Ein Gewinn für jede Praxis: Digitale Zahlungsabwicklung mit appointmed und SumUp

Wenn eine Praxis-Software nahtlos mit einer Bezahllösung verschmilzt, profitieren alle: TherapeutInnen, PatientInnen – und der Arbeitsalltag.

Im Interview mit SumUp verrät appointmed CMO und Co-Founder Mario Habenbacher, warum gerade diese Integration ein logischer Schritt war, welche Probleme sie löst und was das für die Zukunft der digitalen Praxis bedeutet.

Was ist appointmed?

appointmed ist eine unkomplizierte Praxis-Software für Therapeutinnen und Therapeuten. Sie beinhaltet alle wichtigen Funktionen, die im Praxisalltag benötigt werden. Von einem übersichtlichen Kalender, über Patientenakten samt Doku, bis hin zur Verrechnung und der Zahlungsannahme. Als Browser-Software konzipiert, müssen TherapeutInnen auf ihrem Computer dabei nichts installieren. Sie können sich einfach über den Browser in ihren Account einloggen. Dabei kümmert sich appointmed natürlich auch um Backups, den Datenschutz und regelmäßige Updates.

Was war die Motivation hinter der Gründung?

Kurz zusammengefasst sollte appointmed ursprünglich eine reine Plattform zur Online-Terminbuchung bei ÄrztInnen werden. Terminfindung via Telefon oder E-Mail war immer schon zeitraubend und so sollte unser Tool hier Abhilfe schaffen. Voraussetzung war dabei natürlich, Zugang zu den Kalendern der ÄrztInnen zu erhalten. So setzten wir uns erstmals mit Praxis-Software auseinander und erkannten, dass hier die eigentliche Baustelle liegt. Programme waren unübersichtlich, kompliziert, aufwendig in der Wartung und teuer. Diesen Zustand wollten wir ändern und mit appointmed eine konkurrenzfähige, moderne und optisch ansprechende Software auf den Markt bringen. Im Laufe der Zeit kristallisierten sich dann TherapeutInnen als unsere eigentliche Zielgruppe heraus. Erstens, weil es aus betriebswirtschaftlicher Sicht die größere Zielgruppe ist und zweitens, weil sich bis dahin kein Software-Anbieter um diese Berufsgruppen gekümmert hat.

Welche Probleme oder Herausforderungen adressiert Ihr mit Eurer Lösung?

Wir haben TherapeutInnen in den letzten 10 Jahren als eine Zielgruppe kennengelernt, die sehr nahe an PatientInnen arbeitet und notwendige Aufgaben, die nicht unmittelbar etwas mit der Behandlung zu tun haben, möglichst wenige Ressourcen fressen sollen. Deshalb ist es notwendig, dass die verwendete Software selbsterklärend und unkompliziert ist. An diesem Qualitätskriterium messen wir bis heute jede Änderung und Erweiterung von appointmed. Ein weiteres Thema ist, dass sich versiertere TherapeutInnen im Laufe der Zeit ein System aus unterschiedlichen Tools (Google Kalender, Excel, Word,...) zurechtgelegt haben, das in der Anwendung sowohl fehleranfällig als auch datenschutzrechtlich bedenklich ist. appointmed ist deshalb EIN Programm, mit ALLEN Features, die es benötigt. State-of-the-Art Datenschutz und Support sind ebenso fixer Bestandteil des Produkts. Der dritte Punkt ist Mobilität. TherapeutInnen wollen mit ihrer Software nicht an den einen Computer in der Praxis gebunden sein. Zugriff auf alle Daten muss auch bei Hausbesuchen oder von zu Hause aus möglich sein. Als Browser-Software, die in einem geschützten Rechenzentrum in Deutschland läuft, erlaubt appointmed den Zugriff von überall aus und mit allen internetfähigen Endgeräten.

Welche Entwicklungen oder Trends beobachtet Ihr aktuell im Gesundheitswesen – insbesondere in Bezug auf Digitalisierung und technologische Lösungen?

