Was moderne Cafés stark macht: Erfahrungen aus Berlin, Wien und Leipzig

Die Cafélandschaft verändert sich rasant: Gäste erwarten Qualität, Persönlichkeit und moderne Abläufe. Gleichzeitig wächst der Druck auf Betreiber:innen spürbar. Gespräche mit Cafébetreiber:innen aus Berlin, Wien und Leipzig zeigen, wie digitalisierte Prozesse, klare Abläufe und ein bewusster Umgang mit Trends den Alltag vereinfachen und das Gästeerlebnis stärken. Auf Basis dieser Einblicke und aktueller Daten hat SumUp einen Best Practice Guide entwickelt. Dieser zeigt sieben konkrete Handlungsfelder für Cafébesitzer auf, mit denen das Geschäft optimiert werden kann – von Check-out und Gästeflow bis zu Preisen, Sortiment und Stabilität.

Kawa Berlin

Kaffee, Mut und Aufbruch: Wie drei Berliner:innen den Wandel selbst in die Hand nehmen

Im Berliner Café Kawa trifft Handwerk auf digitale Coffee Culture. Was als kleine Bäckerei begann, ist heute ein Treffpunkt für Kaffeeliebhaber:innen und ein Beispiel dafür, wie Leidenschaft, Pragmatismus und Technologie zusammenwirken können.

Als Kacper, Patrycja und Michelle 2011 im Wedding starteten, glaubte kaum jemand an Specialty Coffee in diesem Kiez. Sie blieben, rösteten selbst und machten „Kawa”, polnisch für „Kaffee”, zu einem Ort, an dem es um mehr geht als Cappuccino und Milchschaum. Hier zählt Haltung: arbeiten, lachen, dranbleiben.

Mit der Pandemie kam der Wendepunkt. Kartenzahlung wurde Standard, doch das alte Kassensystem streikte regelmäßig. Der Wechsel zu SumUp brachte die Wende im Alltag. „Wir haben weniger Papierkram und mehr Zeit für unsere Kund:innen“, sagt Patrycja.

Heute läuft im Café und in der Rösterei mit dem neuen Kassensystem alles digital – vom Verkauf bis zur Buchhaltung. SumUp sorgt für reibungslose Abläufe und gibt dem Team den Freiraum, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: guten Kaffee, echte Gespräche und das, was ihre Arbeit ausmacht: Nähe und Neugier.

„Digitalisierung ist überlebensnotwendig, aber sie muss einfach bleiben.“

, sagt Kacper.

Balthasar Café Wien

Kaffee, Tradition und Begegnung: Wie das Café Balthasar Wien wach hält

In der Wiener Balthasar Kaffee Bar treffen Tradition und Gegenwart sowie Kaffee und klare Haltung aufeinander. Als Otto und Theresia Bayer 2014 aus Tirol nach Wien kamen, war die Specialty-Coffee-Szene dort noch überschaubar. „Wir wollten zeigen, was guter Kaffee wirklich kann”, sagt Theresia. Elf Jahre später ist ihr Café im zweiten Bezirk längst ein fester Bestandteil des Stadtlebens, an dem eine bunte Community reichend von Leuten aus der Nachbarschaft, Geschäftsleuten und Coffee Nerds ihren Kaffee genießt.

Mitten im Trubel des Bezirks setzt das Balthasar auf Qualität und Nähe statt auf Trends und gibt sich mit Blick auf die Caféspezialitäten bewusst traditionell. Kein Matcha, kein Overload, sondern ein klarer Fokus: Kaffee, Wissen, Begegnung. Digitalisierung ist hier keine Spielerei, sondern eine Alltagserleichterung. Dienstpläne laufen per App, Bestellungen papierlos, das SumUp Kartenterminal an der Bar sorgt für reibungsloses Bezahlen. „Wir waren lange Cash only“, erzählt Theresia, „aber irgendwann war das einfach nicht mehr zeitgemäß. Jetzt läuft alles schnell, einfach und die Leute freuen sich.“

Wer hier mit Karte zahlt, bleibt oft noch auf einen zweiten Espresso oder nimmt Bohnen für zu Hause mit. Kein Geld dabei? Dann gilt Vertrauen: „Kein Problem, zahl morgen.“ Vertrauen und echtes Miteinander werden hier groß geschrieben und das zahlt sich aus. Es sind die Momente, die hängen bleiben, weil sie zeigen, worum es im Balthasar eigentlich geht: um Menschen, nicht nur um Kaffee.

