Scontrino elettronico: cos’è, come funziona e tutto quello che devi sapere

Da quando vi è l’obbligo di trasmettere in maniera telematica i dati fiscali, le attività non soggette alla fattura elettronica sono chiamate a utilizzare lo scontrino elettronico. 

Ma sai davvero come funziona questo strumento e in cosa è diverso dalle altre tipologie di scontrini? Scopri tutti i dettagli in questo articolo.

Cos’è e a cosa serve lo scontrino elettronico?

Lo scontrino elettronico, noto anche come scontrino telematico o scontrino digitale, è un meccanismo che negli ultimi anni ha sostituito il tradizionale scontrino cartaceo. 

È diventato obbligatorio con l’introduzione della normativa sulla fatturazione elettronica, che mira a combattere l’evasione fiscale attraverso una maggiore trasparenza e tracciabilità delle operazioni.

Infatti, a differenza dello scontrino cartaceo, che viene emesso tramite un  registratore di cassa tradizionale, lo scontrino elettronico viene generato e trasmesso in tempo reale all’Agenzia delle Entrate tramite il Sistema di Interscambio (SDI), utilizzando il registratore telematico (RT).

In pratica, lo scontrino elettronico funziona come il cartaceo. Tuttavia, oltre a certificare l’avvenuto pagamento da parte del cliente, il corrispettivo elettronico registra automaticamente ogni transazione e le invia direttamente al sistema fiscale italiano.

Chi deve emettere lo scontrino elettronico?

La normativa della fatturazione elettronica ha eliminato l’obbligo di registrazione nel registro dei corrispettivi di cui all’art. 24, DPR 633/1972, sostituendolo con l’emissione dello scontrino elettronico. 

In un primo luogo, a partire dal 1° luglio 2019, questo strumento è stato reso obbligatorio solo per gli operatori economici con un volume d'affari complessivo superiore a 400.000 euro. 

Poi, dal 1° gennaio 2021 l’obbligo è stato esteso a tutte le operazioni di commercio al minuto e alle attività correlate, previste nell’art. 22 del DPR 633/1972.

Restano quindi escluse tutte le operazioni commerciali per le quali, già in precedenza, era previsto l'esonero dal rilascio dello scontrino fiscale, come le corse taxi, l'acquisto di giornali, le corse di autobus, l'acquisto di tabacchi, e altre attività simili. 

Cosa succede se non emetto correttamente lo scontrino elettronico?

Se non emetti lo scontrino elettronico correttamente, puoi incorrere in sanzioni significative.

La Legge di Bilancio 2021 ha rafforzato le penalità per chi omette l’emissione del documento, sia volontariamente che involontariamente.

In particolare, se la memorizzazione o la trasmissione dei corrispettivi giornalieri è mancata o tardiva, o se i dati trasmessi sono errati o incompleti, la sanzione può arrivare al 90% dell’imposta dovuta. 

Se, invece, le violazioni sono di natura formale, come errori senza effetti sulla corretta liquidazione del tributo, la sanzione è fissa e ammonta a 100 euro per ogni trasmissione errata. 

In caso di ripetute variazioni, si rischia la sospensione temporanea dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività per un periodo variabile da 3 giorni fino a 6 mesi se i corrispettivi superano i 50.000 euro.

Differenza tra scontrino elettronico e altre tipologie di scontrini

Per avere un’idea chiara di cosa si intende per scontrino elettronico, è fondamentale saperlo distinguere da altre tipologie di scontrini, come lo scontrino fiscale e parlante.

Scontrino fiscale

Lo scontrino fiscale è un documento cartaceo emesso dai commercianti per certificare una vendita e calcolare la quantità di tasse dovute allo Stato. 

Era il principale strumento utilizzato per certificare le transazioni prima che venisse introdotto lo scontrino elettronico.

Scontrino parlante

Lo scontrino parlante è chiamato così perché include informazioni più dettagliate rispetto allo scontrino fiscale: oltre ai dati di vendita, riporta anche la descrizione del bene o servizio e il codice fiscale del cliente. 

Questo documento è fondamentale per usufruire di detrazioni fiscali quando si acquistano farmaci o dispositivi medici. 

Scontrino online

Ti è mai capitato di ricevere lo scontrino via e-mail dopo un acquisto su un sito web?

Si tratta di un cosiddetto “scontrino online”, uno strumento utilizzato per le vendite su piattaforme e-commerce e che non sempre è soggetto agli stessi obblighi fiscali del commercio tradizionale.

Esempio di scontrino elettronico: cosa contiene?

Lo scontrino elettronico presenta tutte le informazioni obbligatorie richieste per documentare una transazione nello scontrino fiscale cartaceo, come:

• la data e l’ora di emissione, 

• la denominazione o ragione sociale dell’emittente (oppure nome e cognome, nel caso di ditte individuali), 

• il numero di partita IVA del venditore, 

• l’elenco dettagliato dei beni e servizi venduti (per i medicinali, anche il numero dell’AIC), 

• l’ammontare complessivo del corrispettivo e della somma pagata dal cliente;

• se richiesto dal cliente, il codice fiscale o la partita IVA dell’acquirente.

