di credito sono le tempistiche.
Come abbiamo visto, la nota di credito va inviata obbligatoriamente entro 12 giorni dall’emissione della fattura, deve essere in formato XML, trasmessa al Sistema di Interscambio e rispettare tutte le regole indicate in questo articolo.
Non sempre però tutto ciò si verifica: a volte la nota di credito non viene inviata entro 12 giorni. Cosa succede?
C’è una decadenza della variazione IVA: l’operazione originale rimane registrata e l’IVA va versata come precedentemente fatturata.
Si può incorrere in sanzioni amministrative, dal minimo del 90% fino al 180% dell’imposta dovuta, ridotte di un quarto se saldate spontaneamente, come stabilito dal Decreto Legislativo 471/97.
Dal giorno successivo ai 12 giorni partono anche gli interessi legali sull’imposta.
Se il termine supera anche i 12 mesi, le conseguenze sono ancora più gravi. La detrazione non è più effettiva, l’IVA rimane dovuta integralmente e il documento viene registrato come variazione economica senza impatto sulla liquidazione fiscale.
In entrambi i casi, tempestività e correttezza formale sono condizioni imprescindibili da rispettare.
Conservazione e registrazione delle note di credito
Per quanto concerne la conservazione e registrazione delle note di credito, il DPCM del 13 novembre 2014 stabilisce che queste vanno conservate anche in formato digitale per almeno 10 anni.
Contabilmente, vanno inserite nel registro delle fatture emesse entro 15 giorni, indicando numero della nota, destinatario, imponibile e totale documento.
È quindi fondamentale assicurarsi che tutti i documenti, note di credito comprese, siano sempre ben conservati, poiché un controllo fiscale potrebbe arrivare anche anni dopo l’emissione della nota di credito.
Gestire le note di credito: le conclusioni
In questo articolo ci siamo concentrati sulla nota di credito, scoprendo che è uno strumento fondamentale sia per correggere eventuali errori in sede di emissione della fattura elettronica, sia per evitare che l’errore comporti sanzioni da parte dell’Agenzia delle Entrate.
Come abbiamo visto, esistono diverse modalità per emettere una nota di credito e una nota di debito, e oggi è possibile affidarsi a partner tecnologici come SumUp che ti aiutano e facilitano questo tipo di operazioni, rendendo il processo semplice, sicuro e conforme alla normativa vigente.
FAQ sulla nota di credito
Qual è la differenza tra nota di credito e nota di debito?
È obbligatorio emettere una nota di credito?
Entro quanto tempo si può emettere una nota di credito?
Quali dati deve contenere una nota di credito?
