Les points clés à retenir :
La caisse enregistreuse n’est pas obligatoire pour les restaurateurs et les commerçants. Elle est cependant très utile et il est difficile de travailler sans.
L’obligation de certification NF525 de la caisse enregistreuse ne concerne pas tous les commerces. Elle s’applique à ceux qui facturent la TVA, ont une clientèle de particuliers et utilisent une caisse enregistreuse.
Le but de la certification du logiciel de caisse est de réduire la fraude à la TVA. Des milliards d’euros manquent à l’État à cause des caisses permissives qui permettent d’éviter de déclarer certaines recettes.
À partir du 1er septembre 2025, l’auto-certification des logiciels de caisse n’est plus acceptée. Pour être valable, le certificat NF525 doit provenir d’un organisme indépendant et pas de l’éditeur lui-même.
Assurez-vous que votre logiciel de caisse est bien certifié NF525. À défaut, équipez-vous d’une nouvelle caisse enregistreuse.
La loi de finances pour 2025 a été adoptée et les obligations concernant les commerçants et les restaurateurs ont évolué. Pour autant, est-il désormais obligatoire d'être équipé d'une caisse enregistreuse si vous êtes restaurateur ou gérant d'un magasin ? Synthèse complète sur les règles à respecter pour les logiciels de caisse des commerçants !
Qu’est-ce qu’une caisse enregistreuse certifiée NF525 ?
Quelle est la définition d'une caisse enregistreuse certifiée ?
La conformité légale d’un logiciel de caisse implique qu’il dispose de l’une des deux certifications suivantes :
NF525 délivrée par INFOCERT et basée sur la norme de l’AFNOR (Agence française de normalisation)
Certificat du LNE (Laboratoire national de métrologie et d’essais), basé sur le référentiel de certification des systèmes de caisse.
Quelles sont les caractéristiques principales d'un logiciel de caisse conforme ?
Un logiciel caisse enregistreuse certifié selon la norme NF525 respecte 4 critères principaux concernant les données collectées :
L’inaltérabilité des enregistrements des règlements ;
La sécurisation des informations d’origine et des pièces justificatives ;
La conservation des données et clôture sur une période définie ;
L’archivage des informations avec une date
Pourquoi la caisse enregistreuse est-elle obligatoire en France ?
Quels sont les objectifs de la loi anti-fraude TVA ?
Cette loi vise à lutter contre la fraude fiscale. Celle-ci comprend la fraude à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), la dissimulation de revenus et les différents types d’évasion fiscale. En 2024, la fraude fiscale a entraîné la mise en recouvrement de 15,2 milliards d’euros suite à des contrôles.
Concernant la fraude à la TVA des entreprises, l’origine principale du problème réside dans les caisses enregistreuses dites « permissives ». Elles permettent aux commerçants d'occulter ou de modifier une partie de leurs recettes en espèces – et donc de ne pas être soumis à l'impôt et à la TVA sur ces revenus non déclarés.
Depuis quand cette obligation existe-t-elle ?
La réglementation des caisses enregistreuses a été introduite dans l’article 88 de la loi des finances n° 2015-1785 du 29 décembre 2015. Elle a ensuite été reprise dans l’article 105 de la loi de finances pour 2018. La loi anti-fraude sur la TVA est entrée en vigueur le 1er janvier 2018. Depuis cette date, la certification du logiciel de caisse est impérative. En revanche il n’existe pas encore de loi qui rend l’usage de la caisse enregistreuse obligatoire
L’éditeur de votre logiciel de caisse doit pouvoir vous fournir un document attestant de sa demande de certification, ou justifier d’un engagement ferme de mise en conformité conclu avant le 31 août 2025 auprès d’un organisme certificateur accrédité.
Quels types de commerces sont concernés par l’obligation d’utiliser une caisse enregistreuse ?
Qui est concerné par cette obligation ?
Le logiciel ou le système de caisse n’est pas obligatoire, donc la mesure relative à la certification ne s’applique qu’aux commerçants en possédant un.
Cette loi sur les caisses enregistreuses concerne les professionnels :
Assujettis à la TVA ;
Avec une clientèle comprenant des particuliers (B2C) ;
Utilisant un système ou un logiciel de caisse pour enregistrer les paiements.
Quels sont les secteurs ou formes juridiques touchés ?
Toutes les entreprises qui répondent aux critères détaillés plus haut sont concernées, quel que soit leur secteur d’activité. Cette réglementation s’applique indifféremment aux commerces physiques et en ligne. Ainsi, la certification de la caisse enregistreuse pour un restaurant est requise tout comme pour une boutique de chaussures ou un site de vente en ligne d’accessoires de sport.
Un particulier pratiquant de l’e-commerce n’est pas concerné par cette loi à condition qu’il ne soit pas assujetti à la TVA.