„Es ist wahnsinnig schön zu sehen, wenn jemand schlecht gelaunt hereinkommt und mit einem Lächeln wieder geht.“

, sagt Theresia.

Franz Morish Leipzig

Kaffee, Herkunft und Qualität vor Masse: Wie Franz Morish Leipzig prägt

Im Leipziger Zentrum Ost verbindet Franz Morish seit 2017 Café und Rösterei zu einem Ort, an dem Handwerk und Modernität zusammenkommen. Gründer Tom Geißler entdeckte während seiner Fußballkarriere auch seine Liebe zu Specialty Coffee und suchte gezielt einen Standort, an dem es noch nichts Vergleichbares gab. „Damals gab es im Viertel eigentlich gar nichts“, erklärt Tom. Bestellt wird bewusst am Tresen. Wir wollen den direkten Kontakt. „Es soll ein Wohlfühlcafé bleiben, nicht anonym“, sagt er.

Schon von Anfang an setzt das Team auf SumUp. Erst nur für Kartenzahlung, später auch mit einem komplexen Kassensystem. Heute bezahlt der Großteil digital, und selbst bei Internetausfällen läuft der Betrieb weiter. „Dann nehmen wir die Zahlungen einfach über das Handy per Tap to Pay über die SumUp App an“, erzählt Tom. SumUp entlastet das Team im Alltag maßgeblich und schafft Raum für das wachsende Rösterei-Geschäft.

Die Pandemie traf auch das Café Franz Morish. Erst Wochen ohne Betrieb, dann lange Zeit nur To Go und Online Verkauf. Dass das Café die Phase gut überstand, lag vor allem an treuen Gästen und Firmen, die Bohnen für ihre Teams bestellten. Danach kehrten die Leute schnell zurück ins Café. Trends nimmt das Team mit Augenmaß auf, aber nie zulasten der Qualität. „Sirup oder Flavor wird es bei uns nie geben – wir setzen eher auf natürliche Zutaten. Aber Matcha bieten wir inzwischen auch an.“, sagt Tom.

Wachstum heißt hier nicht mehr Fläche, sondern mehr Wirkung. Immer wieder kommen Anfragen für neue Standorte, doch das Team lehnt ab. „Wir wollen keine Filialen, in denen jemand allein steht.“ Stattdessen soll die Rösterei deutschlandweit sichtbarer werden, unterstützt durch den eigenen Online-Shop. Qualität vor Expansion, Nähe vor Masse.

„Es soll ein Ort bleiben, an dem Menschen gerne sind und sich wohlfühlen. Dafür machen wir das.“

, sagt Tom.

Sieben Ansätze, die den Caféalltag erleichtern

Zum Abschluss gibt es hier im Überblick die wichtigsten Empfehlungen aus dem Best Practice Guide, die zeigen, wie Cafés ihren Alltag digital, menschlich und effizient gestalten und so für treuen Kunden, neue Gäste und letztlich für mehr Umsatz sorgen können:

  • Ein schneller, stabiler Check-out macht Abläufe ruhiger und steigert nachweislich den Umsatz.

  • Digitale Prozesse schaffen Freiraum für Qualität und persönliche Begegnung.

  • Ein klarer Gästeflow sorgt für Orientierung, kürzere Wartezeiten und entspannteres Arbeiten.

  • Ein fokussiertes Sortiment stärkt Qualität, Wiedererkennung und Glaubwürdigkeit.

  • Daten aus dem Kassensystem erleichtern Entscheidungen zu Einkauf, Preisen und Personal.

  • Menschliche Nähe bleibt das stärkste Loyalty-Instrument – digitale Tools können unterstützen.

  • Stabile Grundlagen wie Finanzen, Rechtsform, Buchhaltung und Technik sichern langfristigen Erfolg.

Der vollständige Best Practice Guide ist hier zum Download erhältlich

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SumUp Team