DER aktuelle Trend, der natürlich auch vor dem Gesundheitsbereich keinen Halt macht, ist künstliche Intelligenz. Tools wie ChatGPT haben längst Einzug in die privaten vier Wände gehalten und überzeugen – sofern man sich damit beschäftigt – mit teils beeindruckenden Fähigkeiten. Vor allem im Umgang mit hochsensiblen Patientendaten ist hier jedoch Vorsicht geboten. Als einfachstes Beispiel, dürfen gesundheitsrelevante Daten nicht einfach von einer KI verarbeitet werden, wenn nicht klar ist, wohin die Daten dabei übertragen und gespeichert werden. Eine Übertragung außerhalb der EU ist zB im Sinne der DSGVO nicht zulässig. Dennoch verfolgen wir die Entwicklung in diesem Bereich sehr genau und haben bereits Konzepte, in welcher Form KI-Tools Einzug in appointmed halten könnten. Vor allem in der schriftlichen Dokumentation gibt es viele Möglichkeiten, den TherapeutInnen wertvolle Zeit zu sparen. Wichtig zu betonen ist allerdings, dass letztendlich immer die Therapeutin oder der Therapeut die Verantwortung über das Erfasste trägt.

Warum habt Ihr Euch für eine Partnerschaft mit SumUp entschieden?

SumUp ist jeder und jedem im appointmed-Team schon im privaten Alltag begegnet. Das unkomplizierte und schnelle Zahlen mit der Karte ist für uns nicht mehr wegzudenken. Diese Erfahrung haben natürlich auch unsere KundInnen und ihre PatientInnen gemacht. So verwendete ein gewisser Teil unserer TherapeutInnen bereits SumUp, um PatientInnen das einfache Zahlen von Rechnungen zu ermöglichen. Da SumUp jedoch nicht in appointmed integriert war, erforderte es zusätzlich der manuellen Erfassung jeder Zahlung. Dieser Umstand wurde immer öfter an uns herangetragen, weshalb wir uns schließlich mit der Integration von SumUp in appointmed auseinandersetzten. Da die Vision von SumUp und as freundliche Auftreten gut zu unserer eigenen Marke passten, war SumUp schließlich auch der von uns bevorzugte Zahlungsanbieter, für eine direkte Integration.

Welche Aspekte unserer Lösung waren für euch besonders relevant oder überzeugend?

Oberstre Priorität hatte die Einfachheit der Integration aus Sicht der KundInnen. Nach der erfolgreichen Verknüpfung von appointmed mit einem SumUp Konto, sollte sich die Integration so natürlich wie möglich anfühlen. Aus technischer Sicht war es wichtig, dass die Integration ohne die Installation zusätzlicher Software möglich ist. Die SumUp Cloud API eignete sich somit hervorragend für unseren Anwendungsfall. KundInnen stoßen eine Zahlung in appointmed an, wenige Sekunden darauf erscheint die Aufforderung auf dem Kartenterminal und schließlich wird die Zahlung automatisch in appointmed erfasst und der Rechnungsstatus aktualisiert. Einfacher geht es kaum. Aus wirtschaftlicher Sicht sollte die Integration keine finanzielle Mehrbelastung für unsere KundInnen sein. Zusätzliche monatliche Grundgebühren wären beispielsweise ein K.O.-Kriterium gewesen. Das war bei SumUp nicht der Fall und auch die Transaktionsgebühren sehen wir als sehr fair an.

Welche Rolle spielt dabei aus eurer Sicht die Integration moderner Paymentlösungen?

Diese Richtung geben eindeutig die KundInnen bzw. PatientInnen vor. Daran ist nicht zu rütteln. Was an der Supermarktkasse seit Jahren funktioniert, darf in der Praxis keine Ausnahme oder Seltenheit sein. Bargeldloses Bezahlen, besonders mittels Apple Pay oder Google Pay, ist gewünscht und sollte daher in jeder modernen Praxis-Software integriert sein. Dabei sehen wir eine Win-Win-Win-Situation: KundInnen entscheiden sich aufgrund der Integration für appointmed, TherapeutInnen erhalten ihr Geld schnell und unkompliziert, ohne lange Überweisungen nachzulaufen, und PatientInnen haben die Zahlung in 3 Sekunden erledigt – ohne Online-Banking oder Bargeld in Anspruch nehmen zu müssen. Hier gibt es keine Verlierer.

Welche konkreten Vorteile bietet die Integration/Nutzung Appointmed x SumUp für Eure Kunden?

Neben den oben genannten Vorteilen können sich appointmed x SumUp-KundInnen über exklusive Transaktionsgebühren und den Einkauf von vergünstigten Kartenterminals freuen. Das rundet die Integration bzw. Kooperation ab. KundInnen, die Kartenzahlungen in ihren Praxen anbieten, müssen nicht wirklich von den Vorteilen überzeugt werden. Dieses Feedback haben wir auch bereits kurze Zeit nach Start der Integration mehrfach erhalten. Aus unserer Sicht ein sehr gelungenes Projekt.