Si vous n’êtes pas certain d’être concerné par la caisse enregistreuse certifiée, utilisez ce test mis au point par l’administration fiscale : Suis-je obligé d’avoir un logiciel de caisse sécurisé ?
La caisse enregistreuse est-elle obligatoire pour tous les commerçants ?
Est-ce que les auto-entrepreneurs ou les professions libérales sont concernés ?
L’obligation de caisse enregistreuse pour les commerces ne s’applique pas à tous les travailleurs. Les auto-entrepreneurs et les professionnels exerçant en libéral bénéficient pour la plupart du régime de franchise de TVA. Dans ce cas, ils ne sont pas obligés d’utiliser un logiciel de caisse certifié.
Quelles sont les exceptions ?
La réglementation sur la caisse enregistreuse obligatoire n’est pas applicable aux entreprises dans les cas suivants :
Une clientèle uniquement composée d’autres professionnels (B2B) ;
Des transactions commerciales toujours exonérées de TVA ;
L’application du remboursement forfaitaire de TVA agricole ;
Les prestations de services réalisées sans encaissement immédiat ;
La réception de paiements par l’intermédiaire d’une banque établie en France ou dans un autre pays européen.
Pour les ventes dont le montant TTC est inférieur à 25 €, l’édition d’une note n’est légalement obligatoire qu’à la demande du client. S’il la sollicite, elle doit être faite en 2 exemplaires – un pour le client et un pour votre comptabilité.
Quels sont les avantages d’utiliser une caisse enregistreuse sécurisée et conforme ?
Une caisse enregistreuse conforme assure la sécurité de vos données. Elle possède diverses fonctionnalités, plus ou moins nombreuses selon les éditeurs, qui facilitent la gestion de votre commerce de détail ou de votre établissement de restauration :
Prise de commandes ;
Encaissement avec tous les moyens de paiement ;
Tableau de bord pour visualiser l’ensemble des chiffres ;
Génération de rapports personnalisés sur les commandes, les produits, les ventes… ;
Création de catalogues d’articles ou de services ;
Suivi des stocks ;
Reproduction du plan de salle sur l’écran ;
Envoi des commandes depuis la caisse vers la cuisine via une imprimante connectée ;
Modification du menu en temps réel ;
Organisation des réservations et des livraisons ;
Suivi des performances des employés ;
Système de fidélisation des clients.
Gagnez du temps en vous équipant d’une caisse enregistreuse SumUp certifiée et tactile !
Comment choisir une caisse enregistreuse homologuée ?
Quels critères prendre en compte ?
Avant de choisir votre nouvelle caisse enregistreuse homologuée, voici quelques conseils pratiques pour faire le bon choix de fournisseur :
Comparez les fonctionnalités standards du logiciel avec vos besoins : écran tactile, clavier numérique, génération de rapports d’activité…
Sélectionnez les caisses qui possèdent des fonctionnalités spécifiques à votre activité comme le scanner de codes-barres ou par exemple la gestion des commandes à emporter dans un fast-food.
Recherchez quelles sont les options d’intégration avec vos logiciels de gestion existants.
Privilégiez une interface utilisateur intuitive et tactile, qui va réduire le temps pour former vos collaborateurs.
Vérifiez si le logiciel de caisse est accessible à distance.
Assurez-vous de la disponibilité de l’assistance client et de la possibilité d’accéder à des vidéos de formation.
Comment vérifier qu’un logiciel ou matériel est certifié ?
Le moyen le plus sûr pour vous assurer que le logiciel de caisse que vous souhaitez acquérir possède bien la certification NF525 consiste à consulter la liste officielle de l’AFNOR ou celle du LNE.
Le fabricant de caisse enregistreuse doit aussi être capable de vous fournir le certificat officiel comportant le numéro d’homologation correspondant.
Découvrez le système de caisse SumUp avec une démonstration personnalisée selon votre activité : restaurant, restauration rapide, bar, food truck, boulangerie, boutique, commerce alimentaire, salon de coiffure ou de beauté…
Quelles sont les sanctions en cas de non-respect de la norme NF525 ?
Que se passe-t-il en cas de contrôle fiscal ?
Votre commerce va être contrôlé par l’administration fiscale ? Dans le cas d’un contrôle fiscal externe ou inopiné, les agents viennent dans votre commerce et procèdent notamment à la récupération des informations de la caisse enregistreuse.
Lors d’un contrôle sur pièces, ils vous demanderont de fournir le certificat de conformité de la caisse enregistreuse.
Si votre entreprise utilise un logiciel de caisse non certifié, c’est-à-dire qui ne respecte pas la norme NF525, c’est une infraction passible d’une amende.
Quels sont les risques financiers ?
La sanction est une amende de 7 500 € pour chaque système ou logiciel de caisse concerné.