Come funziona lo scontrino elettronico?

Per emettere correttamente uno scontrino elettronico, sono necessari 4 passaggi. 

1. Creazione del documento commerciale

Quando un cliente effettua un acquisto e l’operatore registra le informazioni, il registratore telematico (RT) predispone automaticamente il documento con tutti i dettagli relativi alla transazione (importo, data, modalità di pagamento, etc.) e le informazioni da trasmettere all’Agenzia delle Entrate.

2. Trasmissione dei dati all’Agenzia delle Entrate

I dati dello scontrino elettronico vengono inviati automaticamente tramite il Sistema di Interscambio (SDI) all’Agenzia delle Entrate dopo la chiusura di cassa. 

Per sapere quando l’Agenzia delle Entrate ha ricevuto i dati, che verranno poi archiviati nel sistema per eventuali controlli fiscali, l'operatore può fare riferimento al registratore telematico. Infatti, verrà informato prima sull’avvenuta conferma del controllo della validità del sigillo e della corretta struttura dei file inviati e poi sull’avvenuta ricezione dei dati.

3. Gestione di ostacoli durante il flusso di comunicazione

La normativa stabilisce che l'invio dei dati all’Agenzia delle Entrate debba essere completato entro 12 giorni dalla transazione.

Dunque, in caso di ostacoli durante il flusso di comunicazione, non bisogna farsi prendere dal panico. 

Si può infatti scegliere di procedere in due modi: riattivando la connessione internet del Registratore Telematico o utilizzando la procedura disponibile sul portale online Fatture e Corrispettivi.

4. Invio del documento al cliente

Subito dopo la memorizzazione dell’operazione, il cliente riceve una copia dello scontrino elettronico via e-mail, SMS o in formato cartaceo.

Come annullare uno scontrino fiscale elettronico già emesso

Ti è mai capitato di dover annullare uno scontrino fiscale elettronico già emesso?

In genere, il POS o il software utilizzato per l'emissione dello scontrino fiscale elettronico danno la possibilità di correggere l'errore e trasmettere i dati corretti all'Agenzia delle Entrate.

Per effettuare lo storno di un pagamento con POS, basta

• accedere al terminale POS,

• selezionare la transazione da annullare,

• avviare la procedura di storno o annullamento direttamente dal sistema,

• verificare che il sistema invii correttamente l’aggiornamento dei dati all’Agenzia delle Entrate,

• attendere che il cliente riceva un nuovo scontrino elettronico che rifletta l’importo rimborsato.

Per garantire che questo processo avvenga senza intoppi, è fondamentale disporre di un POS aggiornato. Hai mai sentito parlare dei POS mobili? Sono strumenti che ti consentono di accettare pagamenti ovunque sei.

Vantaggi dello scontrino elettronico 

Lo scontrino elettronico ha numerosi vantaggi sia per le imprese che per l'amministrazione fiscale rispetto al corrispettivo cartaceo:

• permette una migliore tracciabilità delle transazioni, poiché ogni pagamento è registrato e inviato in tempo reale;

• automatizza le operazioni, eliminando la necessità di archiviare manualmente gli scontrini;

• presenta minori costi operativi per le imprese;

• l’emissione elettronica riduce l'uso di materiali cartacei, il che è consigliato se si ha a cuore l’ambiente.

Sfide dello scontrino elettronico per le aziende

Lo scontrino elettronico comporta anche delle sfide significative per le aziende.

Innanzitutto, per adeguarsi a questo nuovo sistema, è necessario acquistare i registratori telematici e aggiornare i software gestionali, il cui costo incide notevolmente sulle piccole imprese.

Poi, sebbene una maggiore tracciabilità aumenti la trasparenza fiscale, comporta anche controlli più frequenti per le imprese e un maggiore rischio di sanzioni in caso di errori, il che può creare ulteriore pressione sul personale.

Da non dimenticare, infine, i malfunzionamenti tecnici, come guasti o interruzioni di rete, che possono bloccare le attività e generare problemi operativi. 

Per fronteggiare questi ostacoli, può essere utile aprire un conto aziendale online, uno strumento che consente di gestire in modo più efficiente i flussi finanziari, monitorare facilmente le transazioni e ridurre il rischio di errori contabili, semplificando così la gestione quotidiana delle operazioni. 

Conclusione

Lo scontrino elettronico è una delle innovazioni più rilevanti nel mondo fiscale degli ultimi anni, che porta con sé benefici e sfide.

Infatti, se da una parte offre maggiore trasparenza e tracciabilità, non si possono sottovalutare le nuove responsabilità per le aziende, che devono adattarsi a un sistema più complesso.

Conoscere le funzionalità dello scontrino elettronico, le differenze con gli altri tipi di scontrino e come gestire l’annullamento o lo storno di un pagamento con POS è sicuramente il primo passo per gestire un’attività commerciale in questo panorama. 

Se desideri semplificare ulteriormente il processo di pagamento e gestione fiscale, le soluzioni di SumUp, come i POS mobili e il conto aziendale possono aiutarti.