Un délai de 60 jours est laissé au contrevenant afin de se mettre aux normes. Une fois cette période achevée, un nouveau contrôle est réalisé. Si vous possédez alors une caisse enregistreuse aux normes, il n’y a pas d’autre sanction. Vous utilisez toujours un système de caisse non conforme ? Une amende additionnelle de 7 500 € s’applique.
Attention, l’article 43 de la loi de finances pour 2025 dispose que les auto-certifications fournies par les éditeurs de logiciels de caisse ne sont plus valables dès le 1er septembre 2025.
Quelles sont les étapes pour adopter une caisse enregistreuse certifiée ?
Comment passer d’un système non conforme à un logiciel certifié ?
Pour changer de logiciel de caisse enregistreuse, suivez ces étapes :
Définissez les fonctionnalités utiles pour votre commerce (réception et encaissement de différents types de commandes, gestion simplifiée du menu, de la salle et du personnel, gestion comptable…).
Faites une étude de marché pour présélectionner plusieurs logiciels répondant à vos attentes.
Programmez une démonstration de l’outil afin de vous familiariser avec ses fonctionnalités et de vous assurer qu’il répond à vos besoins.
Quels sont les coûts à prévoir ?
Quand vous souhaitez remplacer votre logiciel de caisse par une caisse enregistreuse certifiée, plusieurs coûts sont à prendre en compte :
Achat du logiciel ou de la licence avec un paiement unique ou un abonnement ;
Nouveaux équipements si nécessaire (écran tactile, imprimante, scanner…) ;
Formation du personnel, sauf si le système est suffisamment intuitif ;
Transfert des données de l’ancien vers le nouveau système ;
Maintenance et support technique, parfois inclus dans l’abonnement.
Suivez la réglementation en vigueur en choisissant une caisse enregistreuse SumUp certifiée NF535.
Quelles évolutions attendre de la réglementation sur les caisses enregistreuses ?
La loi va-t-elle évoluer ?
La loi de finances 2025 a mis en place des critères plus restrictifs pour la certification des logiciels de caisse par rapport à la réglementation précédente de 2018.
Si un autre changement devait survenir, il s’agirait sans doute de rendre la caisse enregistreuse obligatoire de manière légale. Dans les faits, cependant, elle est déjà indispensable pour la quasi-totalité des commerçants.
Vers plus de digitalisation ?
Le logiciel de caisse enregistreuse s’intègre de plus en plus aux éléments composant l’environnement numérique des entreprises. Il peut, par exemple, communiquer avec le système de gestion des stocks, des applications mobiles et des plateformes d’e-commerce.
Cette interopérabilité améliore l’expérience client et facilite la gestion de votre commerce.
Quelles nouveautés prévoir ?
Comme dans d’autres domaines, l’intelligence artificielle va révolutionner le monde des caisses enregistreuses. L’objectif des logiciels de caisse intelligents sera d’analyser via l’IA les ventes, les préférences clients et les habitudes d’achat. Le but ultime est d’aider les commerçants à améliorer leurs performances grâce à ces analyses poussées.
Une autre évolution attendue pour les caisses enregistreuses est l’utilisation généralisée du Cloud. L’accès immédiat et sécurisé à vos données (ventes, stocks, achats…) est un moyen d’accroître votre chiffre d’affaires en prenant les bonnes décisions.
D’autres évolutions possibles concernent la réduction des files d’attente avec des caisses enregistreuses à reconnaissance vocale et des capteurs de mouvement intégrés permettant d’annoncer le temps estimé de passage.
La prochaine étape
La caisse enregistreuse n’est pas obligatoire pour les commerçants mais les logiciels de caisse utilisés par les professionnels assujettis à la TVA doivent être certifiés par l’AFNOR ou le LNE à partir du 1er septembre 2025 :
Vérifiez que votre système de caisse actuel possède la certification NF525 en vous adressant à son éditeur.
Si c’est le cas, demandez une copie du certificat à l’éditeur et consultez les sites officiels de l’AFNOR ou du LNE pour plus de sûreté.
Si l’éditeur vous répond qu’il ne possède pas cette certification ou qu’il n’a engagé aucune démarche pour l’obtenir, optez pour une caisse enregistreuse dûment certifiée.
Commencez avec SumUp
Accepter les cartes, c'est plus simple qu'on ne le croit. Les lecteurs de carte SumUp se configurent rapidement, sans abonnement et sans engagement. Une façon simple d'attirer plus de clients et de développer votre activité.
FAQ sur les caisses enregistreuses
Les logiciels multifonctions sont-ils concernés par la certification ?
Les professionnels de l’e-commerce sont-ils obligés d’utiliser des logiciels de caisse certifiés ?
Comment tenir son commerce sans logiciel de caisse ?
